Научете как да поддържате протокола за срещите

Протоколите от срещите са подробни бележки, които служат като официален протокол за среща или конференция. Ръководителят на събранието обикновено иска един от участниците да се стреми към тази задача. Един ден, че някой може да си ти! Макар и да не е ужасно трудна работа, тя е важна. Тъй като протоколите от срещите са официален протокол за това, което е станало, се изисква точност. Ще трябва да вземете подробни бележки, че хората трябва да могат да се отнасят по-късно, ако е необходимо. Ето някои насоки, които да ви помогнат да се справите с тази задача с финес.

Разберете какво да правите преди, по време и след срещата.

Преди срещата

• Изберете вашия инструмент за запис: Първото нещо, което трябва да направите, е да решите как ще вземете бележките си. Ще отидете в старо училище и ще използвате писалка и хартия или ще отидете на технологии и ще използвате лаптоп, таблет или смартфон? Проверете с шефа си дали той или тя предпочита да използвате определен метод. Това е малко вероятно, но е възможно.
• Уверете се, че избраният от вас инструмент е в изправност и има резервно копие само в случай, че оригиналът ви се провали. Ако носите лаптоп, например, можете да използвате и писалка и хартия. Не искате да спрете срещата, докато търсите нещо, за което да пишете, ако компютърът ви се срине.

• Прочетете дневния ред на срещата преди началото на срещата. Тя ще ви позволи да формулирате план за вашите минути. Оставете малко място под всеки елемент и напишете бележките си там. Това ще направи работата ви малко по-лесна, стига лицето, което ръководи срещата, да се придържа към дневния ред.

По време на срещата

• Минете около лист за обслужване и се уверете, че всички влизат. Трябва да включите списък на всички присъстващи в официалните протоколи за срещите.
• Уверете се, че знаете кой е.По този начин ще можете да определите кой говори и правилно да записвате тази информация.
• Обърнете внимание на началото на срещата.
• Не се опитвайте да записвате всеки коментар. Добре е да се включат само основните идеи. Бъдете много внимателни, за да не оставяте елементи, с които не сте съгласни. Вашите предубеждения не трябва да ви влияят. Помнете, че това е официален профил, а не вашето мнение за случилото се!

• Напишете всички предложения, които са ги направили, и резултатите от гласуването, ако има такива; не е нужно да записвате кой е подал предложение. Разбира се, правилата на вашата организация могат да се различават, така че първо ги проверете.
• Ако гласуванията по някакви предложения или обсъждания бъдат отложени до следващото заседание, отбележете това.
• Запишете крайното време на срещата.

След срещата

• Напишете минутите възможно най-скоро след срещата, докато всичко е още свежо в ума ви. Ако откриете грешка в бележките си или ако имате въпрос, можете бързо да го изчистите, като говорите с други участници.
• На крайния екземпляр от протокола, включете името на организацията, заглавието на комитета, вида на срещата (дневна, седмична, месечна, годишна или специална) и нейната цел.
• Дайте времето, което е започнало и завършва.
• Дайте списък на присъстващите и бележка за това кой е ръководил срещата. Тук можете също да посочите, че сте взели протокола. Впишете името си в списъка на участниците и в скоби след името си кажете, че сте взели протокола. Алтернативно, в края на документа можете да се отпишете, като напишете "Съответно подадено от", последвано от името ви.

• Проверете минутите, преди да ги изпратите. Помолете някой друг, който е присъствал, да ги погледне. Той или тя ще може да ви уведоми, ако случайно сте оставили нещо.
• Изпратете ги на лицето, което ръководи заседанието, освен ако не бъде инструктирано друго.