Как да напишем доклад за напредъка в бизнеса

Докладът за напредъка се състои от заглавие, резюме, описание на по-малките компоненти, като се посочва кога следва да се изготви следващият доклад. Трябва да напишете доклада, следвайки този шаблон, и след това да го изпратите на шефа си или друг отговорен отчет, както е определен.

удар с глава

Заглавието съдържа идентифицираща информация за отчета. Ще въведете заглавието, датата, на която е публикуван отчетът, състоянието на стоп-сигнала на това, за което докладвате (червено, жълто-зелено) и общия показател, може би процентът завършен, планът срещу действителния. Забележка: Доклад за напредъка като този най-често се използва за проекти, но може да се използва и за докладване на други неща. Например, ако ви е възложена задачата да намалите броя часове на чертеж за инженерна фирма, ще използвате доклад за напредъка, за да покажете напредъка си в намаляването на броя часове на чертеж.

• Заглавие: Проект X Доклад за напредъка
• Дата: 30 май 20xx
• Състояние: Зелено
• Процентът е пълен: 63 актуални, 59 плана

Резюме

Пишете последното резюме. Това е резюмето на всички основни точки, изброени по-долу в основния текст на доклада. В зависимост от вашата аудитория, понякога резюмето е ограничено. Това зависи от вашата аудитория, броя на хората, които получават доклада и техните нива в организацията. Резюмето е насочено към висшите ръководители, които може да не разполагат с време да прочетат целия доклад. Ако вашият доклад е насочен към вашия непосредствен ръководител, се очаква той или тя да прочете доклада и резюмето може да не е необходимо.

Въпреки това, ако това е доклад, който е широко разпространен сред много ръководители в организацията, може да е необходимо да се включи резюме за лицата, които нямат време да прочетат целия доклад.

Напредък на компонентите

Това е основният текст на доклада. В този раздел на доклада можете да опишете напредъка си във всички области на проекта. Изброявате напредъка и постиженията си по отношение на всички показатели през този период. Показвате какъв е планът ви за следващия период от време. След това изброявате не само блокерите, но и какви усилия полагате, за да ги изчистите. Накрая, разделът ще покаже каква допълнителна помощ е необходима от вашия шеф или друг получател на доклада за напредъка.

резюме

Тялото на доклада е последвано от резюмето. Тя включва по-малко подробности, отколкото постигнатия напредък в предишния раздел. Ще включите същата информация, показатели, постижения, план за следващия период и всички блокери, но предоставете по-малко подробности за всяка категория. Например обобщението може да бъде едно изречение, като „всички резултати са навреме”, докато записът за напредъка в предходния раздел може да се каже „Доставката А, дължима на xx / xx / xx ще бъде доставена три дни по-рано.

Отчет Y ще бъде доставен навреме на xx / xx / xx. Докладът C, който е закъснял с две седмици, докато изчаква графиките, сега се очаква да бъде доставен на ревизираната дата на изтичане на xx / xx / xx."

Следващ срок за докладване

Тук можете да посочите кога ще бъде изпратен следващият отчет. Ако това е седмичен отчет, например, ще покажете следващата дата на доклад като една седмица след това. За месечен отчет ще посочите датата следващия месец, когато докладът ще бъде изпратен. Хората, които получават доклада, ще очакват тези данни да бъдат толкова точни, колкото данните в докладите.

Долен ред

Вашият доклад за напредъка се състои от незадължителното резюме, докладването на напредъка на всички компоненти на проекта, подробното резюме и графикът. Направете ги толкова точни, колкото можете.