Шаблон за професионални бизнес писма

Бизнес писмо е професионална кореспонденция. Ако пишете мотивационно писмо, препоръка или благодарствена бележка, ще трябва да следвате официалните правила на бизнес писмо. Следването на тези насоки е важно. Той задава тона, че приемате кореспонденцията сериозно и гарантира, че получателят на писмото може да се фокусира върху вашето съобщение (а не да форматира несъответствия, грешки или други малки грешки).

Преди да напишете - или да финализирате - следващото си бизнес писмо, отделете малко време, за да прегледате как да форматирате писмото, от избора на шрифт до стила, заедно с които са полезни поздрави и подписи.

Различни формати за бизнес писма

Бележка за форматите за бизнес писма. Има три основни стила на бизнес писма:

• Формат на блока: В този стил целият текст е оправдан. Прескачане на един ред между всеки раздел.
• Форматиран блоков блок: Повечето съдържание е оправдано отляво в този стил, точно както в блоковия формат. Ето и изключенията: за информация за контакт и допълване, затворете в средата на страницата и напишете информация там.
• Полублоков формат:Също така понякога се нарича формат с отстъпен блок, този стил е същият като модифицирания формат на блока, с изключение на това, че всеки абзац има отстъп.

Всеки от тези стилове е приемлив за използване в бизнес писмо, но тъй като правилата за блоковия формат са толкова ясни, това може да е по-лесната опция за избор. Много програми за текстообработка ще разполагат с шаблони, които ще ви помогнат да форматирате вашето писмо по подходящ начин. Независимо от избрания от вас формат, уверете се, че буквата е в едно пространство и пропуснете интервал между всеки абзац и раздел.

Професионален външен вид

Появата е от значение! Бизнес писмото е професионална кореспонденция, но няма да бъде възприемано по този начин, ако изберете някакъв луд шрифт или имате много грешки. Следват няколко насоки:

• Изберете подходящ шрифт и размер на шрифта.
• Избягвайте небрежен език или жаргон.
• Предотвратете печатни грешки и граматични грешки, като внимателно ги коригирайте.
• Ако отпечатвате писмото, помислете за избор на висококачествена хартия. Каквато и хартия да изберете, сгънете писмото внимателно, преди да го поставите в плика. Ако можете, въведете адреса на получателя в плика; ако това не е възможно, използвайте най-добрия си почерк.

Какво да включите във всеки раздел на писмото

Вашите данни за връзка:Включете информацията си за контакт в следния ред.

Твоето име

Вашият адрес

Град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Вашата електронна поща

Забележка: Ако използвате персонализирана бланка, която съдържа тази информация, оставете този раздел.

Дата:В Съединените щати форматът за писане на датата е месец, дата и година. Например, 3 септември 2018 г., Не съкращавайте месеца.

Информация за връзка с получателя:Включете информацията за контакт за лицето, до което пишете. Ако нямате конкретно име, оставете това.

име

Заглавие

Търговско дружество

адрес

Град, пощенски код на държавата

Обръщение:Започнете писмото с поздрав, като "Уважаеми", последвано от заглавието и името. Вижте повече примери за подходящи поздрави, които да използвате в бизнес писмо, както и съвети за това какво да правите, ако нямате конкретно лице за контакт. Следвайте името на човека с двоеточие.

Уважаеми господине! Фамилия:

Основа на бизнес писмо

Дръж писмото си просто и фокусирано, така че целта на писмото ви е ясна.

Първият параграф от вашето бизнес писмо трябва да съдържа въведение към това защо пишете. След това, в следващите параграфи предоставяйте повече информация и подробности за вашата заявка. Последният параграф трябва да повтори причината, поради която пишете, и благодари на читателя за прегледа на молбата ви.

Едно пространство на вашето писмо и да оправдае писмото си в ляво. Оставете празен ред между всеки абзац.

Безплатно наблизо:

С уважение, Подпис:

Подпис на ръка (за писмо, изпратено по пощата)

Отпечатан подпис

Шаблон за бизнес писмо

Това е пример за професионално бизнес писмо. Изтеглете професионалния шаблон за бизнес писмо (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Изтеглете шаблона на Word

Пример за бизнес писмо (текстова версия)

Джоан Лау

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 септември 2018 г.

Стивън Крамер

Директор Човешки ресурси

Офис консумативи на Acme

123 Бизнес Rd.

Бизнес Сити, Ню Йорк 54321

Уважаеми господин Крамър, Днес пиша да ви поканя или друг представител от вашата компания да се изкаже на годишната бизнес конференция на метрополиса, която ще се проведе в хотел North Branch, 15 - 18 януари 2019 година.

Темата на предстоящата ни конференция е намирането и наемането на служители, които отговарят на фирмената култура. С растежа, който вашата компания е виждала през последните пет години, вярвам, че ще имате много да предложите на нашата аудитория.

Като част от пакета на ораторите, ние предлагаме скромен хонорар и маса за шест на вечерята в събота вечер.

Ако имате някакви въпроси или искате да научите повече за възможността за говорене, моля да ме уведомите. Моят мобилен телефон е 555-555-5555, а моят имейл е [email protected].

Очаквам отговора ти с нетърпение. Благодаря ви за вашето внимание.

На Ваше разположение, Вашият подпис (хартиено писмо)

Джоан Лау

Получете още шаблони и примери

Претоварени от всички стъпки, свързани с форматирането на кореспонденцията между бизнес писма? Шаблон може да помогне. Шаблоните за писма на Microsoft са достъпни за безплатно изтегляне за потребители на Microsoft Word или са достъпни в рамките на вашата Word програма, за да се използват за създаване на различни бизнес и работни писма.

Ако не сте сигурни какво да напишете на бизнес писмо, прегледайте тези примерни писма за търсене на работа и заетост за вдъхновение.