9 Умения за улесняване на срещите за мениджъри

Срещите могат да бъдат или възможности за споделяне на идеи, обсъждане на предизвикателствата и определяне на планове за действие, или те могат да се окажат непродуктивни губещи време. За съжаление мениджърите често са главните фактори, които допринасят за среща на дисфункция на процеса.

Ето идеи за мениджърите на всички нива за укрепване на техните умения за улесняване на срещите в подкрепа на подобряването на продуктивността на срещите.

Където мениджърите не се справят със срещите

Много мениджъри мислят, че знаят как да „управляват” една среща. Те определят дневния ред, правят всичко, което говорят, и вземат всички решения. Макар че това може да се чувства лесно и ефективно за мениджърите, то често е загуба на време за хората и не се включва в творческия потенциал на екипа. Всъщност, той има обратен ефект, тъй като служителите са склонни да се оттеглят, като отлагат на мениджъра, който иска да отговаря.

Има много причини, поради които мениджърите не привличат повече служителите си в срещите, включително:

• Страх от отказ
• Погрешното убеждение, че тъй като те отговарят, те трябва да предоставят всички отговори
• Липса на доверие в способностите или уменията за решаване на проблеми на техните служители
• Липса на умения за улесняване на срещите

Докато първите три позиции са поведението на бедните мениджъри, последното, уменията за фасилитиране могат да бъдат научени и укрепени с практика.

Укрепване на уменията Ви за облекчаване на срещите

По дефиниция, улесняващи средства, Да се ​​направи по-лесно или по-малко трудно; помощ напред За да може мениджърът да улесни срещата (вместо да я управлява), те трябва да са готови да се откажат от властта си и да бъдат отворени за различни резултати и подходи.

Правилното улесняване на срещите включва привличане на всички участници в идентифицирането и решаването на проблеми. Екипите почти винаги ще развиват по-добри, по-креативни решения, отколкото всеки мениджър би могъл и ще бъде по-вероятно да подкрепи прилагането на решенията.

Ето девет умения, необходими за улесняване на срещата, всички от които могат да се научат и подобрят с практиката:

1. Планиране на дневния ред. Съвместна среща започва с планирането на програмата. Избирането на теми, които канят участие, т.е. проблем, който трябва да бъде решен, е много по-ангажиран, отколкото „информационни“ теми. Необходимо е обаче да се отдели достатъчно време, за да се даде възможност за участие на групата.
2. Околна среда и климатични условия. Логистиката е от значение! Когато хората са неудобни, не могат да се видят, не могат да чуят или са гладни, резултатите от срещите ще пострадат. Научете как да използвате логистиката като начин за насърчаване на голямото участие и премахване на бариерите.

1. Питане на въпроси. Големите въпроси стимулират голяма дискусия. Статията „70 страхотни коучинг въпроса, използващи модела на растежа“ предлага някои забележителни подкани за дискусии.
2. Активно слушане. Когато мениджърът перифразира, проверява за разбиране и задава последващи въпроси, той насърчава по-голямо участие и поддържа дискусията.
3. Мозъчна атака. Повечето хора мислят, че вече знаят как да направят мозъчна атака. Обаче те обикновено не са. В твърде много условия ефективността на мозъчната атака се намалява от лошото управление на процесите, силния социален или политически натиск и лошите умения за подпомагане. Много хора никога не са изпитвали наистина силата на една добре проведена мозъчна атака.

1. Умения за изграждане на консенсус. Консенсусът не означава, че всеки трябва да се съгласи с решение. Това означава, че всеки имаше възможност да сподели своите перспективи и да предложи идеи. Правилното подпомагане ще насочи групата от споделяне на идеи до разработване на ефективно решение. Достигането на консенсус отнема повече време, но обикновено става по-силен от групата като цяло. Не забравяйте обаче, че консенсусът не е крайната цел. Ефективното решение за разглеждания проблем е най-важният въпрос. Виж Рамката за вземане на решения от шест стъпки за повече информация за това как да ръководи екип чрез процес на вземане на решения с консенсус.

1. Разрешаване на конфликти. Всеки път, когато има голям брой хора, участващи в решаването на проблем, конфликтът е неизбежен. Всъщност конфликтът по задачата или проблема се разглежда от изследователите на екипи като част от процеса за ефективно вземане на решения. Мениджърът трябва да се научи как да използва силата на конфликта по положителен начин.
2. Умения за невербална комуникация. Докато изследователите спорят за точните проценти, повечето биха се съгласили, че повече от 50% от комуникацията е невербална. Мениджърът трябва да може да чете тона и езика на тялото на групата, за да оцени нивото на ангажираност, откровеност и ангажираност.

1. Записване. Умелото улесняване на групата включва познаване кога да се обърнете към флипчарт или бяла дъска, за да уловите думите на хората. Това кара хората да се чувстват така, сякаш техните идеи се чуват и оценяват и служи като ценен рекорд, който да се използва за планиране на действията и последващи действия.

Долния ред

Времето е ценен актив в живота и в работата. Стремете се да управлявате срещите за оптимална ефективност и ефективност. Ученето, практикуването и прилагането на деветте фасилитативни умения, посочени по-горе, е чудесно място за започване.