Указания за писане на писма и имейли

Какъв е най-добрият начин да напишете професионално писмо - с писмо на хартия или имейл? Един наистина не е по-добър от другия. В някои случаи има смисъл да комуникирате по електронна поща и понякога може да се наложи да изпратите традиционно пишещо, отпечатано и подписано писмо. Каквото и да изберете, важно е да следвате най-добрите препоръки за писане и форматиране на писма и имейли.

Електронната поща е по-бърза и по-лесна, но някои имейл съобщения никога не се отварят и в зависимост от това до кого пишете и защо пишете, може да се наложи да изпратите писмо с печатно или подписано писмо или да го качите онлайн.

Видът на съобщението, което избирате, зависи от това с кого комуникирате и от целта на вашата кореспонденция.

Указания за писане на писма и имейли

Всички добре написани писма включват няколко раздела. Информацията, която включвате във всеки раздел и цялостният формат, зависи от това, дали изпращате пишещо писмо или имейл съобщение.

От съществено значение е да знаете различните части на писмото и какво трябва да бъде изброено във всяко едно от тях. Също така трябва да знаете как да адресирате и подпишете както въведени, така и електронни съобщения. Различните части на писмото са както следва:

• Информация за връзка
• Приветствие (поздрав)
• Писмо
• Затваряне
• Подпис

Информация за връзка

Начинът, по който включвате информацията си за контакт, ще бъде различен в зависимост от начина, по който изпращате писмото си. В имейл съобщение информацията ви за контакт ще бъде в края на съобщението, докато в писмото ви информацията за контакт е в горната част на страницата. Ето какво да включите в секцията с информация за връзка, както и с образци за писма и имейли.

поздрав

Поздравът е поздравният раздел на вашето писмо с нещо като “Уважаеми г-н Питърсън” или “За кого може да се отнася”. Ето списък с примери за поздрави, които работят добре за професионална кореспонденция.

Писмо

Тялото на вашето писмо ще включва няколко параграфа. Първият параграф трябва да включва въведение и кратко обяснение на причината за писането. Вторият параграф (и следващите параграфи) трябва да обяснят по-подробно причините за писането. Последният параграф трябва или да поиска действие от читателя, ако искаш нещо, или да посочи как ще продължиш. Уверете се, че целта на вашето писмо е ясна. Читателят трябва да знае какво питате и как може да ви помогне.

Или, ако предлагате услуги или помощ, уверете се, че е ясно какво можете да предоставите.

Затваряне

Писмо се затваря с термин като "Най-добри пожелания" или "Искрено", следван от запетая, след това вашият подпис, ако изпращате писмо, ако сте изпратили имейл, просто въведете името си след затварянето. Ето списък с примери за приключване на писма, които са подходящи за кореспонденция, свързана с бизнеса и заетостта.

Подпис

Завършването на писмото ви е вашият подпис, който в имейл съобщение ще съдържа информация за контакт. Ето как да подпишете писмо и как да настроите и да подпишете по имейл.

Как да адресирате писмо

Важно е да се обърнете към лицето, на което пишете, официално, освен ако не ги познавате много добре. Ето как да адресирате писмо, включващо обща информация, която можете да използвате, ако нямате лице за контакт в компанията.

Форматиране на кореспонденцията

Сега, след като имате цялата информация, която трябва да включите в съобщението си, прегледайте стандартния формат, който да използвате за писма и имейл съобщения.

Насоки за писане на писма

Следващата стъпка е да изгладиш писмото си. Между параграфите и горната и долната част на страницата трябва да има достатъчно място. Също така искате да изберете четлив, професионален стил и размер на шрифта. Това, което казвате, ще зависи от причината, която пишете, така че не забравяйте да приспособите писмото си, за да съответства на вашата лична и професионална ситуация. Ето стъпка по стъпка ръководства за писане на различни типове писма, включително полетата на страниците, шрифтове, интервали и подробности за това какво да се включи, както и примери за всеки от тях:

• Как да напишем бизнес писмо
• Как да напишем мотивационно писмо
• Как да напишем писмо за кандидатстване за работа
• Как да напишем референтно писмо
• Как да напишем писмо за оставка
• Как да напишем благодарствено писмо
• Указания за съобщения и покани за LinkedIn
• Указания за професионални съобщения по имейл

Примери и шаблони

Използването на шаблон е чудесен начин да започнете собствено писмо или имейл съобщение, защото започвате с основния формат. Просто попълнете информацията си в съответния раздел на писмото.

Погледът към примери също е полезен, защото ще получите идеи какво да кажете в собствената си кореспонденция.

• Примери за писма:Прегледайте тези проби от писмени писма, включително бизнес писма, мотивационни писма, писма за интервюиране, писма за последващи действия, писма за приемане и отхвърляне на работа, писма за оставка, писма за признателност, бизнес писма и повече писма и шаблони.
• Примери за съобщения по имейл:Тези примери за електронна поща включват примери за заетост, търсене на работа и бизнес имейли, плюс шаблони за електронна поща, примери за форматирани съобщения и ред на тема, плюс поздравления и примери за подпис.

Коректура и проверка на правописа

И накрая, преди да отпечатате или качите вашето писмо или да изпратите имейл съобщение, проверка на правописа, проверка на граматиката и корекция.

Съветът да се уверите, че няма грешки, е да го прочетете на глас. Може да забележите грешки, които сте пропуснали само с четене.