Списък с умения за помощник в офиса с примери

Позициите на офис асистенти могат да бъдат намерени във всички индустрии и да споделят доста голям набор от умения. Служебните асистенти понякога се наричат ​​секретарки или административни сътрудници, но това, което правят, е да подпомагат функционирането на офис. Независимо дали офисът принадлежи към адвокатска кантора, медицинска практика, образователна институция или корпорация, нуждите са подобни; някой трябва да подаде записи, да поддържа графици и да се грижи за рутинната комуникация от името на хората, които използват офиса.

Този човек може да си ти.

Отговорности на длъжността помощник на офиса

Докато офис асистентските длъжности са като цяло сходни помежду си, работата все още е променлива - тя варира от ден на ден, а не от офис до офис. Днес може да действате като рецепционист, а утре може да се наложи да поправите принтера, а на следващия ден ще трябва да пренесете целия картотека в двадесет и първи век. За да успеете, ще ви трябва много широк набор от умения.

Офис-помощниците са сред най-големите невъзпитани герои в света на бизнеса, защото когато вършите работата си правилно, никой не забелязва, че офисът се изпълнява сам. Но някои хора се радват на динамичната, но гъвкава работа, чувството, че са в сърцето на всичко. И един добър секретар все още може да намери работа почти навсякъде, във всякакъв вид организация.

Как се използват списъци с умения

Можете да използвате тези списъци с умения през целия процес на търсене на работа. Първо, имената на тези умения функционират като ключови думи, така че използвайте колкото може повече, когато пишете автобиографията си. Не разчитайте на наемането на надзорни органи, за да разберете, че имате това, което искат, и им кажете директно.

Второ, можете да използвате същите ключови думи в мотивационното си писмо. Съсредоточете се конкретно върху онези, за които вашият бъдещ работодател се грижи за повечето. Ще трябва да направите проучванията си, защото докато работата в офис асистенти често е сходна, наемането на надзорни органи се различава по приоритети. Описанието на длъжността вероятно ще включва списък с необходимите умения. Обърнете внимание на това.

И накрая, можете да използвате тази дискусия, за да планирате интервюто си. Уверете се, че сте готови поне с един пример, за който сте демонстрирали умения от всяка от изброените тук категории.

Също така може да ви помогне да прегледате нашите списъци с умения, изброени по длъжност и видове умения.

Най-добри умения за помощник в офиса

Умения за вербална комуникация: Комуникацията е критично умение за офис асистент. Вие ще трябва да си взаимодействате с вашия ръководител, колегите от офиса, професионалистите, които подпомагате, и евентуално клиенти или хора в други офиси на същата организация. Вие всички работите като екип, а вие сте неговият главен комуникационен център. Всеки ден ще трябва да бъдете весели, полезни, добре информирани, артикулирани и добър слушател.

• Телефони за отговор
• Връзки с клиенти
• общуване
• Пренасочване на телефонни повиквания
• Поемане на съобщението
• Маршрутизиране на телефонни обаждания
• разпределително табло
• Телефон
• Вербална комуникация

Умения за писмена комуникация: Повечето офис асистенти пишат много. Те могат да пишат бележки, да попълват формуляри или да съставят писма или имейли. Някои създават съдържание за уебсайта на компанията или редактират текст за други. Ясна, професионална писмена комуникация е задължителна.

• кореспонденция
• електронна поща
• поща
• Mailings
• Писането
• Обработване на текст
• Писмена комуникация

любезност: Един офис асистент може да бъде първият човек, който клиентът вижда при влизане в офиса. Ако основният обитател на офиса в момента е излязъл, помощникът в офиса може да е единственият човек, с когото посетителят взаимодейства. Трябва да сте готови да поздравите всеки посетител с усмивка и любезна дума и да им помогнете с всичко, от което се нуждаете, доколкото можете. Така че, добрите междуличностни умения са необходимост.

• Обслужване на клиенти
• Режисьор на посетителите
• гъвкав
• Приятелски настроен
• Поздравете гостите
• Междуличностни
• Позитивно отношение
• надеждност
• Добре дошли посетители

Технологични умения: В старите времена секретарите много пишеха. Времената са се променили, както и технологиите, но офис-асистенти все още могат да очакват да прекарат много време пред клавиатурата. Вместо пишеща машина, трябва да знаете как се движите по различни софтуерни приложения. Да не знаете как да направите някаква лека техническа поддръжка и как да поправите непокорен принтер.

• компютър
• Excel
• интернет
• Microsoft Office
• Майкрософт Уърд
• QuickBooks
• технология

Организация: Служебните помощници трябва да бъдат изключително организирани, за да могат да се справят с много задачи.Ще трябва да помогнете и на други хора да се организират, от поддържането на календари, за да поддържате офиса подреден.

• Административна подкрепа
• Назначения
• фактуриране
• Календари
• чиновнически
• Въвеждане на данни
• Доставка на поща
• Електронно подаване
• Отчети за разходите
• регистриране
• Операции на предната бюро
• Обработка на пари
• Служебни задължения
• Офис техника
• Офис доставки
• Канцеларски материали
• Офис поддръжка
• организация
• канцеларска работа
• Доставка

Умения за решаване на проблеми: Решаването на проблеми, или уменията за критично мислене, са важни за всеки офис-асистент, тъй като често ще бъде човекът, към който другите се обръщат с въпроси или проблеми.

• Координирайте офисните дейности
• срещи
• Умения за решаване на проблеми
• Отговорете на запитванията
• Планиране
• Прожектиране и режисура на повиквания
• Електронни таблици
• Съвместна дейност
• Управление на времето
• Споразумения за пътуване