Инструментариум за оценка на системата за проследяване на кандидатите

Намирането на подходяща система за проследяване на кандидата, която отговаря на всички нужди на вашата организация може да бъде огромна задача. Тя може да бъде предизвикателство дори да знаете откъде да започнете, когато обмисляте системи за проследяване на кандидатите и как да сравните всяко решение.

Тук ще намерите важни области за проучване, въпроси, които да зададете и отговори, които да анализирате по време на процеса на оценяване на системите за проследяване на кандидатите. Тази информация ще ръководи Вашата компания в търсенето на подходяща система за проследяване на кандидата, за да отговори на Вашите нужди.

Идентифицирайте лицата, вземащи решения за системата за проследяване на кандидатите

Фирмата трябва да се организира вътрешно, преди да започне процеса на оценяване на системи за проследяване на кандидатите. При подготовката за оценка на системата за проследяване на кандидатите е от съществено значение да се формира сътрудничество между заинтересованите страни и да се даде време на тези, които взимат решения, да вземат информирано решение.

Вашата комисия за подбор трябва да бъде подготвена да оцени силните и слабите страни на всеки продавач на система за проследяване. Комисията за подбор следва да включва тези членове.

• Избор на изпълнител: Това обикновено е старши вицепрезидент (SVP) или вицепрезидент (VP) на човешките ресурси, който може да упълномощи останалите членове на комисията с ясна директива и визия. Лицето трябва също да има възможност да обясни избора на продавача по отношение на възвръщаемостта на инвестициите (ROI) на своите колеги.
• Мениджър за подбор: Този човек трябва да има пълно разбиране за процеса на наемане и болката на компанията, за да създаде подходящи тактики за търсене и подбор.
• Член на Комитета: Да гарантира представянето на гласа на потребителите и успешното приемане на избраното решение.

• Сътрудници на комисии: Това са членове от други отдели, които предоставят допълнителен принос към процеса на подбор на системата за проследяване на кандидата. Тези, които имат финансов опит, могат да дадат информация за финансовата стабилност на доставчиците или да сравнят общите разходи на всяка система за проследяване на кандидатите по отношение на бюджета на проекта. ИТ сътрудниците могат да обучават членовете на комисията за техническите възможности на системите за проследяване на кандидатите на продавачите и да сравняват всяко решение с текущата ви система.

  Членовете на Комитета трябва да бъдат хора, които могат да разпознаят стойността на технологичните инструменти, оптимизацията на процесите и обслужването на клиентите, тъй като тя е свързана с корпоративната ви визия за управление на талантите.

Документирайте текущия си процес на наемане

След като сте събрали комисията за подбор на системата за проследяване на кандидатите, първата ви задача е да създадете документ, който проследява процеса на заявката на служителя, процеса на наемане и ролята на мениджъра по наемане, наемателя и кандидата за завършване на наемането., Тогава вашата комисия трябва да обсъди защо всяка стъпка е необходима и какво ще се случи, ако бъде елиминирано.

Опростете процеса на наемане и се уверете, че всяка стъпка наистина добавя стойност и ви помага да произвеждате качествени служители. Това ще позволи на вашата комисия да сравнява нуждите на процеса на наемане с възможностите на всяка система за проследяване на кандидатите. Тази оценка е чудесна възможност да се запознаете с най-добрите практики при наемането и да прегледате и оптимизирате текущия си процес на наемане.

Идентифицирайте изискванията за Вашата система за проследяване на кандидата

Сега, след като ясно сте определили процеса на наемане на вашата компания, вашата комисия е напълно готова да определи изискванията на вашата компания за система за проследяване на кандидати. Имайте предвид, че искате да имате ясен отговор на следните въпроси:

• Защо купувате тази проследяваща система?
• Дали настоящият ви процес на наемане е съобразен с целите на фирмата ви?

Поддържането на тези въпроси в ума ще помогне на комисията да направи сериозен принос за закупуване на решение за проследяване на кандидатите. За да може системата за проследяване на кандидата да бъде силно свързана с ROI, вашата комисия трябва да създаде ясни очаквания за това какво искате в системата за проследяване на кандидатите.

