Как да напишем план за управление на проекта

План за управление на проекта е документ, който определя как екипът ще работи по проекта. Той описва жизнения цикъл на проекта и обхваща начина, по който работата ще бъде изпълнена, наблюдавана, контролирана и след това официално приключена.

Планът за управление на проекта всъщност е общ термин за всички подпланове, които ще изготвяте за проекта. Можем да определим плана за управление на проекта като всичко, което е обхванато в тези планове:

• План за управление на изискванията
• План за управление на обхвата
• План за управление на графика
• План за управление на качеството, ако имате такъв
• План за управление на разходите
• План за управление на риска (който трябва да посочва вашия регистър на риска)
• План за управление на промените
• План за управление на поръчки, ако имате нужда от такъв за проекта
• План за управление на конфигурацията, отново, само ако планирате да напишете такъв: може да не чувствате, че е необходимо за вашия проект
• План за управление на човешките ресурси

Планът за управление на проекта включва също така важна информация за изходните линии на проекта, особено за обхвата и графика. Това ви дава ред в пясъка, към който можете да се обърнете, за да можете лесно да видите какво се е променило, когато най-накрая затворите проекта и сравните планираните с действителните резултати.

Като се има предвид това, планът за управление на проекта съществува като самостоятелен документ. Ето какво да включите и как да направите справка с тези други секции.

Писане на документа на плана за управление на проекта

Стартирайте документа с името на проекта и датата. Използвайте шаблон от офиса си за управление на проекти, ако имате такъв, за да спестите необходимостта да започнете от нулата.

След това включете следните раздели:

Прагове и изходни линии: Посочете как ще се управляват базовите линии за графика, обхвата, разходите и качествените области на проекта. Посочете какви ще бъдат приемливите варианти за планиране (например +/- 10%) и какво ще направите, ако изглежда, че ще бъдат нарушени. Вероятно вече сте ги документирали в Хартата на проекта.

управление: Посочете какви прегледи на проекти, партньорски проверки и други управленски мерки ще приложите, докато преминавате през жизнения цикъл на управлението на проекта. Като минимум трябва да включите официалното отписване в края на всяка фаза. Това е една от ролите на спонсора на проекта. Можете също така да въведете подробности за прегледите за качество, които ще проведете, ако това е подходящо за вашия проект.

Методологични решения: Това е добро място, за да запишете кои части от методологията за управление на проекти, които сте решили да не правите, защото това не е от значение. Например, можете да отбележите тук, че няма да правите план за управление на обществените поръчки, защото за вашия проект не е необходима поръчка.

Нещо друго: Не се ограничавайте само до тези заглавия. Включете нещо друго, което смятате, че може да е от значение за планирането на проекта, като връзки с други проекти в компанията, външни фактори, които могат да повлияят на планирането, които искате да насочите към някого и т.н.

Дъщерни планове

Ако обедините всичките си проектни документи в един, това ще бъде огромен план за управление на проекти. Най-добре е в този документ да се включат връзки (или поне описание на мястото, където може да бъде намерен документът). Тогава, ако някой иска да го прочете, той може да го намери, без планът ви за управление на проекти да стане толкова огромен, че никой да не го гледа.

Не забравяйте да свържете и с изходните линии. За базовата линия на графика на проекта запишете версия на плана си и връзката към нея. За основната стойност на разходите, запазете версия на вашето бюджетно планиране от днес и свържете с нея. Тези документи са живи документи и ще се променят в хода на проекта, но ще запазите тези оригинални файлове, за да можете да ги погледнете назад и да направите сравнението.

И накрая, добавете контрол на версиите към плана си за управление на проекти, така че ако трябва да го актуализирате, лесно ще можете да видите дали работите върху последното копие.