9-те съществени неща в диаграмата на Гант

Въпреки че един прост списък със задачи може да бъде достатъчен за завършване на малки проекти в дома, когато става въпрос за управление на проекти, обикновено е необходим по-подробен план за действие. Един от най-популярните и практични начини за управление на времето на всички задачи на даден проект е да се използва диаграма на Гант.

Диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е диаграма, която показва всички различни подзадачи на проекта и как те се отнасят един с друг по отношение на времето. Това е начин за показване на графика на вашия проект и той помага да се свърши работата навреме. Той показва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, колко време се очаква всяка задача да изпълнява, сроковете, в които трябва да се изпълнят отделните задачи, и връзката между различните задачи. По този начин всичко се извършва по график и вие никога не губите време в очакване на задача, която трябва да бъде изпълнена.

Ето девет ключови компонента на диаграмите на Гант.

Датите се показват по върха

Една от основните компоненти на диаграмата на Гант, датите позволяват на мениджърите на проекти да видят не само когато целият проект ще започне и свърши, но и когато всяка задача ще се изпълни.

Задачите са изброени отляво

Големите проекти винаги се състоят от голям брой подзадачи. Диаграмата на Гант помага на ръководителите на проекти да следят всички подзадачи в проекта, така че нищо не е забравено или забавено.

Барове се използват за представяне на времевата рамка Всяка задача се очаква да бъде взета

След като подзадачите са изброени, барове се използват за показване точно кога трябва да се изпълнява всяка подзадача. Това помага да се гарантира, че всяка подзадача се извършва по график, така че целият проект да бъде завършен навреме.

Когато диаграмите на Гант първоначално бяха разработени, те бяха написани на ръка, правейки промяна или актуализиране на графиката трудна. За щастие, със съвременния софтуер за управление на проекти, ръководителите на проекти могат лесно да добавят, изваждат и променят задачи, без да се налага да коригират цялата графика на ръка.

Важни събития се показват като диаманти

Основни етапи са онези задачи, които са от ключово значение за завършването и успеха на проекта. За разлика от дребните детайли, които също трябва да бъдат направени, завършването на крайъгълен камък предлага чувство на удовлетворение и движение напред. На диаграма на Гант етапите се показват като диаманти (или понякога с различна форма) в края на определена лента на задачите.

Малките стрелки показват зависимости

Докато някои от вашите задачи могат да бъдат изпълнени по всяко време, други трябва да бъдат завършени преди или след като друга подзадача може да започне или приключи. Тези зависимости са обозначени с малки стрелки между лентите на задачите в диаграма на Гант.

Прогресът се показва чрез засенчване на задачите

Докато много подзадачи могат да бъдат изпълнени сравнително бързо, ще има много пъти, когато ще искате да видите с един поглед точно как ще се реализира вашият проект. Това може да се постигне чрез засенчване на лентите със задачи, за да се представи частта от всяка задача, която вече е завършена.

Вертикален маркер за линия показва текущата дата

Друг начин да видите процеса на проекта си с един поглед, маркер за вертикална линия показва текущата дата на графиката. Тя ви помага да управлявате времето си ефективно, тъй като можете да видите с един поглед колко сте оставили да направите и да видите дали сте на път да завършите проекта навреме.

Идентификаторът на задачата идентифицира

В днешния забързан бизнес свят вероятно ще имате няколко задачи едновременно. Включването на идентификатора на задачата в диаграмата на Гант позволява на всички участници бързо да идентифицират задачата, за която говорите.

Ресурсите се разпределят и идентифицират

Макар че не всеки график на Гант изброява имената на хората, които ще работят върху него, ако вашият проект ще бъде завършен от няколко лица, изброяването на имена и задачите, които им се възлагат, могат да бъдат изключително полезни.

Когато управлявате проект, трябва да сте сигурни, че всички индивидуални задачи са изпълнени своевременно и ефективно. Диаграмата на Гант ще ви помогне да направите точно това.