Научете за протокола за срещи и защо те са важни

Протоколите от заседанията са писмена или записана документация, която се използва за информиране на присъстващите и неприсъстващите за това какво е обсъдено или какво се е случило по време на среща. Протоколите или бележките за заседанията обикновено се вземат от определеното протоколиране на протоколите от заседанията по време на производството, така че да съществува точен запис за случилото се по време на заседанието.

Минути обикновено включват:

• Имената на участниците
• Посочените точки от дневния ред
• Решения, взети от участниците
• Последващи действия, поети от участниците
• Дати за приключване на поетите задължения
• Всякакви други събития или дискусии, които си струва да бъдат документирани за бъдещ преглед или история

Протокол за срещата като исторически документ

Като исторически документ, протоколите са полезни за документиране на ключовите идеи или дискусионни въпроси, довели до решение. Например, ефективните протоколи за срещите могат да определят петте алтернативи, които екипът обсъжда, и ключовата причина, поради която е избрана за останалите.

Протоколи за типичната бизнес среща не е необходимо да записват всяка дискусия или да уточняват кой какво е казал. Разбира се, това правило е различно за други видове срещи, като съдебни заседания и ситуации, в които се обсъждат правни действия. Тези видове срещи изискват точен запис на разговора и изявления. Но ако човешките ресурси не обсъждат съдебно дело, типичната среща на работното място не документира всяка йота.

Кога и как да споделяте протокола от срещите

В идеалния случай, протоколите от срещите се записват на електронно устройство, като например лаптоп или iPad, и след бърз преглед на правописа, граматиката и яснотата, разпространявани по електронен път на участниците в срещата в края на срещата. По този начин участниците незабавно се уведомяват за своите ангажименти и срокове и могат да повдигат въпроси или да търсят разяснения. Ако това не е възможно, защото записващото устройство иска да запише протоколите или да ги провери за грешки, той трябва да ги разпространи в рамките на 24 часа след срещата.

Протоколите също служат като напомняне за ангажиментите, които членовете на екипа са поели по време на срещата и помагат на участниците да прехвърлят тези елементи в календарите и дневните си списъци със задачи.

Рекордерът винаги трябва да прегледа минутите на предишната среща в началото на следващата среща, така че хората да могат да ги проверят за точност и следващи стъпки.

Как организациите обработват протоколите за срещи

От решаващо значение за успеха на срещата са протоколите, в които е записана историята на срещата за участниците и за служителите, които не са били в състояние да присъстват. Без пълни протоколи за срещите, перспективите за успех на срещата намаляват, защото хората не могат да усвоят и запазят богатство от информация едновременно.

Служителят, който взема протоколите от заседанията, обикновено е член на екипа и води бележки, докато участва в срещата. По време на срещи, които включват правни или свързани с правителството процедури или в срещи на корпоративни съвети, участникът, който не участва, взема официалните протоколи и често записва производството.

За да запишете ключова информация точно, записващото устройство за протоколи за срещи трябва да има детайли и възможност да остане фокусиран. Този служител трябва също така ефективно да изпълнява много задачи, за да може да участва в срещата по време на записването на протоколите.

В някои организации същият служител взема протоколите на всяко заседание. Или отговорността може да премине от служител на служител. Ролята на вземащите минути изгражда ефективни умения за лидерство и комуникация и може да бъде желана работа.

Изисквания за записване на протоколи за срещи

Изискванията за записващото устройство включват възможността за:

• Запишете точно решенията, ангажиментите и основните дискусионни въпроси, направени на заседание
• Запишете елементите за действие и датите, на които са се ангажирали членовете на срещата (позициите за действие са свързани с имена, но в протоколите не се посочва кой е казал какво в неформалните срещи на работното място)
• Прегледайте основните решения и задачи или доброволни ангажименти и действия в края на срещата, за да могат участниците да се споразумеят за тях преди да напуснат
• Бъдете екипен играч и бъдете гъвкави, защото участниците могат да добавят или коригират всичко, с което не са съгласни в протокола

• Работете целесъобразно, за да разпространявате копия от протокола от заседанието в рамките на 24 часа след заседанието