Пример за оформление на бизнес писмо

Когато пишете бизнес писмо, оформлението на вашето писмо е важно, така че да бъде лесно за четене и изглежда професионално. Така е и използването на подходящ поздрав и затваряне, правописа и граматиката и тона, който използвате.

Ето информация за бизнес писма, включително избор на шрифт, интервал между абзаците, форматиране, полета, какво да се включи във всеки абзац, как да се затвори писмото и пример за правилно оформление на бизнес писмо.

Буквен шрифт и интервал

• Правилно разположете оформлението от бизнес писмата, които пишете, с интервал между заглавието, поздрава, всеки абзац, затваряне и вашия подпис.
• Едно пространство на вашето писмо и оставете интервал между всеки абзац. Когато изпращате набрани букви, оставете две интервали преди и след вашия писмен подпис.
• Ляво оправдае писмото ви, така, че вашата информация за контакт, датата, писмото и вашият подпис да са подравнени вляво.
• Използвайте обикновен шрифт като Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri или Verdana. Уверете се, че размерът на шрифта, който използвате, е достатъчно голям, за да не се налага читателят да достигне очилата си - стандартният размер на шрифта за тези шрифтове е 10 точки или 12 точки.

Ако изпращате вашето бизнес писмо до много консервативна организация, най-добре е да използвате традиционния шрифт Times New Roman с 12 точки. При никакви обстоятелства не използвайте фантастични шрифтове като Comic Sans или ръкописни шрифтове като Lucida за бизнес кореспонденция.

Етикет и тон на бизнес писмото

• Обръщение: Все още е стандартно да се използва заглавието на получателя (г-н, г-жа, г-жа, д-р, професор, съдия) преди техните последни имена при поздрава за официалната бизнес кореспонденция (пример: „Уважаеми г-н Смит“). Думата „Уважаеми“ трябва винаги да предхожда името на получателя; не използвайте само тяхното име, както бихте могли да правите в случайната кореспонденция. По същия начин избягвайте да започнете бизнес кореспонденция с отвори като „Здравей“, „Здравей“ или „Добро утро“ - бизнес писмата винаги трябва да започват с „Уважаеми име на получателя и име“, освен ако не използвате поздрава „За кого May Concern ”(в случаите, когато не знаете името на получателя).

• Затваряне: Вашето затваряне трябва да се заблуждава от страна на консерватора. Приемливи затваряния за използване са: „Искрено“, „Искрено ваш“, „най-добри пожелания“, „пожелания“, „благодаря“, „благодаря за вниманието“, „с уважение“ и „с много уважение“ (това, често съкратено “V / R”, е често срещано във военната бизнес кореспонденция). Не използвайте случайни затваряния като: "По-късно", "Наздраве", "Сърдечно", "Благодаря!", "TTYL" или "Топло."
• Избор на дума и граматика: Въпреки, че изборът на дума за бизнес писма не трябва да бъде прекалено надут, цветен или богато украсен, трябва също да избягвате използването на жаргон, съкращения / съкращения, emojis или текст. В никакъв случай не трябва да използвате фрази от изречения, които обикновено се използват при изпращане на текстови съобщения. Вместо това използвайте пълни изречения, като следите запетаята (където две пълни изречения се присъединяват със запетая). Проверете внимателно за правописни грешки и граматически грешки.

• хартия: Ако изготвяте официално бизнес писмо, което трябва да бъде изпратено, за разлика от електронната поща, хартията, която използвате, трябва да е стандартна бяла хартия за облигации с прилично тегло - не използвайте сортираните цветни или пищни канцеларски материали, които може да се използват в маркетинга. „Нежелана поща“. Добре е да се включи просто лого на бизнеса в горната част на вестника.

Пример за оформление на бизнес писмо

Вашата информация за контакт

Твоето име

Вашият адрес

Вашият град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Вашата електронна поща

Дата

Информация за връзка с получателя

име

Заглавие

Търговско дружество

адрес

Град, пощенски код на държавата

поздрав

Уважаеми господине! Фамилия:

Писмо

Първият параграф от вашето бизнес писмо трябва да съдържа въведение към това защо пишете.

След това, в следващите параграфи предоставяйте повече информация и подробности за вашата заявка.

Последният параграф трябва да повтори причината, поради която пишете, и благодари на читателя за прегледа на молбата ви.

Затваряне:

С уважение, Подпис:

Подпис на ръка (за хартиено писмо)

Отпечатан подпис

Прегледайте примерен бизнес писмо

Това е пример за бизнес писмо. Изтеглете шаблона за бизнес писмо (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Изтеглете шаблона на Word

Прегледайте примерен бизнес писмо (текстова версия)

Ксавие Лау

123 Бизнес Rd.

Бизнес Сити, Ню Йорк 54321

555-555-5555

[email protected]

1 септември 2018 г.

Порция Лий

собственик

Acme Travel

321 Metropolis Ave.

Ню Сити, Ню Йорк 12345

Уважаеми г-жо Лий:

Пиша ви днес от името на хелпландските помощници. Ние сме малка организация, която помага на семействата с ниски доходи, които се нуждаят от грижи след училище за малките си деца. Ние предлагаме безвъзмездни средства за семейства и безплатен транспорт за техните деца, така че те да могат да посетят някой от местните детски центрове след училище.

Всяка година провеждаме събитие за набиране на средства: Happyland Carnival в Floyd Rosedale Middle School. Надявам се да се интересувате да дарите за нашия аукцион и томбола.

Търсим елементи като кошници за подаръци, домакински артикули, играчки и други полезни артикули. Паричните дарения също се оценяват, ако предпочитате. Тази година всички приходи ще отидат за закупуване на новия ван, от който се нуждаем, за да транспортираме децата.

Ако искате да направите дарение, моля, уведомете ме по имейл [email protected] или по мобилен телефон (555-555-5555), ако имате въпроси.

На Ваше разположение, Ксавие Лау