Личен асистент възобновява проба и списък на уменията

Личните асистенти са подобни на изпълнителните асистенти или офис-асистенти, тъй като всички изпълняват рутинни задачи от административен тип, така че някой друг да не се налага. Задълженията вероятно ще включват скрининг или отговаряне на телефонни обаждания, писма и имейли, управление на графици и водене на бележки на срещите.

Разликата е, че личните асистенти подпомагат само един човек и могат също да помагат при лични задачи като пазаруване или планиране на социални ангажименти.

Някои хора делегират работата по проекта на своите асистенти или им назначават асистенти в отсъствието им.

Изисквания за работа за лични асистенти

Въпреки че няма определени минимални изисквания за личните асистенти по отношение на образованието, помага за стопанска или административна работа. В някои случаи може да бъде важен и втори или трети език. Като цяло уменията, които имате, са по-важни от вашето образование. Обсъждането на някои от тези необходими умения може да ви помогне да решите дали този вид работа е за вас.

Ето списък с лични асистентски умения за резюмета, мотивационни писма, молби за работа и интервюта. Необходимите умения ще варират в зависимост от работата, за която кандидатствате, така че прегледайте и нашия списък с умения, изброени по работа и вид умения. Прегледайте този списък и проверете дали сте използвали тези умения на предишни работни места или сте ги придобили чрез обучение.

Правете бележки кога и как сте използвали или развивали тези умения. След това ги добавете към вашето резюме и мотивационно писмо или запазете удобството за попълване на заявления за работа. Хората, които скринират заявленията, често търсят ключови умения. Съвпадете уменията си с тези, които са публикувани, както е необходимо за работата. След това се уверете, че те са споменати във вашето мотивационно писмо и са изброени на вашето резюме.

Също така трябва да разработите интервюирани отговори за това как сте използвали уменията си на предишни позиции. Имате пример как сте решили проблем на работното място, като използвате едно или повече от тези умения. Покажете как използването на вашите умения допринесе за успеха на проекта.

Примери за умения за личен асистент

Този списък не е изчерпателен, но включва някои от най-важните, търсени умения за лични асистенти.

Организация и управление на времето

Като личен асистент голяма част от вашата работа ще бъде да държите някой друг организиран и по график. Затова трябва да сте добре организирани. За щастие, организацията може да бъде научена. Има специфични техники, които можете да адаптирате, за да направите вашето използване на времето по-ефективно и в противен случай да запазите живота си и този на вашия мениджър.

Писмена и вербална комуникация

Вие ще трябва да разбирате и да следвате инструкциите и ще трябва да предавате информация ясно и честно. В зависимост от детайлите на позицията ви може да се наложи да посрещнете клиенти, да отговорите на кореспонденция или да създадете доклади и презентации. Всички тези задачи изискват първокласни комуникационни умения, включително говорене и писане, слушане и четене.

Точност и внимание към детайлите

Вниманието към детайла е критичен компонент както за организирането на престоя и комуникацията.

Неяснотата или неточността в най-добрия случай създават неефективност и могат да причинят сериозни грешки или да отблъснат колегите на вашия мениджър.

Познаване на съответния софтуер

Кой софтуер ще трябва да обработвате може да е различен, но вероятно ще включва текстообработка, електронни таблици, бази данни, календари, настолни издания и PowerPoint, или нещо еквивалентно. Да бъдеш в състояние да осигуриш поне минимална техническа поддръжка е плюс. Може да се наложи да оцените няколко различни програми и приложения, за да изберете сами, които осигуряват най-добрите инструменти за постигане на целите на вашия мениджър. Винаги, вашата работа е да направите работата на вашия мениджър по-лесна и по-проста, а това може да изисква много проблеми зад решетките зад кулисите.

Такт и дискретност

Като личен асистент често ще бъдете излагани на чувствителни материали, от търговски тайни до високо лична информация, която ще ви е необходима, за да запазите поверителността.

Свързаното с това умение е такт, способността да се реагира нежно или изобщо на информация, която другите хора биха могли да открият като трудни или неудобни. С други думи, трябва да бъдете безопасен човек, с който мениджърът да бъде уязвим. В крайна сметка, само вие ще знаете колко нужда от помощ.

Списък с умения за личен асистент

Административни умения

Тези умения често са част от длъжностната характеристика на личния асистент или са умения за добавена стойност. Вашият работодател може да се нуждае от някой, който да може да изпълнява тези задачи за нея.

