Проследяване на проекта без диаграми на Гант

Диаграмите на Гант са фантастичен и много полезен инструмент за проследяване и координиране на всички малки стъпки, които влизат в голям проект, но те могат бързо да станат поразителни и объркани, особено за хора, които не знаят как да ги четат. Опитайте се да използвате диаграма на Гант, за да обясните напредъка си на клиент или колега в друг отдел и може да имате предизвикателството в ръцете си.

Това не е единственото предизвикателство, което Гант представя. Данните в диаграма на Гант обикновено изискват специален софтуер за гледане и редактиране, а отпечатването им е почти винаги предизвикателство. Освен това, понякога само искате да се съсредоточите върху малка част от проекта, без да бъдете претоварени с цялата допълнителна информация.

Докато диаграмите на Гант са едно чудесно решение, те не са единствените. Когато трябва да погледнете по-малка извадка от информацията или трябва да представите опростена версия или част от информацията в ситуация, в която диаграма на Гант не би била практична, ето ви пет алтернативи, които можете да използвате вместо това.

Списъци със задачи

Всеки в бизнес общността трябва да е запознат и да се чувства добре с основния списък със задачи. Всъщност организирането е едно от най-добрите умения за ръководител на проекта.

Списък със задачи поема списъка със задачи за следващото ниво. С списък със задачи можете да добавяте допълнителни колони, за да покажете кой ще изпълнява всяка задача, състоянието на задачата, началната и крайната дата и вероятността задачата да бъде завършена навреме. Можете дори да добавите квадратчета за отметка, за да могат членовете на екипа ви да проверяват дали елементите са завършени.

Електронни таблици

Опростената таблица в електронна таблица е друга алтернатива. Все още можете да изброявате задачите по лявата страна и все още можете да засенчвате баровете, за да покажете нивото на напредък и прогнозните начални и крайни дати за задачите.

Електронните таблици могат да отнемат много време, за да се осъществи и да се извърши интензивна актуализация, така че няма да искате да ги използвате като цялостно решение за управление на проекти. За прост еднократен отчет за клиент или мениджър обаче опростената електронна таблица може да визуализира проекта ви по начин, който е

лесно да се обясни и разбере. Това също е добър вариант за проследяване на напредъка на проекта.

Диаграми на потока

Диаграмите на потока или мрежовите диаграми показват задачите на проекта в реда, в който те трябва да бъдат изпълнени. Диаграмите на потоците могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото искате. Например, можете или не искате да изброите информация като началната и крайната дата на всяка стъпка, идентификационния номер на задачата или

локацията. Имайте предвид, че добавянето на прекалено много информация може да направи тези диаграми трудни за четене.

Въпреки че много хора намират по-лесни за четене и разбиране диаграми на потоците, отколкото графиките на Гант, правейки ги могат да бъдат неудобни. Освен това те често са неподходящи за големи и сложни проблеми. Диаграмите са най-подходящи за представяне на прости проекти със задачи, които естествено напредват от един към друг

следващия, но не трябва да се използва като дългосрочен инструмент или за прекалено сложни проекти.

Канбански дъски

Дали вашият проект има голям брой стъпки, които не е задължително да се извършват в последователен ред? Имате ли няколко човека, работещи по един и същ проект, или задачите се актуализират често? Ако е така, Kanban може да предложи идеалното решение за вас. (Научете повече за това как Канбан работи в управлението на проекти.)

С дъската на Канбан, всяка проектна задача се изписва върху лепкава бележка и се поставя в съответната колона, като "да се направи", "в ход" или "свърши". С приключването на всяка задача, съответната лепкава бележка се премества по дъската, докато всички бележки са в колоната "done".

Тази организационна система е много лесна за разбиране и бърза промяна, но тя не е много преносима и ще трябва да внимавате, че нито една бележка не падне и се загуби.

Отчети за състоянието

Диаграмите на Гант са отлични инструменти за проследяване на вашите проекти, не е задължително да го комуникирате. Ако всичко, което трябва да направите, е да съобщите напредъка си с клиент, спонсор на вашия проект или други членове на екипа, докладът за състоянието може да бъде най-добрият вариант. Освен това, много софтуерни програми за управление на проекти ще създадат опростени, лесни за разбиране отчети за състоянието само с няколко щраквания на мишката, което ви спестява ценно време и енергия.

Диаграмите на Гант са много практични за проследяване на всички задачи, които влизат в голям проект, но те не винаги са най-добри за предаване на тази информация с други, особено тези, които не са свикнали да ги четат.

Имате няколко други алтернативи. Опитайте една от тези пет алтернативи на диаграмата на Гант. Може да бъдете приятно изненадани от това колко време можете да спестите.