Как да форматирате имейл съобщение

Когато изпращате запитване за работа или кандидатстване за работа, важно е да форматирате електронната си поща толкова професионално, колкото и всяко друго бизнес писмо. В края на краищата, всички - включени мениджъри и мениджъри по наемане - получават много имейли. Уверете се, че вашите имейли се открояват поради съдържанието, а не заради немарливи грешки, лошо форматиране или прекалено небрежен език.

Използвайте четлив шрифт в размер на 10 или 12 точки в имейлите си. Изпращайте имейли, свързани с търсенето на работа, от професионален имейл адрес - в идеалния случай вашият имейл адрес трябва просто да включва някаква комбинация от вашето първо и фамилно име или първоначално и фамилно име. Ето какво да включите, когато изпращате кореспонденция за търсене на работа и формата на имейл съобщенията, които трябва да използвате, когато изпращате имейл съобщения, свързани със заетостта.

Ред

Не забравяйте да включите ред в темата в имейла си.

Ако забравите да включите едно, съобщението ви вероятно няма да се отвори. Използвайте темата, за да обобщите защо изпращате имейли. Някои примери за силни линии на темата:

• Заявление за маркетинг сътрудник - Джейн Смит
• Заявка за информационно интервю
• Благодаря ви - интервю за маркетингов сътрудник
• Препоръчани от Име на лице за Информационно интервю, Обсъждане на XYZ и др.

поздрав

Ако имате лице за контакт, изпратете имейл до Уважаеми господине! Фамилия. Ако е възможно, открийте името на мениджъра на наемане. Тази информация понякога е включена в списъка със задачи. Ако не е, използвайте сайтове като LinkedIn, за да определите лицето за контакт, или проверете уебсайта на компанията за информация.

Ако има номер за контакт, можете също да се обадите на рецепцията на фирмата и да видите дали рецепционистът може да предостави информация.

Проверете и вашата собствена мрежа: Познавате ли някой, който работи в компанията и може да споделя повече информация?

Ако нямате името на лицето за контакт, просто изпратете имейл до Уважаемия мениджър на наемане. Друг вариант е да не включите поздрав и просто да започнете с първия параграф на вашето съобщение.

Тялото на Посланието

Копирайте и поставете придружителното си писмо в имейл съобщението или напишете мотивационното си писмо в тялото на имейл съобщението. Ако обявата за работа ви подкани да изпратите автобиографията си като прикачен файл, изпратете автобиографията си като PDF или Word документ. Когато питате за налични позиции или мрежи, бъдете наясно защо пишете и целта на вашето имейл съобщение.

Форматирайте своето имейл съобщение

Вашето имейл съобщение трябва да бъде форматирано като типично бизнес писмо, с интервали между параграфите и без грешки или грешки. Не бъркайте с дължината на качеството - дръжте вашия емайл кратък и по същество. Избягвайте прекалено сложни или дълги изречения. Улеснявайте получателите на имейли да сканират бързо чрез имейла си и да знаят защо изпращате имейли.

Проверете го, както и всяка друга кореспонденция. Ако наистина сте загрижени за печатни грешки, помислете за разпечатване на проекта за електронна поща. Често е по-лесно да се улавят печатни грешки и граматични грешки на хартиен носител, отколкото при преглеждане на екрана. Прегледайте шаблона за имейл съобщение и примерното имейл съобщение по-долу, за да видите как трябва да изглежда съобщението ви.

Включете имейл подпис

Важно е да създадете имейл подпис и да включите подписа си с всяко съобщение, което изпращате. Включете пълното си име, имейл адреса и телефонния си номер в подписите си за електронна поща, така че мениджърът на наемане може да види с един поглед как да се свърже с вас. Можете също така да включите връзка към страницата или уебсайта на профила ви в LinkedIn, така че подборът на персонал и мениджърите да могат лесно да намерят повече информация за вас.

Не забравяйте прикачените файлове

Изпращането на електронна поща за търсене на работа често включва прикачване на файлове, автобиография, портфейл или друга примерна работа. Уверете се, че сте проверили, че сте прикачили всички файлове, споменати в имейла, преди да натиснете бутона "изпрати".

Шаблон за имейл съобщение

Следният шаблон за имейл съобщение изброява информацията, която трябва да включите в имейл съобщенията, които изпращате при търсене на работа. Използвайте шаблона като насока за създаване на персонализирани имейл съобщения, които да изпращате на работодателите и връзките.

Полето на имейл съобщението: Позиция на мениджъра на магазина - Вашето име

Обръщение:

Уважаеми господине! Фамилно име или Уважаеми мениджър на наемане:

Първи абзац:

Първият параграф от вашето писмо трябва да съдържа информация за това защо пишете. Бъдете ясни и директни - ако кандидатствате за работа, посочете длъжността. Ако искате информационно интервю, посочете това в началните си изречения.

Среден параграф:

Следващият раздел от вашето имейл съобщение трябва да описва какво трябва да предложите на работодателя или ако пишете, за да помолите за помощ, какъв вид помощ търсите.

Последен параграф:

Завършете мотивационното си писмо, като благодарите на работодателя за това, че ви е взел решение за позицията или връзката ви за подпомагане при търсенето на работа.

Подпис по имейл

Име, фамилия

Имейл адрес

телефон

Профил на LinkedIn (по избор)

Пример за съобщение на професионалния имейл (само текст)

Предмет: Адюнкт Факултет Търсене на позиция - Вашето име

Уважаеми господине! Фамилия, Днес пиша, за да попитам за възможността да кандидатствам за длъжност като асистент в университета. Това лято ще се преместя във вашия район. Получих името ти от д-р Нелсън, който беше един от моите преподаватели в Университета на Северните Кралства.

Имам магистърска степен по изучаване на местното население от Университета на северните кралства и съм подпомагал няколко класа, докато завършвах образованието си.

В допълнение, аз съм заинтересован да научите повече за вашия Ph.D. програма в Северна Америка. Може би можем да насрочим среща, за да науча повече за програмата.

Прикачих автобиографията си за вашия прочит. Благодаря ви за отделеното време и се надявам скоро да ви чуя.

Име, фамилия

Имейл адрес

телефон

Профил на LinkedIn (по избор)