Защо комуникацията е важна в управлението на промените

Не можете да общувате прекалено, когато искате вашата организация да се промени. Всеки успешен ръководител, който е ръководил успешни усилия за управление на промяната, изразява необходимостта от прекомерно общуване по време на опит за промяна и прави това изявление ретроспективно.

Не съществува организация, в която служителите са напълно доволни от комуникацията. Комуникацията е един от най-трудните въпроси в организациите. Това е област, която най-често се оплаква от служителите по време на организационни промени и ежедневни операции. Причината?

Ефективната комуникация изисква четири компонента, които взаимодействат перфектно, за да създадат споделено значение, любимо определение за комуникация.

• Лицата, които изпращат съобщението, трябва да представят съобщението ясно и подробно и да излъчват целостта и автентичността.
• Лицето, което получава съобщението, трябва да реши да слуша, да задава въпроси за яснота и да се доверява на подателя на съобщението.
• Избраният метод на доставка трябва да отговаря на обстоятелствата и нуждите както на подателя, така и на получателя.
• Съдържанието на съобщението трябва да резонира и да се свърже на някакво ниво с вече задържаните убеждения на получателя. Тя трябва да съдържа информацията, която служителят иска да чуе. Той трябва да отговаря на най-ценните и грижовни въпроси на служителя.

С всичко това, което става в комуникацията, е чудно, че организациите го правят добре. За щастие, практиците в управлението на промените са предоставили широк спектър от предложения за това как да комуникират добре по време на всякакви организационни промени.

Препоръки относно комуникацията за ефективно управление на промените

Разработете план за писмена комуникация, за да се уверите, че в следния процес на управление на промените се случват следните неща.

• Комуникирайте последователно, често и чрез множество канали, включително говорене, писане, видео, обучение, фокус групи, табла за обяви, интранет и повече за промяната.
• Общувайте всичко, което е известно за промените, веднага щом информацията е налична. Ясно е, че вашата пристрастност е към незабавна комуникация, така че някои от детайлите могат да се променят на по-късна дата. Кажете на хората, че вашият друг избор е да държите цялата комуникация, докато не сте сигурни в решенията, целите и напредъка, които са пагубни за ефективното управление на промените.

• Осигурете значително време за хората да задават въпроси, да изискват разяснения и да осигуряват информация. Ако някога сте били част от сценарий, в който лидерът е представил промени в голяма група чрез прозрачни фолиа и след това избяга, знаете какво е лоша новина за интеграция на промените. Хората трябва да се чувстват въвлечени в промяната. Участието създава ангажимент - нищо друго не е толкова важно по време на процеса на промяна.
• Ясно съобщават визията, мисията и целите на усилията за управление на промените. Помогнете на хората да разберат как тези промени ще ги засегнат лично. Ако не помогнете с този процес, хората ще измислят свои собствени истории, обикновено по-негативни от истината.

• Признайте, че истинската комуникация е разговор. Това е двупосочно и трябва да се стигне до истинска дискусия. Тя не може да бъде просто представяне.
• Лидерите или спонсорите на промяната трябва да прекарват времето си в разговори един по един или в малки групи с хората, от които се очаква да направят промените.
• Да съобщават причините за промените по такъв начин, че хората да разбират контекста, целта и необходимостта. Практикуващите наричат ​​това „изграждане на запомняща се, концептуална рамка“ и „създаване на теоретична рамка за подкрепа на промяната“.

• Дайте отговори на въпроси само ако знаете отговора. Лидерите унищожават доверието си, когато предоставят неточна информация или изглеждат да се спънат или да се раздават, когато предоставят отговор. Много по-добре е да кажеш, че не знаеш и че ще се опиташ да разбереш.
• Лидерите трябва да слушат. Избягвайте отбранителна способност, извинение и отговори, които се дават твърде бързо. Действайте със загриженост.
• Направете лидерите и сменяйте спонсорите на разположение, ежедневно, когато е възможно, да се смесват с други хора на работното място.
• Провеждайте интерактивни семинари и форуми, в които всички служители могат да изследват промените заедно, докато научават повече. Използвайте обучението като форма на интерактивна комуникация и като възможност за хората безопасно да изследват нови поведения и идеи за промяна и управление на промените. Всички нива на организацията трябва да участват в същите сесии.

• Комуникацията трябва да бъде проактивна. Ако слуховете вече са в действие, организацията е чакала твърде дълго, за да общува.
• Осигурете възможност на хората да се свързват помежду си, както формално, така и неформално, за да споделят идеи за промяна и управление на промените.
• Публично прегледайте измерванията, които са налице, за да очертаете напредъка в управлението на промените и усилията за промяна.
• Публикуване на награди и признание за положителни подходи и постижения в промените и управлението на промените. Празнувайте публично всяка малка победа.