Вашата система за проследяване на кандидатите трябва да изгради по-добра връзка между наемателите и мениджърите по наемане на персонал, да оптимизира процеса на създаване и одобрение на заявките и да подобри качеството на наемането. Вашата система за проследяване на кандидатите трябва да оптимизира усилията за набиране на персонал от специалистите по човешки ресурси чрез автоматизация, създавайки по-ефективен и икономически ефективен процес на наемане. Това е идеалното време за справяне с общите предизвикателства, свързани с човешките ресурси, като:

• Голям брой резюмета, без ефективен начин за приемане, преглед и управление.
• Голям брой възможности за работа с тромава вътрешна комуникация.
• Невъзможност за бърз достъп до информацията и отчитане на всички показатели за набиране на персонал.
• Загубата на квалифицирани кандидати поради случайно съхраняване на автобиографии.
• Дублиране на усилията за набиране на персонал между различни клонове и подразделения на местно ниво или в чужбина.
• Прекалено високи разходи за поддръжка и поддръжка на ИТ с вътрешни технологии.
• Неефективно проследяване на данните за съответствие на EEO-OFCCP.

• Борейки се да получим подходящо внимание от страна на ИТ за технологични подобрения и подобрения.

Също така използвайте възможността да разгледате стойността на подобренията от нови процеси и технологии, като:

• избягване на използването на различни модули,
• подобряване на комуникацията и
• решаване на глобални проблеми.

За да запазите това управляемо, трябва да идентифицирате съществените "трябва да имате", за да елиминирате неквалифицираните доставчици. Например, като основен фактор, вашата комисия може да реши, че ще разгледате само доставчици, които предоставят уеб-базирано решение, а не инсталирана система, тъй като хостваното решение елиминира всякаква тежест за вашия ИТ екип.

Идентифицирайте изискванията за Вашата система за проследяване на кандидата

Идентифицирането на ясни бизнес цели ще свърже вашите приоритети с вашите изисквания. Наложително е комисията да остане фокусирана върху първоначалните си системни изисквания. Комитетът трябва да избягва да бъде разсейван от системни елементи, които не съответстват на приоритетите на вашата компания. Вие сте признали важните бизнес цели и ключови изисквания, които трябва да се вземат предвид при формирането на собствените си цели.

Ключови изисквания за разглеждане в система за проследяване на кандидатите

• Ефективност на процеса: централизирането на процеса може да подобри различни задачи, включително, но не само, заявки за работа, проследяване, управление на програми за препращане и прехвърляне на служители.
• Позволява на кандидатите бързо и лесно да кандидатстват за вашата организация за заплата и наем на час, без да преглеждат няколко страници с въпроси.
• Може да улесни набирането на голям обем, като същевременно остане рентабилно.
• Силно конфигурируемо, мащабируемо решение, което може да конфигурира на нашия уникален процес на управление на наемането и да може да се адаптира към развиващите се нужди, когато нашата организация расте или когато процесите ни се променят.
• Подобрени възможности за отчитане: много организации са изправени пред предизвикателството да определят общите си разходи за доставчици, източници и сравняване на показатели. Координирането чрез единен източник ще позволи точна централизирана отчетност.
• Позволява на рекрутерите да търсят в базата данни цялата информация и специфични параметри.
• Включва Център за отчитане, който позволява на потребителите да изпълняват специални отчети и да запазват критерии за бъдещо използване, както и да изпълняват стандартни отчети за индустрията, включително цена на наемане, време за зареждане, ефективност на източника и др.

Изградете идентичност и осведоменост на марката

• Създаването на връзка между кандидат и положителен трудов опит ще създаде признание за марката. Една силна марка може да генерира доверие, което ще стимулира трафика на кандидатите и ще подобри таланта ви.
• Уеб страниците на Кариерния център на марката могат да бъдат достъпни чрез уеб сайта на фирмата ви.
• Позволява на рекрутерите лесно да публикуват информация за кариерата си на уебсайта на компанията.
• Осигурете многоезични възможности за глобална поддръжка.
• Съответствие с EEO / AAP.
• Възможността да се поддържа точна мярка за такава информация ще се съгласува с федералните разпоредби и ще избягва всякакви правни действия срещу организацията. Това също ще помогне за установяване на качеството на кандидата.
• Способни да улавят, проследяват и докладват доброволни данни от EEO, като същевременно остават в съответствие с насоките, определени от EEO / OFCCP.
• Способни да проверяват предварително кандидатите с елиминационни въпроси, за да посочат тези, които отговарят на основните квалификации за длъжността.
• Подобрени комуникации.
• Създава среда, която ефективно информира, обединява всички потребители и рационализира операциите на организацията.
• Включва комуникационен център за улесняване на комуникацията между работодатели, мениджъри по наемане и кандидати. Също така позволява на потребителите да насрочват срещи, да оставят бележки и коментари от интервюта, да изпращат масови съобщения и автоматично да отговарят на кандидатите при получаване на автобиография.

