Как да започнете писмо с примери за професионални поздрави

Какъв е най-добрият начин да започнете писмо? Когато пишете писмо за професионални цели, подходящ поздрав е изключително важен. Вашият поздрав задава тона на вашето писмо или имейл съобщение и е индикатор за вашите писмени комуникационни умения.

Най-добрите начини за започване на писмо

Когато решавате кой поздрав да използвате, трябва да обмислите дали познавате лицето и колко добре.

Ако пишете на някой с професионален капацитет, който познавате лично от много години, е целесъобразно да използвате само първото им име.

В противен случай най-добре е да използвате г-н, г-жа или д-р като подходящ поздрав за бизнес писмо. Ако имате някакви съмнения относно това кой поздрав трябва да използвате, объркайте внимателно и използвайте по-официалния адрес.

Опитайте се да не се изкушавате да започнете професионалното си писмо с неформални поздрави като „Здравей“, „Поздрави“, „Здравей“ или „Добро утро“, ако не знаете името на лицето за контакт.

Докато тези неофициални стилове на поздрав са подходящи за случайни имейли на приятели или дори за по-официални имейли, които можете да изпратите до групи от хора, в професионално писмо ще трябва да използвате личен поздрав, един с първи или / или фамилия („Уважаеми господин“) Или длъжност (“ Уважаеми мениджър на наемане ”).

Винаги проверявайте изписването на името на получателя. В противен случай ще оставите лошо впечатление от началото на писмото ви. Също така не забравяйте да включите периода след „г-н“ и "г-жа" Следвайте поздрава с двоеточие (напр. "Уважаеми г-жа Доу:").

Примери за професионални поздрави

Всички тези поздрави са подходящи за професионални комуникации.

• Уважаеми Фамилно име; напр. Скъпи Джон Доу
• Уважаеми господине! Фамилия; например, Уважаеми г-н Doe или Уважаеми г-жа Doe
• Уважаеми господине! Име, фамилия; например, Уважаеми г-н John Doe или Уважаема г-жа Jane Doe
• Уважаеми мениджър на наемане
• Уважаеми Господине или Госпожо
• За кого може да се отнася
• Уважаеми мениджър човешки ресурси
• Уважаеми служители на фирмата; напр., Уважаеми служители на ABC за набиране на персонал

Поздрави за избягване

Следният поздрав не е подходящ за официални писма или имейл съобщения.

• Добър ден
• Добро утро или следобед (не знаете кога ще получат писмо или имейл съобщение)
• Поздравления
• Здрасти
• Здрасти
• Хей
• Ей там

Опитайте се да намерите лице за контакт

Ако е възможно, използвайте име на контакт, когато пишете. Това прави писмото ви по-лично и създава непосредствена връзка с читателя. Ако нямате име на контакт, можете да направите някои изследвания, за да се опитате да откриете подходящия човек, към когото да се обърнете.

Понякога името ще бъде на уебсайта на фирмата или може да намерите подходящия човек в LinkedIn. Може би някой от вашите колеги или контакти може да знае кой е подходящият човек. Можете също да се обадите в офиса на неизвестното лице, което пишете, и да попитате рецепциониста за името им, като обясните причината за обаждането си.

Например: „Кандидатствам за работа в компанията ви. Можете ли да ми кажете името на вашия мениджър „Наемане“, за да знам на кого да се обърна моето писмо? ”

Това не отнема много повече време, за да се направи опит да се намери име, а настроението, което предава, си струва.

Понякога, въпреки вашите най-добри усилия, просто не можете да намерите име, което да адресира вашето писмо. В този случай имате много възможности за избор, всички от които са професионални и подходящи. Колкото повече информация имате за това къде изпращате писмото, толкова по-добре (например в отдел „Човешки ресурси“ на компанията, или на управителя на отдела, свързан с вашето запитване). По този начин можете да направите по-целенасочен избор при избора на поздрав.

Когато имате име, но не сте сигурни за пола на лицето, на което пишете, е приемливо да изпуснете почетното и да използвате само първото и последното име. Например: Скъпи Робин Милър.

Съвети за писане и изпращане на писмо

След вашия поздрав ще започнете първия си параграф, който обикновено е въведение, което позволява на читателя да знае кой си и за какво пишеш. Ако имате общ познат, който ви е изпратил до читателя, трябва да ги споменете в този момент.

Тялото на вашето писмо обикновено се състои от абзац или два текста. Тук можете да разгледате темата на вашето писмо и да предоставите подробности по темата. Вие ще искате да я държите сбит и уместен за човека и темата. Бъдете задълбочени, но не се повтаряйте или продължавайте и не говорете за незначителни подробности.

След това ще трябва да обобщите писмото си. Вашето резюме трябва да включва благодарност към човека за неговото време и внимание. Ако планирате да проследите по-късно, можете също да предоставите подробности за това кога и как ще се свържете с него или нея.

Завършете професионалното си писмо със затваряне, като „Искрено“ или „Поздрави“. Ако изпращате имейл, въведеното от вас име трябва да бъде последвано от данните ви за контакт, които можете да въведете ръчно или да го направите автоматично за вас. Ето как да настроите автоматичен подпис на имейла.