Какво е документ в обхвата на проекта

Когато стартирате нова инициатива, документът за обхвата на проекта е важна информация за целия ви екип. Той определя крайния продукт, който трябва да бъде доставен на клиента, когато той трябва да бъде доставен, и на каква цена.

По същество този документ дефинира границите на работата, така че всеки член на екипа и клиентът да разберат какво представлява проектът. Също толкова важно, те разбират какво прави не води.

Ползите

Заявлението за обхвата на проекта, споделено с всеки член на екипа и клиентите на проекта, е неразделна част от управлението на проекта. Сред предимствата му:

• Общо разбиране между всички участници за очакваните характеристики, качество и времетраене на проекта
• Средство за комуникация с други заинтересовани страни в проекта, за да се получи тяхната подкрепа и участие
• Инструмент за фокусиране на усилията на екипа върху работата, необходима за удовлетворяване на нуждите на клиента

Освен това, ако се предлагат промени, които са извън границите на първоначалния обхват, изявлението става основа за оценка и предлагане на модификации. Ако промените се приемат от всички заинтересовани страни, декларацията за обхвата може да бъде преразгледана.

Приготвяме се да започнем

Ръководителят на проекта трябва да потърси информация от членовете на екипа, клиентите, изпълнителния спонсор и други ключови заинтересовани страни, за да разбере и опише необходимите резултати от инициативата на проекта. Това често се нарича доставка.

Описанието на доставката трябва да включва разходи или приемлив диапазон на разходите за проекта. Той също така определя ключовите характеристики, които трябва да бъдат включени и времевата рамка за доставка.

Веднъж съгласувани от клиента, ръководителя на проекта, екипа по проекта и изпълнителния спонсор, всички промени в декларацията за проекта трябва да бъдат направени чрез внимателно контролиран и документиран процес на промяна.

Каскадно въздействие

След съгласуване на изявлението или документа за обхвата, всяка част от екипа я използва като основа за собствените си оценки на работата, времето и разходите. Колкото по-точна и точна е декларацията за обхвата, толкова по-вероятно е работните екипи да изготвят точни оценки и изисквания за ресурсите.

Изключения могат да бъдат важни

Не е необичайно документът за обхвата на проекта да посочва конкретни елементи, които трябва да бъдат изключени от доставката. Например, документът на изпълнителя за изграждане на къща може да предвижда, че екологичните разрешителни трябва да бъдат получени от собственика и не са отговорност на изпълнителя, изграждащ къщата.

Какво може да се обърка?

Липсата на яснота е общ източник на стрес и неуспех на проекта. Неясен или двусмислен документ от обхвата оставя много въпроси за дебат и призиви за неинформирани решения. Те могат да повлияят върху характеристиките, качеството, времето и цената на проекта.

Друга криза, която трябва да се избегне, е известна като "пълзене на обхвата". Ако изявлението за обхвата е неясно, клиентът се изкушава да направи искания, които са извън намерението или границите на първоначалните планове.

Регулиране на обхвата

Макар че честото изменение на обхвата ще забави завършването на проекта и може да доведе до значителни разходи, те понякога са необходими и разумни. Ръководителите на проекти разчитат на процес на "управление на промените", който идентифицира исканата промяна, преразглежда всички съответни оценки на времето, разходите и работното натоварване и преоценява проекта за нови рискове, свързани с промяната.

Ръководителят на проекта и изпълнителният спонсор обикновено вземат окончателно решение за промяна на обхвата само когато ситуацията е напълно анализирана. Промените се документират в дневник на решенията и след това се съобщават на по-големия екип по проекта.