Как да се разработи ефективна програма за срещи

Програмата за срещи е списък от елементи, които участниците се надяват да постигнат на среща. Дневният ред трябва да бъде разпределен преди заседанието, минимум 24 часа предварително, така че участниците да имат възможност да се подготвят за срещата. За предпочитане е, ако е възможно, дневният ред да бъде на разположение няколко дни преди заседанието.

Разработване на дневен ред на срещите

Първо, определете дали са необходими други служители, за да ви помогнат да планирате срещата. След това решете какво искате да постигнете чрез провеждане на срещата и установете изпълними цели за вашата среща. Поставените от вас цели ще създадат рамка за ефективен план за срещи. Уверете се, че не сте планирали повече от разумно постижимото в рамките на вашата среща.

Както казва Стивън Кови в "Седемте навика на високоефективните хора", "Започнете с мисълта за края". Целта на вашата среща ще определи фокуса на срещата, дневния ред на срещата и участниците в срещата.

След това помислете колко време очаквате за всяка точка от дневния ред. Ако срещата трае един час и имате пет точки от дневния ред, това ви дава обща представа за времевата рамка, с която работите. Това не означава, че всяка точка от дневния ред трябва да бъде точно 12 минути, но петте комбинирани очевидно не могат да имат повече време от това.

Решения за вземане

След като определите общата си цел, вие или вашият екип трябва да вземете някои решения. Освен целта или целта на срещата, включете в дневния си ред и:

• Дата, час и място за срещата
• Необходими са участниците в срещата
• Точки за обсъждане
• Времето, което очаквате от групата, ще трябва да обсъди всеки елемент
• Предварителна работа за срещата. Това ще включва всяко четене, документация, данни, протоколи от предишна среща или всяка друга подготовка, която ще направи действителната Ви среща успешна. Съответните документи трябва да бъдат прикрепени към известието за заседанието и дневния ред, когато ги разпределите на поканените участници.

Идентифициране на участниците

След като сте решили, че е необходима среща, за да постигнете целта си, трябва да разработите списък с участниците. Не всеки служител може или трябва да участва във всяка среща, но поканата на правилните участници ще повиши вероятността за успех. Определете участниците си, като си зададете няколко въпроса:

• Кой трябва да притежава решението, което групата развива?
• Кой е собственик на процеса, който обсъжда групата?
• Кой трябва да знае информацията, която разпространявате?
• Кой може да предостави данни и факти, които да ръководят вземането на решения?
• Кой има опит или опит да сподели с групата?
• Кой трябва да подкрепя изпълнението на всякакви решения или задачи?
• Кой трябва да предостави разрешение или ресурси, за да постигне резултата от срещата?
• Кой може да се противопостави на прилагането на каквито и да било решения или насоки?

Редовни срещи по разписание

Не всяка среща се нуждае от обичайно разработена програма. Повечето служители редовно организират срещи за своите отдели или работни групи. Също така имате екипи и проекти, в които участвате.

Един текущ проект може да не изисква новоразработен дневен ред за всяка среща, но вашият екип ще бъде добре обслужван от приемането на стандартен подход към вашата среща.

Редовната среща на служителите е разделена на три сегмента, за които всеки има стандартни точки от дневния ред:

1. Информационни елементи: Напишете всякакви точки от дневния ред, които са информативни за всяка среща. Например мениджърът актуализира групата по резултатите от срещата на висшето ръководство.
2. Елементи на действие: Поставете в дневния ред всички елементи, които очаквате групата да преразгледа на всяка редовно насрочена среща. Например изпълнението на бюджета за периода от време и идентифицирането на икономии на разходи и непрекъснатите подобрения, които групата планира да постигне.
3. Планиране напред: Поставете в дневния ред всички елементи, които групата желае да планира или да се подготви предварително. Например, краткосрочните цели за следващия месец или необходимостта от съдействие на колега за предстоящи задачи.

Ако следвате тези насоки, когато развивате дневния си ред за срещите, увеличавате вероятността вашата среща да бъде по-продуктивна.

Какво да включим

Програмата за редовно планирана среща може да помогне за постигането на резултатите, които търсите, като включите някои основни елементи:

• Загряване и поздрави. Помислете за кратък ледоразбивач в зависимост от това колко често се среща групата.
• Прегледайте целта, дневния ред и очакваните резултати на срещата и продукта.
• Прегледайте, поправете (ако е необходимо) и одобрете протокола от предишното заседание.
• Осигурете подходяща информация за отдели и фирми, от която се нуждае екипът.
• Преглед на напредъка по точките за действие, плановете за действие и ангажиментите. Преглед на напредъка на групата по целите.
• Обсъдете и вземете решения относно точките от дневния ред на тази среща.
• Идентифицирайте следващите стъпки.

• Определете целта, резултата и дневния ред на следващата среща.
• В края на срещата бенефициентът следва да преразгледа ангажиментите, поети от хората по време на срещата.
• Идентифицирайте необходимата помощ от хора, които не са в групата, и определете участниците да осъществят контакт.
• Определете кой от участниците в срещата трябва да знае какво и как да постигнете комуникацията.
• Разпределете минути в рамките на 24 часа от заседанието или незабавно, ако водещият ги е взел по електронен път.