Поддръжка на клиенти за системата за проследяване на кандидата

• Пълното усвояване на потребителите зависи от нивото на поддръжка на клиенти, предоставена от доставчика по време и след изпълнението.
• Лесно достъпният екип за поддръжка, посветен на управлението на фирмата и потребителите, като използва най-добрите индустриални практики.
• Най-високото ниво на поддръжка, което е безплатно за вашата компания.

Оценка на доставчиците на системи за проследяване на кандидатите

Препоръчително е да поискате заявка за оферта (RFP) от потенциалните доставчици, които Вашата комисия е решила да разгледа. Това е вашата възможност да получите разяснения по всяка тема, за да помогнете на комисията да определи дали софтуерът за проследяване на кандидата може да изпълни необходимата работа. Вашата комисия трябва да разгледа следните основни въпроси, за да разработи ефективен РП:

• Системата поддържа ли основните грижи на вашата комисия? Това е свързано с предишната част от процеса на оценка; трябва да знаете напълно процеса си, преди да можете да определите какви функции се нуждаете. Вашата комисия не може да бъде разсеяна от решения, които могат да предложат функции, които не са ваш основен приоритет. Макар и да изглеждат привлекателни, много блестящи функции и функции няма да създадат никаква стойност за вашата организация, ако те няма да бъдат приети от вашите потребители.
• Дали доставчикът е инсталирал системата в друга организация с подобен размер?
• Вашата комисия трябва да има достъп до справки, които могат да ви дадат представа за въпроси като удовлетвореността на клиентите и проследяването на процеса на изпълнение и скритите такси. Не забравяйте, че функциите не са ценни без силно възприемане от потребителя.
• Какво представлява процесът на изпълнение? Успешното усвояване започва с правилното прилагане. Искате да сте сигурни, че избраният от вас доставчик не оставя вашите потребители без подходящо обучение и непрекъсната поддръжка. Изпълнението трябва да се съсредоточи върху процеса на набиране на вашата организация, без да се научи как да се приспособи към тяхната система.

  Никога не трябва да имате чувството, че вашата програма за изпълнение ще ви остави да се почувствате загубени и несигурни за възможностите на продавача. По време на процеса на оценяване вашата комисия трябва да има впечатлението, че въз основа на приоритетите на вашия отдел и бизнес целите, вашето изпълнение ще създаде здрава основа за дълго партньорство с вашия доставчик на проследяваща система. Не забравяйте, че възприемането от страна на потребителя на системата за проследяване на кандидата ще генерира по-висока възвръщаемост на инвестициите.

Повече за системите за проследяване на кандидатите

• Каква е стратегията за визия и растеж на продавача? Продавачът трябва да демонстрира лидерство и прозорливост като пазарен лидер. За да представи цялостно решение, продавачът трябва да вземе под внимание вашите специфични нужди и да се подготви за промяна и растеж в бъдеще.
• Определете дали това решение допринася за цялостния ви бизнес план? В крайна сметка Изпълнителният директор по подбора вероятно ще трябва да покаже очакваната възвръщаемост на инвестициите, за да направи сериозен аргумент за решението.

  Изпълнителният директор трябва да търси спестявания за такива неща като реклама, наемане на служители, използване на фирмите за търсене и оптимизация на процесите, предоставена от продавача. Компанията трябва също да спести на задържане на служителите и качеството на кандидатите. Може да бъде прекомерно да се създаде напълно подробен документ за запитвания, който ще обхване всички необходими теми за оценка на системата за проследяване на кандидатите.

