Как да напишем професионална електронна поща - 7 въпроса, които трябва да си зададете преди да ударите Изпрати

В продължение на много години хората предвиждат смъртта на имейлите. Въпреки че е вярно, че използваме други форми на комуникация като текстови съобщения и социални медии, за да „говорим” с нашите приятели или да изпращаме бързи съобщения до колегите си, ние все още използваме електронна поща, особено за комуникация, свързана с работата. Това е и основното средство за контакт, когато кандидатствате за работа. Важно е както винаги да знаете как да пишете професионален имейл.

Имейлът може да е първоначалната ви точка за контакт с някого и затова това е първата ви възможност да направите впечатление. Обърнете голямо внимание при съставянето на вашите съобщения. Преди да натиснете „Изпращане“, отговорете на тези 7 въпроса.

1. Безплатна ли е грешката ми?

Проверката на имейла ви за грешки е най-важното нещо, което можете да направите, преди да го изпратите. Неправилното изписване и лошата граматика ще ви накарат да изглеждате безгрижни. Това е против впечатлението, което се опитвате да направите, особено ако кандидатствате за работа.

Коректура, докато не сте сигурни, че сте хванали всички правописни и граматически грешки, както и грешки. Grammarly.com има безплатни инструменти, включително разширение за браузъра Chrome, което може да ви помогне с това.

2. Какво казва моят имейл адрес за мен?

Вашият работен имейл адрес, който между другото никога не трябва да използвате за търсене на работа, вероятно е много лесен. Най-вероятно това е някакъв вариант на вашето име. Може да сте избрали по-малко бизнес адрес, който да използвате за лична електронна поща. Адрес, който е внушителен, детски или сладък е добре, ако го използвате само за изпращане на съобщения до вашите приятели и семейство, но ако трябва да напишете професионален имейл, регистрирайте се за нов профил, който носи професионализъм.

Настройте имейл адрес, който използва вашето действително име. Опитайте имената си; вашето име, средно начално и фамилно име; или някаква комбинация от тях. Никога не изпращайте професионалния си имейл от [email protected].

3. Правилно ли са името и имейл адресът в полето „До“?

Когато започнете да въвеждате името на получателя в полето „До“, повечето имейл клиенти ще попълнят останалата част от името с едно от вашите контакти. Лесно може да се окажете с погрешно име в тази област, така че не забравяйте да обърнете внимание на това.

Представете си какви неприятности могат да възникнат, ако случайно изпратите имейл на грешния получател. Да речем, че търсите работа, докато сте все още на работа. Мениджърът на наемане в бъдещия работодател може да има име, което започва със същото писмо като името на текущия ви шеф. Колко неудобно би било, ако изпратиш на шефа си съобщение, предназначено за този мениджър на наемане? Не само искате да се уверите, че вашето съобщение достигне целта, но също така искате да сте сигурни, че тя не достига до непреднамерено.

4. Използвал ли съм подходящото заглавие, за да се обърна към получателя?

Ако вече сте на името с лицето, което изпращате по имейл, е добре да се обърнете към тях по този начин в съобщението си. Все пак, ако за първи път общувате с някого или не сте сигурни как предпочитат да бъдат адресирани, за предпочитане е да използвате официално заглавие като г-н, г-жа, г-жа или д-р и последния име.

Винаги грешайте от страна на предпазливостта. Не може да навреди на това да бъдеш формален. За намек за това как някой, с когото вече имате установена връзка, предпочита да бъде адресиран, погледнете назад към предишните съобщения, за да видите как се подписват. Това ще ви помогне да решите какво да правите.

5. Чувства ли моят тон добре моето послание?

Както се казва: "Не е това, което казвате, а как го казвате." Когато говорите с някого лице в лице, можете да разчитате на интонацията, езика на тялото и изражението на лицето, за да помогнете за допълнителното значение на думите ви.

Когато се опитате да предадете едно и също писмено послание, има повече място за недоразумения, защото читателят не може да види лицето ви, да прочете езика на тялото ви или да чуе гласа ви. Уверете се, че вашето послание е любезно и звучи приятелски и че предназначеното ви значение е ясно.

6. Съобщението ми е просто, но не е загадъчно?

Поддържането на съобщенията ви кратко и сладко ще ги направи по-лесни за разбиране. В същото време не бива да пропускате нищо важно. Не искате да принуждавате получателя на имейла си да познае какво се опитвате да кажете. Вашето съобщение трябва да бъде възможно най-точно, но да включва цялата необходима информация.

7. Включих ли нежелани прикачени файлове?

Много хора отказват да отварят прикачени файлове, които не очакват. Те са прави, за да избегнат това. Компютърните вируси често се предават в тези прикачени файлове. Ако искате да изпратите файл на някого, например автобиографията ви, първо попитайте получателя за неговото разрешение. Изпратете го само ако той каже, че е добре.