Най-добри практики за досиетата на служителите

Добра идея е работодателят да поддържа личен файл за всеки служител. Документирането на историята на заетостта, записите за приноса и постиженията, дисциплинарните известия, повишенията, плановете за развитие на изпълнението и много други, принадлежат към досието на персонала. Смарт работодателите съхраняват и повече от един персонал.

Работодателят има основателни причини да съхранява няколко досиета на персонала - някои правни и някои цели за най-добри практики. Необходима е документация, така че работодателят да има точна представа за трудовата история на служителя. Документацията подкрепя решенията на работодателя и може да защити работодателя в съдебно дело - запазено правилно.

Съдържанието на досието за персонала предоставя исторически преглед на важните събития по време на кариерата на служителя. Те подкрепят решенията, които се вземат за служителя и неговата кариера. Те демонстрират обосновката на работодателя за наемането, повишаването, прехвърлянето, наградите и признаването и решенията за уволнение.

Различни насоки са свързани с различни типове файлове за персонала

Тъй като се препоръчват няколко вида персонални досиета, различни правила и насоки са свързани с всеки тип личен файл.

• Всеки тип персонален файл има различна причина за съществуващо и различно съдържание, основано на тази причина.
• Всеки тип персонален файл се съхранява различно.
• Достъпът до досиетата на персонала е ограничен до определени служители в повечето организации. Много организации ограничават достъпа на персонала само до персонала на човешките ресурси. Различните типове файлове на персонала имат различни насоки за достъп.
• Достъпът на служителите до неговия личен файл е разрешен, но повечето работодатели създават насоки за достъп на служителите с политика за достъп до персонала в наръчника на служителите. (Различни държави и юрисдикции имат различни правила, затова бъдете в течение за местоположението си.)

  Повечето организации не позволяват на мениджъра на служителя да получи достъп до цялостното досие на персонала. Те очакват от мениджърите да съхраняват съответната документация в своя собствен мениджърски файл на служителите, който не е официален личен файл.

• Отдел „Човешки ресурси“ притежава и отговаря за досиетата на персонала.

Препоръчителни файлове за персонала

Тук са описани типовете препоръчани лични данни и това, което трябва да знаете за работата с тях.

Файл за персонала на служителя

Това е основният файл на персонала, който работодателят поддържа за всеки служител. Досието на персонала съхранява трудовата история на всеки служител. Това е, което трябва да знаете за файла с персонала на служителите.

Медицински файл

Медицинското досие на служителя има сериозни правни ограничения, които работодателят трябва да знае и да внимава. Ето какво трябва да знаете за поверителността и съдържанието на медицинските досиета на служителите.

Файл за заплати

Достъпът на служителите до файла за заплати на служителите е по-малко ограничителен от достъпа до медицинското или персоналното досие. Файлът за заплати съдържа информация за заплатата, избора на обезщетения, промените в заплащането, залозите и друга правна документация, която засяга заплатата на служителя. Различни служители в областта на счетоводството и човешките ресурси получават достъп до информацията в досието.

I-9 Формуляр за служители

Поради правата за достъп на различни държавни агенции, вие следвате най-добрите практики, като поддържате отделен файл за всички форми на служител I-9. Научете повече за съхранението на I-9 формуляри.

Политика за достъп на персонала до служителите

Искате да дадете възможност на всеки служител да знае какво има в неговия личен файл, но трябва да контролирате целостта, пълнотата и задълбочеността на файла. Поддържането на конфиденциалност и ограничен достъп на служителите и работодателите се осигурява с политика за достъп до досиетата на персонала.

Какво да не се включва в досието на служителите

Търсите указания за съдържание, което никога не трябва да се включва в досието на служителите? Тук са моите най-добри препоръки за съдържанието, което искате да запазите или в отделно, неофициално място, или изобщо да не се запази. Запазването на ненужна и чисто мислена документация може да ви навреди.

документация

Знаете ли каква документация е? Думата, документацията често се появява в света на заетостта и човешките ресурси. Но смисълът на документацията и защо искате да документирате конкретни събития в областта на заетостта е изцяло обхванат: "Значението на документацията в човешките ресурси". Обърнете внимание, защото правилната документация е от съществено значение за точните файлове за заетост.

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и авторитетна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.