• Освен възможностите и функциите, вашата комисия трябва да обсъди способността на продавача да служи като дългосрочен партньор на вашата организация. Тъй като комисията провежда процеса на оценка на доставчика, искате да сте сигурни, че ще вземете предвид следните фактори:
• Финансова стабилност: Провеждане на комплексна проверка на финансовите отчети на всички потенциални продавачи, които се преразглеждат. Ще откриете, че това е идеална тема, чрез която вашият сътрудник на финансовата комисия може да ви напътства.
• Качества на стратегическите партньори: За да предложат цялостно решение, някои доставчици ще си сътрудничат с други сервизни компании, за да предложат на своите клиенти по-комплексен набор от услуги. Вашата комисия трябва да е наясно с всяко партньорство, което е свързано с конкурентните доставчици. Информацията може да даде представа за възможното партньорство между вашата компания и продавача.
• Възможности за набиране на персонал: Независимо от размера на вашата компания, трябва да се уверите, че продавачът има способността да поддържа целия жизнен цикъл на служителите, от проследяване на кандидатите, включване, планиране на приемствеността до извънбортиране. Това ще попречи на вашата компания да излезе от своето решение, което вероятно ще доведе до влошаване, нова оценка и скъпо струващи такси за внедряване.
• Развитие на бъдещите продукти: Уверете се, че продавачът предава силно разбиране за предизвикателствата, пред които е изправен наемането сега и в бъдеще. Производителят, който сте избрали, трябва да е на пулса на технологиите и индустриалните новини, за да се приспособи към променящите се нужди и да гарантира, че конфигурациите на решението се използват в пълния й потенциал.
• Интеграция с HRIS: Въпреки че може да искате вашият ИТ комитет да осигури информация за този въпрос, той не трябва да възпира вашата комисия да използва система за проследяване на кандидати, която да не обслужва адекватно целия отдел. Всеки продавач, който си заслужава да обмисли, трябва да осигури възможност за преместване на ключова информация от своята система в системата ви с минимални затруднения.

Обобщение на избора на доставчика за системи за проследяване на кандидатите

Времевата рамка за процеса на избор на доставчик за системата за проследяване на кандидат може да варира от един месец до шест или повече, за да приключи. По-долу е предложен график, който ще позволи на вашата комисия да проектира времева рамка за процеса на подбор на продавача за система за проследяване на кандидати.

Моля, имайте предвид, че това подлежи на промяна въз основа на предпочитана дата за изпълнение.

График за избор на доставчик за системи за проследяване на кандидатите

• Съставете комисия за подбор - 1 седмица
• Идентифицирайте фирмените нужди - от 1 до 2 седмици

Обективно оценявайте доставчиците срещу идентифицираните нужди на компанията със следния процес:

1. Създайте дълъг списък от възможни доставчици - 1 седмица
2. Искане RFPs да предоставят разяснения по всяка тема или загриженост - 4 седмици
3. Създайте кратък списък с ключови критерии за оценка - 1 до 2 седмици
4. Финализирайте доставчик - 3 до 6 седмици
5. Демонстрирайте различни системи - възможно най-скоро
6. Търговски презентации - възможно най-скоро
7. Посещения на място - при необходимост

Имайте предвид, че основната цел на системата за проследяване на кандидатите е да даде възможност на потребителите ви. Членовете на комисията трябва да могат да разпознават и да оценяват технологичните инструменти, оптимизацията на процесите, визията на компанията и поддръжката на клиентите, за да стесняват стратегически търговците в кратък списък с реални възможности.

Вероятно вашият кратък списък може да няма много отличителни функционални различия; следователно е важно да се имат предвид по-малко осезаемите елементи на този продавач.

Вашата комисия трябва да потърси източници на информация като уебсайта на продавача, дискусионни групи, портали за човешки ресурси и търговски изложения. Свържете се с колеги от други компании, които са сходни по размер, нужди и индустрия, за да научите от техния опит.

Партньорството с доставчик, ориентиран към услуги, който е най-съвместим с визията и целите на вашата организация за бъдещето, ще се окаже безценно за всички ключови играчи в оценката, подбора и изпълнението на системата за проследяване на кандидатите.

Повече за набирането и наемането

• Набиране на звезди: Топ 10 начини за получаване на велики кандидати.
• Използвайте LinkedIn за набиране на служители.