Как да създадете съобщение за отпуск по майчинство

Създаването на подходящ отговор извън службата е важно, особено когато се напуска по време на отпуск по майчинство. Съобщението създава лична граница, която предупреждава изпращача, че няма да бъде на разположение по време на отпуска и ще ги информира за това кой може да се свърже по време на отсъствието ви. Поставянето на това рано може да ви позволи да направите целенасочена бележка. По този начин ще се чувствате уверени в посланието си, а вашите колеги и клиенти ще се чувстват загрижени.

Ето обяснение, което ще ви помогне да разберете важността на вашето съобщение и защо трябва да планирате време за работа по него.

Той задава очаквания за всички

Отпускът по майчинство, който приемате след раждането на вашето бебе, е частен и много специален. Моментите с новороденото никога не могат да бъдат заловени. Ето защо е важно да защитите този период в живота си.

Знаете как се чувствате, когато получавате електронна поща, докато сте на почивка, нали? Чувствате се принудени да изпратите бърз отговор. Но докато сте в отпуск, наистина нямате време за това. Също така, бързият отговор може да се превърне в по-голям проблем.

Вие приветствате нов член в семейството си. Това време на свързване ще бъде изпълнено с безсънни нощи, непредсказуем график, възстановяване, назначения от лекар, посетители и много други. Също така ще има добра промяна, която искате да управлявате. Писането на имейли при тези условия няма да доведе до най-добрата ви работа.

Вашето съобщение "извън офиса" ще ви предпази от прекъсвания на работата, както и от лошо измислени имейли.

Определянето на границите е важно през това време. За да помогнете да спрете работата си, установете, че вашето новородено и всичко, което идва с връзката на радостта, е най-важният приоритет. Когато създадете правилното съобщение извън офиса, хората ще разберат какъв е вашият текущ приоритет и ще уважат границата, която определя.

Как да създадете страхотно послание, което да помогне за защитата на такова специално време?

Дайте на вашето извънсъдебно съобщение някаква мисъл

Когато сте бременна на около 26 седмици, започнете работа по съобщението „извън офиса“. Ако се даде възможност да се запази заглавие за това, заглавие "Отпуск по майчинство - извън офиса".

Изготвянето на съобщението преди време ви дава по-голям контрол върху това, което ще ви каже съобщението.

Вие сте този, който знае как да върши работата си, кой ще поеме отговорностите ви и когато може да се върнете в офиса. Решете дали искате да включите конкретна дата или седмица за връщане към работа или да не споменете дата, ако не сте сигурни. Ако не посочите конкретно лице, с което изпращачът може да се свърже, решете дали искате да предоставите имейл адреса на мениджъра си и / или телефонния си номер.

Създаването на съобщението рано ви спестява, работодателя ви и времето на контактите ви. Може да се наложи да напуснете офиса неочаквано (за да доставите бебето си); В резултат на това подготвеното съобщение дава на ИТ администратора или на вашия мениджър съобщение, което да използвате. Искате ли ИТ или вашият мениджър да зададат тон на това съобщение? По дяволите, не! Освен това съобщението, създадено от вашия работодател, може да не отразява езика или съобщението, които искате да предадете на вашите контакти. Тя може също да предизвика объркване или недоразумения с клиентите, особено когато сте за по-дълъг период от време.

Информирайте мениджъра си, когато съобщението ви е завършено. Те ще се радват да чуят, че сте готови за излизането си, и има още едно нещо, което трябва да направят, за да ви подкрепят.

Нещата да бъдат включени във вашето послание

По-долу е дадено примерно съобщение за излизане от офиса, което можете да използвате. След като активирате съобщението в софтуера за електронна поща, той автоматично ще отговори на всички имейли, изпратени до вас през определено време.

От вас зависи дали искате да информирате получателите къде се намирате. Можете просто да кажете, че сте извън офиса, или можете да обявите, че сте в отпуск по майчинство. Можете също да използвате вариант на това имейл съобщение за удължени ваканции или бизнес пътувания.

Когато видите (скоби), поставете съответните думи или фрази за вашите обстоятелства.

Изпращане на електронна поща за излизане от офиса в отсъствието на майчинство (текстова версия)

Благодаря ви за вашия имейл. Аз съм извън офиса по отпуск по майчинство, докато (очаквате да се върнете).

Ако се нуждаете от незабавна помощ, моля свържете се с (име на колега, който покрива за вас, с данни за контакт, имейл на вашия мениджър или телефонен номер).

(Ако някои проекти покриват, посочете името на проекта и лицето, което ви покрива).

Ако вашият въпрос не е спешен, ще отговоря на вашия имейл след завръщането ми.

Поздрави, (Твоето име)