Практиките за управление на срещите спомагат за подобряване на производителността

Прекарваме много от работата си в срещи. В много случаи лошите практики за управление на срещите водят до непродуктивно използване на времето на участниците. В свързана статия предлагаме насоки за превръщането на пет сценария за среща в продуктивни събития. Това са допълнителни идеи за подкрепа на укрепването на полезността, производителността и въздействието на срещите.

Ключ за управление на срещи - Stand PAT

Някои мениджъри използват P.A.T. подход към срещите, изискващи a Pналожи, Адженда и а Timeframe. Ангажирането на участниците с тези критични точки от контекста преди сесията гарантира, че хората ще се окажат готови да участват и подкрепят общата цел на срещата. Ясно P.A.T. очертанието помага да се осигури продуктивна сесия.

Трябва да можете да дефинирате целта на срещата най-много в 1 или 2 изречения. "Срещата е планиране на новата маркетингова кампания" или "тази среща е за преглед на новата политика на корабоплаването за обработка на връщанията." Целта помага да се гарантира, че всички знаят защо са там, какво трябва да се направи и как да насочват напредъка и да се стремят към заключение.

Задайте дневен ред. Избройте елементите, които ще прегледате / обсъдите / инспектирате. Бихме искали да определим срок за всяка точка от дневния ред (виж по-долу) и да определим лицето, което отговаря за модерирането на дискусията. Задайте времева рамка; най-малкото задайте начално и крайно време. Препоръчваме също да се определи продължителност за всяка точка от дневния ред. Те трябва да се равняват на общата времева рамка на срещите.

Започнете Вашите срещи навреме

Ако работите в една от онези култури, където хората преминават в срещи по целия път до пет или десет минути след планираното начало, е време да започнете нова тенденция. Една фирма насърчава мениджърите си да затворят вратата в определеното време за начало, а тези, които закъсняват, не са добре дошли да присъстват. Макар че това може да бъде по-драконово от това, което желаете да предприемете, не бива да имате никакво притеснение да подредите срещата, да прегледате целта и да потвърдите очакванията и времето.

Не чакайте, за да се появят изостаналите. Когато някой пристигне със закъснение, не се връщайте и преглеждайте какво вече е било покрито. Продължете с темите на срещата си. Това ще бъде неудобно за изостаналите и ще подобри шансовете му да пристигне навреме на следващата среща.

Ако организаторът / спонсорът на събранието не се появи навреме, считайте срещата отменена и се върнете на работа. Периодът от пет до седем минути е разумен. Коефициентите са, че организаторът на срещата се сблъска с неочаквана трудност и би предпочел да не губите времето си в очакване на него.

Поддържайте срещата на тема

Добра практика е да се определи ролята на някой, който да държи всички на път по време на срещата. Твърде често дискусиите се отклоняват и след това се разграждат до извивката на мнения, идеи, факти и емоции. Вместо това, възложете ролята и информирайте всички присъстващи, че този индивид ще се намеси, ако и кога дискусията се отклони от дневния ред и конкретна тема на обсъждане. В някои фирми тази роля е посочена като "Трафик Коуп", а в други - "Тематичен пазител". Независимо от етикета, ролята е изключително полезна за засилване на ефективността и производителността на вашите срещи.

Ако възникнат допълнителни теми, които са извън дневния ред, но е важно да се обсъдят, те трябва да бъдат ясно уловени и поставени на „паркинга“ за бъдещо разглеждане и обсъждане или за отделна среща. Собственикът на събранието си запазва правото да разреши незначителна дискусия, ако тя подкрепя общата цел на срещата.

Съхранявайте и разпространявайте бележки / минути за срещи

Някой, освен организатора на събранието, трябва да води протокол от заседанието. Добър запис на протокола ще включва:

• Време за среща, дата, местоположение
• Описание на целта
• Копие от дневния ред
• Списък на присъстващите и списък на тези, които не са присъствали
• Подробен обобщен списък на заключенията, мерките за действие, отговорностите и датите за завършване. Много от нотификаторите използват дневния ред като ръководство за изброяване на заключенията и действията.
• Планирана последваща среща, ако наистина е необходима.

В идеалния случай, разпределете бележките за срещите възможно най-скоро след приключването на срещата и абсолютно в рамките на един работен ден. Протоколите и бележките служат като важно напомняне за участниците, както и като източник на информация за други заинтересовани страни, или за тези, които са пропуснали срещата. Протоколите са чудесен инструмент за напомняне на хората и екипите за предприетите от тях последващи действия.

Долния ред

Възможно е една среща да доведе до положителен резултат, като помага да се движат проекти и хората напред, просто не разчитайте на него. Някои старания и умишлено укрепване на вашите техники за управление на срещите ще подобрят шансовете ви да постигнете страхотен резултат.

Актуализиран от Арт Петти