Значението на документацията в човешките ресурси

Документацията е писмена и запазена документация за трудовите събития. Тези записи са съставени от правителствени и законно упълномощени елементи, документи, изисквани от политиката и практиката на компанията, документи, предлагани от най-добрите практики в областта на човешките ресурси, както и формално и неформално водене на записи за събития, свързани със заетостта.

Документация за трудова книжка

Документът на служителя е писмена справка за неговите действия, дискусии, инциденти с коучинг за изпълнение, свидетелства за нарушения на правилата, дисциплинарни действия, положителен принос, награда и признание, разследвания, невъзможност за изпълнение на изисквания и цели, оценка на изпълнението и др.

Поддържането на тези записи позволява на работодателя и служителя да запази писмена история на събитията и дискусиите, които се случиха около конкретно събитие. Документирането на трудовото правоотношение предоставя писмен запис, който може да е необходим за подпомагане на такива действия като повишаване на служителите, повишаване на заплатите на служителите и дисциплинарни мерки - включително прекратяване на заетостта.

Документацията за служителите, когато е необходимо, обикновено е положителна и отрицателна. Той е фактически, а не осъдителен. Той описва събитията, когато те се случват, а не въз основа на мненията и мислите на наблюдателя за събитието. Документацията също така описва действията, които са били предприети в забележителни случаи, като например предоставяне на официално признаване на служители или предприемане на дисциплинарни действия.

Не забравяйте, че трябва да създадете документация възможно най-близо до момента, в който се случи инцидентът, така че записите да са своевременни, подробни и точни.

В съдебно производство документацията за миналото на служителя често е от решаващо значение за резултата от опита на работодателя от събитието. Поставянето на справедлива картина на представянето на служителя, без да се фокусира само върху негативните събития, е целта.

Видове документация

Политиките, процедурите, наръчникът на служителите и плановете за развитие на изпълнението са също и форми на документация, която записва очакваното поведение на служителите и изискванията за работното място, за да се поддържа нормално и справедливо работно място, в което служителите знаят какво се очаква от тях.

Записите са също писмени изявления на обвиняемия, обвинителя и свидетелите на враждебни събития на работното място, които включват неправомерно поведение на служителите, като например сексуален тормоз.

Тази документация включва и постоянни записи, като например подписано заявление за работа, писмени препоръки за заетост, материали за кандидатстване като резюмета и мотивационни писма, както и справочни проверки. Отделно от досието на служителите, се поддържа и друга документация, като формуляр I-9 (който потвърждава правото на работа на работника в САЩ), както и медицинските досиета, записите на FMLA и т.н.

Документацията може да бъде и неофициална, както в документа на мениджъра на неговите или нейните дискусии с служител в продължение на една година. Важно е мениджърите да поддържат тази документация на всички свои сътрудници. Никой служител не трябва да бъде избиран заради изпълнението. Това може да се тълкува като дискриминация на по-късна дата.

Документацията може да бъде официална и да се запази в досието на служителя. От служителите се очаква да подпишат тази документация, за да потвърдят, че са получили копие, и са прегледали цялото съдържание. Забележка: Подписът не означава съгласие с изявленията в документацията.

Използване на документацията

Документирането на критични инциденти, било то положителни или отрицателни, също се препоръчва, така че мениджърите да имат отчет за изпълнението на служителите, обхващащи период от време.

Организациите могат да използват документацията, която пазят по друг начин. Те могат да включват процедури, инструкции за работа и инструкции за компютърен софтуер, за да назовем няколко, но за целите на функцията за човешки ресурси, това са обичайните употреби на документацията. Следващият раздел описва инструкции за правилното документиране.

Примерни документи за изпълнение

Документацията за представянето на служителя ще ви позволи да дисциплинирате, прекратявате или справедливо насърчавате, награждавате и признавате служители. Без документирането на случая за някое от тези действия е трудно и потенциално рисково за работодателя.

Работодателят трябва да избягва всякакво потенциално обвинение за дискриминационно отношение към служителите. Като оставим настрана всички закони, добрите работодатели искат да създадат работна среда, която да е справедлива, последователна и подкрепяща целите на служителите и плановете за кариера.

Тази среда се подкрепя от професионалната документация на мениджъра за представяне на служителите - както за хвалебствено поведение, така и за действия, които се нуждаят от корекция или подобрение. Как да се документират тези неща бяха обсъдени по-рано в детайли. Следните ситуации ви дават повече примери за подходяща документация.

Документиране на закъснение и отсъствие от работа

погрешно:

Марк обикновено закъснява за работа. Марк пропуска твърде много работа.

прав:

1 април: Марк се обади на болни и пропусна осем часа работа.

4 април: Марк пристигна на работа в 10:00 ч., Два часа по-късно от планираното начало.

6 април Марк назначава лекарска среща, а след това остава у дома, за да има инсталирана нова пещ.

12 април: Марк извика болен и пропусна осем часа работа.

Документиране на ефективността

погрешно:

Мери е ненадеждна. Тя едва ли прави това, което се е ангажирала.

прав:

2 май: Мери обеща, че първият проект на предложението за продукта ще бъде достъпен за преглед на днешната седмична среща. Мери не е изготвила проектодокумента, както се очакваше. Каза, че е била прекалено заета и хората, чиято помощ й трябваше, не се бяха върнали с нея.

Мениджърът отговори: Каква помощ ви е необходима? Информация? Кой не се е обърнал към вас и какво ви е необходимо от тях?

Карл и Майкъл трябваше да актуализират Мария за техния напредък.

Какво ви прави толкова зает, че не сте имали време да изпълните ангажимента си? Прави твърде много ангажименти с ограничени часове, за да ги изпълни.

Какво мога да ви помогна?

Кога ще предоставите на разположение проектодокумента за преглед?

Тези образци предоставят общ преглед на ефективната документация в сравнение с документацията, която е написана неправилно. Следвайте тези съвети за ефективно и законно документиране на политики, ефективност и събития на работното място.

Опровержение

Предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.