Какво работодателите не трябва да съхраняват в досиетата на персонала

Работодателите никога не трябва да поставят определени предмети в общите си записи за персонала. Съдържанието на файловете и документите на персонала на служителите ви е общодостъпно за персонала на човешките ресурси, служителя и управителя или ръководителя на служителя в някои компании.

В други случаи достъпът е ограничен до персонала, а служителите могат да поискат достъп до техните документи. Адвокатите могат също да призоват съдържанието на документите за персонала за съдебни дела и жалбите на Комисията за равнопоставеност на заетостта (EEOC). Бивш служител може също да поиска копие от документацията на персонала си.

Най-добрата практика прави досието на персонала достъпно само за членовете на персонала на човешките ресурси. Трябва да държите досиетата на персонала под ключа и ключа в място за съхранение, което ги прави недостъпни за другите служители.

С всички тези потенциални употреби и потенциални зрители от персоналния ви архив на служителите, работодателят трябва да се погрижи да поддържа безпристрастна, фактическа документация за служебната история на служителя във вашите кадри за персонала.

Следователно ще искате да приложите тези общи насоки към документацията, която запазвате в документацията на персонала на вашата организация.

Указания за съдържанието на досието на служителите

Информацията в документацията за персонала трябва да бъде фактическа.

Становища на надзорния орган или на персонала; случайни бележки; клюка; необосновани слухове; въпроси, доклади или твърдения от други служители, които са неизследвани; твърдения, които не са преследвани, разследвани и приключени; и всяка друга фактическа информация, коментар или бележки следва да бъдат изключени от досието на служителя.

Един от най-лошите примери за обиден коментар, който мениджърът по човешките ресурси е открил в досиетата на служителите, включва бележки за интервю за мениджър на наемане. Един от тях заяви: „Може би е твърде дебел, за да се качваш и слизаш по стълбите, ако е необходимо.“ Представи си, че работникът, адвокатът и дори бъдещи служители и надзорници четат коментари като тези.

В друга компания мениджърът намери необосновани бележки, които мениджърите и другите са поставили в досиетата на служителя, като например: „Мария е ядосана, защото не е получила повишение. Виждате ли проблема?

Досиетата на персонала трябва да бъдат внимателно прикрепени към съответните им местоположения на файлове.

Определете протокол за персонала на фирмата си въз основа на законите на щатите и федералните закони, законите за заетостта като Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване от 1996 г. (HIPAA) и най-добрите практики на работодателите.

След това се придържайте към протокола. Вие не искате да намирате извиненията на докторантите, прибрани в досието на персонала, когато те се намират в медицинско досие. Нито пък желаете обосновка и обосновка за промоцията на служител в досието за заплати.

Също така не искате записите за решение за наемане, които включват проверка на фона или бележки от дискусии с бивши работодатели в досието за персонала.

Необходимо е обучение на ръководители, мениджъри и други служители, които предоставят документация в документацията на персонала.

Всяко лице, което има достъп и може да поставя документи в персонален файл на персонала, се нуждае от обучение, за да напише документацията правилно.

Заявявайки в изречението на служител, че служителят е пълна безработица, няма да спечели персоналните ви записи. Известно е обаче, че необучените супервайзори пишат подобни декларации и ги поставят в досиетата на служителите.

Още по-добре, ограничете достъпа до файловете на персонала на персонала, който отговаря за записите и знае какво трябва и не трябва да се поставя в досието на персонала.

Балансирайте информацията, която поставяте в документацията на персонала.

Включете както положителните, така и отрицателните аспекти на трудовата история на служителя. Твърде често, записите на персонала подчертават всяко негативно събитие и пропускат положителните компоненти, които всеки служител преживява. Помислете за повишения, промоции, награди за върхови постижения и копия на похвали и бележки за благодарност.

Разпознава разликата между личните бележки на надзора за персонала, който ги докладва, и официалните записи на персонала на компанията.

Бележките на надзора, които се използват за подобряване на изпълнението, за проследяване на проектите и завършване на целите, както и за справедливо определяне на увеличения и планове за развитие на изпълнението, например, принадлежат към личния файл на надзора, а не в официалната документация на персонала на компанията.

Признават също необходимостта от обучение на надзорните органи как да се водят бележки и да се съхранява документацията в досието им за управление. Същите критерии за факти, а не за мнения и конкретни примери, а не слухове, се прилагат за частни бележки.

Личните бележки на надзора могат да бъдат призовани при съдебно дело, затова се препоръчва предпазливост дори за частни бележки. Практиката на надзорните органи, съхраняващи копия от записи, които съществуват в служебния файл на служителите в досието им за управление, не се препоръчва.

Наемането на документация и бележките за интервюта представляват малко затруднение.

Най-добрата практика е да се поддържа отделен файл за всяка позиция, която попълвате, която включва цялата документация, свързана с попълването на тази позиция от обявата за работа до референтните проверки. Резюметата, придружителните писма и молбите на кандидатите принадлежат към този файл, освен че трябва да преместите молбата на наетия служител в досието на служителите.

Този файл има официални контролни списъци и формуляри, които се стремят към безпристрастно представяне на квалификациите на потенциалния служител и подкрепят решението ви да наемете най-квалифицирания кандидат. Мненията и бележките на мениджъра на наемане, които бяха взети по време на процеса на наемане, не принадлежат към този файл.

Човешките ресурси могат да събират тези бележки, за да поддържат пълна документация за решение за заетост, но те не принадлежат към документацията за персонала.

Фактическа документация относно решенията за заетост.

Тази документация включва такива решения като повишение, прехвърляне към странична възможност и увеличаване на заплатите и те принадлежат към документацията за персонала. Мненията на надзора или ВП за служителя не са. Документацията за официални дисциплинарни действия, като писмено предупреждение, също принадлежи към личното досие на служителя.

Специфични примери на документация, която не трябва да бъде в документацията на персонала

Следната информация не трябва да се поставя в документацията на персонала. Документацията може да изисква отделен файл, може да бъде класифициран като надзорни или управленски бележки, или да не се съхранява изобщо от работодател.

• Всяка медицинска информация принадлежи към медицинското досие.
• Информацията за заплатите принадлежи към файла за заплати.
• Документите, които включват номера на социалното осигуряване на служителите или информация за защитените класификации на служител като възраст, раса, пол, национален произход, увреждане, семейно положение, религиозни убеждения и т.н., никога не трябва да се съхраняват в досиетата на персонала.
• Надзорната документация с цел управление на работата на служителя, поставянето на цели, предоставената обратна връзка и т.н. трябва да се подаде в частна, надзорна или мениджърска папка.
• Разследващите материали, включително жалбата на служителите, интервютата със свидетели, интервюто с служителите, констатациите, препоръките на адвоката и решението, както и последващите действия, за да се гарантира, че няма да има отмъщение, трябва да се намират в досие за разследване, което е отделно от документацията за персонала.
• Файловете на I-9 служители в I-9 файл или място, далеч от персонала.
• Поставете контролни проверки, включително криминална история, кредитни доклади и т.н., и резултатите от тестването на наркотици в отделен файл, до който надзорниците, мениджърите и служителят нямат достъп. SHRM препоръчва или този отделен файл, или препоръчва тази информация да бъде вписана в медицинското досие на служителя.
• Документи за равни възможности на служителите, като например формуляри за самоидентификация и правителствени доклади, не трябва да се съхраняват в досието на персонала, нито където и да е достъпът на надзора.

Ако следвате тези указания, вашата организация ефективно съхранява фактическа, поддържана история на заетостта и записи на персонала в подходящите места.

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и авторитетна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.