• административен
• Назначения
• кореспонденция
• поръчки, на
• Събития
• Планиране на събитие
• регистриране
• Процедури за прилагане
• Поддържане на графици
• срещи
• Офис мениджмънт
• Управление на проекти
• изследване
• Планиране
• Диктовка
• Взимане на съобщения
• Водене на записки
• Споразумения за пътуване
• Планиране на пътуванията

Умения за комуникации

Като личен асистент всички аспекти на комуникацията са важни за работата. Бъдете готови да покажете своя опит или обучение.

• Телефон за отговор
• общуване
• електронна поща
• Поздравителни посетители
• Обработка на запитвания
• Работа в мрежа
• Невербална комуникация
• Проверка на повиквания
• Вербални комуникации
• Писмени съобщения

Финансови умения

Имате ли опит или обучение за тези задачи?

• Счетоводство
• бюджетиране
• Закупуване
• Извор
• Пазаруване

Технологични умения

Имате ли възможност да използвате различни платформи и устройства и да правите основно отстраняване на неизправности?

• Компютър (PC, Mac, таблет)
• Управление на бази данни
• Microsoft Office
• Подготовка на презентацията
• Доклади
• Обработване на текст

Умения за лично майсторство

Тези умения често са част от вашата личност. Покажете как сте ги използвали и разработили.

• Поверителност
• дипломатически
• Дискретност
• гъвкавост
• Междуличностни
• Мултитаскинг
• организация
• Позитивно отношение
• Разрешаване на проблем
• Професионално поведение
• Само-мотивиран
• Отборен играч
• Управление на времето
• Работа независимо

Ако не сте използвали тези умения на предишна работа, погледнете как сте ги разработили на доброволни или неплатени работни места или ги използвайте в личния си живот. Използвате ли тези умения като част от религиозна общност или за студентски проект в училище? Разработили ли сте умения като част от спортен отбор или индивидуален спорт? Този опит също може да бъде ценен и да ви направи по-добър кандидат за позицията.

В следната примерна резюме, предназначено за личен асистент, вземете под внимание как няколко от споменатите по-горе умения са включени в текста, по-специално "основните квалификации".

Пример за възобновяване на личния асистент

Това е пример за автобиография за позиция на личен асистент. Изтеглете шаблона за възобновяване (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Изтеглете шаблона на Word

Примерно възобновяване на личния асистент (текстова версия)

Заявител на Carly

999 Майн Стрийт

Ню Йорк 10003

(123) 555-1234

[email protected]

ЦЕЛ В КАРИЕРАТА

Подробно ориентиран и високо организиран личен асистент, добре запознат с предоставянето на безпроблемна подкрепа на мениджърите на ниво С, както и самостоятелно извършване на административни, назначения, планиране на пътувания, пазаруване и планиране на събития с ефективна работа, търси позиция на личен асистент. твърд.

ОСНОВНИ КВАЛИФИКАЦИИ

• Може да обработва чувствителни данни и да обработва цялата кореспонденция и диктовка с безкомпромисна цялост и поверителност.
• Може лесно да изгради разбирателство с клиенти, доставчици и заинтересовани страни по проекта, както лично, така и в писмена форма.
• Може да привлече образованието в счетоводството, за да балансира точно книгите и да изпълнява бюджетни и закупуващи функции.
• Винаги поддържа положително и напълно професионално поведение, с възможност да внушава доверие и ангажираност на другите.

ПРОФЕСИОНАЛЕН ОПИТ

GLENGARRY INCORPORATED, Колумбия, Мисури

Личен асистент на президента, Септември 2016-настояще

Осигуряване на цялостна административна и лична подкрепа на основателя на бутиковата финансова консултантска фирма, с обхват на отговорност, който включва диктовка, кореспонденция, управление на офиса, отношения с доставчици, планиране на назначенията, координация на пътуванията и функции за планиране на събития.

• Планирани са всички детайли за изключително успешни събития, свързани с клиентите, включително голф и тенис почивни дни, семинари по финансово планиране и банкети за акционери.
• Произведени и осигурени икономически ефективни доставчици за пътуване и развлечения, които намаляват разходите за пътуване с 15%.
• Използва се Adobe Creative Suite, за да създаде визуално ангажиращи нови маркетингови брошури и месечен бюлетин.

ОБРАЗОВАНИЕ

Бакалавър по бизнес администрация (Незначителни: счетоводство)2016; GPA 3.9

Университет на Мисури, Колумбия, Мисури

Списък на декана; Завършил с отличие

Технически умения: Microsoft Office Suite, QuickBooks и Adobe Creative Suite. Владее испански.