Как да разработим план за аутсорсинг

Много дискусии за аутсорсинг в медиите го правят сложен, но е доста прост. Дори и в нашите домове, ние „възлагаме” много задачи: готвене, поддържане на нашите тревни площи и грижи за децата, само за да назовем само няколко. Когато нямаме време, фокус или умения да вършим работата, търсим някой, който може, и някой, който ще свърши работата за цена, която можем да си позволим да платим. Корпорациите работят по същия начин, въпреки че техните решения могат да включват повече фактори и вземащи решения.

Процес на развитие

Но точно когато семействата вземат различни решения, корпорациите могат да стигнат до изненадващо различни решения за аутсорсинг.Няма шаблон, който да работи за всички фирми, но има процес, който всички фирми трябва да разгледат:

реализиране

В миналото много корпорации може и да не са знаели какво е аутсорсингът. Днес те знаят за аутсорсинга, но може и да не осъзнават колко аутсорсинг (и подобни на аутсорсинг) програми, които те вече работят: копирни центрове, пощенски стаи, мениджмънт на съоръжения, ИТ и дори части от корпоративен правен отдел. Аутсорсингът може да не реши всеки проблем, но научаването на предишното поколение договори ще идентифицира нови проекти и ще осигури ценна информация.

Поставяне на цели

За да успеете в създаването на програма за аутсорсинг, трябва да определите конкретни цели, като например да намалите общите корпоративни разходи с 5%, да се съсредоточите върху ефективността на едно място или да разгледате само функциите, изпълнявани в една бизнес единица. Целите не се нуждаят от огромни подробности. С увеличаването на вашия аутсорсинг опит, дефинициите ще се променят.

участие

Необходими са участници от много области на експертиза, за да предоставят информация за плана, да проверят предположенията и да предоставят експертна оценка. Когато преминавате от общ план към конкретни проекти, ще повторите този процес и ще създадете подгрупи с още по-специфични знания.

Идентификация

Сега, когато имате цели и експерти, за да идентифицирате и интерпретирате информация, е време да идентифицирате конкретни проекти за вашата програма за аутсорсинг. Всяка фирма разработва различни критерии и се ръководи от култура, както от финансов или оперативен анализ, но има общи критерии, които трябва да разгледате:

• Предишни решения: Вашата фирма вероятно е вземала по-ранни решения за използване на лица, които не работят, като временно наети работници или договори за услуги. Работете с поръчките и вашия PMO (Project Management Office) за подробности. Вижте как са се занимавали с проблемите в този списък и съберете извлечените поуки.
• Експертиза: Изпълнявате ли функции или произвеждате продукти без достатъчен опит или имате проблеми със задържането на мениджъри? Има ли сегашното ръководство план за справяне с тези проблеми? Ако не, това може да бъде добър проект за аутсорсинг.

• Качество: Дори ако дадена функция има хора с подходящи умения и опитни мениджъри, може да не получите необходимото ниво на обслужване. Мениджърът провежда ли проучвания на клиенти? Какво казват клиентите за продукти или услуги? Разлика в качеството или липсата на интерес към обслужването на клиенти е друго знаме за аутсорсинг.
• Цена: Изключително качествената услуга не е непременно добра стойност. Как се сравняват разходите ви с конкурентите? Функцията произвежда ли месечни отчети: Разходи за единица продукция, оперативни разходи, многогодишни тенденции в разходите? Ако тази функция не може да произведе тези отчети, външната услуга може да осигури по-голяма прозрачност на операциите ви.

• Мащаб: Когато прегледате цялата си фирма, ще направите много неочаквани открития. Остани съсредоточен! Един голям проект е по-добър кандидат за аутсорсинг, отколкото редица по-малки проекти. Този единствен голям проект ще изисква много по-малко административни и управленски ресурси. Съхранявайте изчерпателен списък, но изберете само кандидати, които осигуряват голямо влияние във вашата първа вълна от проекти.
• Сигурност: Сега имате добра представа за потенциални проекти. Време е да ги филтрираме според стандартите за сигурност. Сигурността е сложна и противоречива тема. Различни стандарти се прилагат за различните индустрии, а някои фирми са по-сигурни от своите конкуренти. Разберете вътрешните и индустриалните стандарти и съответно ограничете аутсорсинг проектите. Включете в своите дискусии юридически, ИТ, корпоративна сигурност, съответствие (ако се прилага) и всякакви "рискови" отдели.

• Определяне на приоритети: Всеки елемент по-горе (и може би други характеристики) трябва да бъде отбелязан и след това на всеки проект трябва да бъде присъдена обща "стойност на аутсорсинга". Без съмнение ще има много дебати за това кои характеристики са най-важни, ако техните резултати са точни и дали трябва да се вземат предвид други характеристики. Не се учудвайте, ако този процес трае месеци или дори години.
• Съобщение: Когато определите приоритетите на потенциални проекти, сте провели много срещи и разговаряли с много хора. Очаквайте тези дискусии да бъдат обществена информация в отделите, които сте насочили към аутсорсинг. Винаги предполагайте, че тези дискусии ще достигнат до населението на служителите ви, често в реално време. Необходимо е да бъдат подготвени и подготвени внимателно обмислени корпоративни комуникации. Никога не позволявайте на слуховете да станат по-добър източник на информация от фактите.

Изпълнение

В края на този процес ще имате първоначален план за аутсорсинг. Има още много стъпки при изпълнението на този план: потвърждаване на данни, създаване на подкомитети за конкретни проекти, идентифициране на доставчици, управление на пилоти, възлагане на договори и т.н. Въпреки това, разработването на плана ви осигурява първите и най-важните стъпки.