Често задавани въпроси и интервю за рецепционист

В много организации рецепционистите са лицето на компанията. Всеки нов клиент, кандидат за работа, служител или доставчик от трета страна ще мине или ще се регистрира с рецепционист, така че работодателите са готови да намерят някой, който ще бъде отговорен, приятелски настроен и спокоен.

10 Типични въпроси, зададени в интервю за рецепционист

Тук ще намерите често задавани въпроси за рецепционистите, примерни отговори и съвети за това какво да кажете по време на интервюто.

1:53

Гледайте сега: Как да отговорим 4 Общи Въпроси за интервю за рецепционисти

1. Какво правите, за да се справите с бърза работна среда?

Какво искат да знаят: Вашият интервюиращ иска да бъде сигурен, че можете да продължите. Начинът, по който го правите, вероятно е без значение, но трябва да имате ясен и уверен отговор готов.

Първото нещо, което правя, е да запазя спокойствие, тъй като неистово, стресирано отношение не е полезно и също не е добър поглед пред персонала или клиентите. Опитвам се да сортирам задачи, така че винаги да работя върху най-важната задача. Обикновено това е нещо, което включва един от клиентите на компанията. Също така поддържам списък на всичко, което трябва да направя, за да не пренебрегвам никакви важни отговорности.

2. Как организирате дневния си график?

Какво искат да знаят: Начинът, по който организирате деня си, не е от значение. Целта е да покажете, че сте добре организирани и ще изпълнявате всичките си задължения компетентно и своевременно.

Започвам всеки ден, като съставям списък с всичко, което трябва да постигна. Проверявам календара си за срещи или срещи, за да мога да съм наясно с тях и да получа покритие на рецепцията, ако е необходимо. В работата ми комуникацията е от ключово значение, така че постоянно отговарям на телефона и проверявам имейлите си за нови заявки, след което актуализирам списъка със задачи със съответните последващи задачи.

3. Каква роля играе рецепционистът при първото впечатление на клиента от организацията?

Какво искат да знаят: Вашият интервюиращ трябва да е сигурен, че разбирате позицията, за която кандидатствате, но този въпрос може да бъде и културен, засягащ вашата философия на работа.

Рецепционистката може да направи голямо впечатление - положително или отрицателно - върху клиентите. Тъй като аз съм един от първите хора, които клиентите виждат, разочароващо или лошо взаимодействие може наистина да влоши тяхното мнение за компанията или цялостния опит, който са имали. За мен това е подобно на това, когато домакинът ви посреща в ресторант. Ако те изглеждат неистови или действат грубо, тогава може да се почувства по-късно, тъй като храната ви просто не е вкусна. Ето защо винаги се грижа да посрещна хората с усмивка на лицето си и да се уверя, че всички клиенти се чувстват така, сякаш са получили цялото ми внимание.

4. Разкажете ми за времето, когато трябваше да се справяте с гневен клиент или гост, по телефона или лично. Как се справихте със ситуацията?

Какво искат да знаят: Това е един от няколко въпроса, които бихте могли да зададете, свързани с това как се справяте със стресови и трудни условия. Можете също така да бъдете попитани как сте отговорили на престъпна или неетична дейност. Бъди честен. Не преувеличавайте и не се продавайте кратко.

Като рецепционист в кабинета на лекаря често разговарях с разочаровани пациенти по телефона. Веднъж жена беше толкова яростна, че отделът за фактуриране не я беше извикал в същия ден, че тя започна да ми крещи по телефона. Беше неприятно! Това, което се опитвам да направя в тези ситуации, е да мисля за това колко стресиран трябва да се чувства човек, за да се държи по този начин. След минута извика й казах: - Трябва да сте наистина разочаровани. Можете ли да ми кажете повече за това, което се случва? Това помогна да се забави разговора и да се намали силата на звука. Тя обясни цялата ситуация и аз я уверих, че нашият човек за фактуриране излиза за деня и ще бъде в контакт. Също й казах, че ще поставя бележка на бюрото на фактуриращия човек, като я помоля да се обади на жената като първа задача. До края на разговора тя беше много по-спокойна и се извини за по-ранните си груби думи.

5. Желаете ли да работите извънредно?

Какво искат да знаят: Ако не желаете да работите извънредно, кажете така. Ако желаете да работите извънредно, но само в определени граници, кажете също. Да, има компании, в които неработещите извънреден труд ще ви струват работата. Но вземането на ангажимент, който не можете да запазите или поставите в положение, в което трябва да пожертвате вашето благосъстояние или това на вашето семейство за вашата работа, не е приемлива опция. Нуждаете се от работа, която отговаря на вашите възможности.

Удобно ми е да работя извънредно няколко пъти месечно, стига да имам предварително предизвестие. Наличието на хедс-ъп улеснява пренареждането на плановете ми. В крайна сметка, много вероятно също ще се занимавам с един и същи ден, но бих предпочел да имам еднодневно предизвестие.

6. Колко служители са работили във вашия последен офис?

Какво искат да знаят: Интервюиращият иска да знае какъв тип среда сте работили, как се сравнява с компанията, с която интервюирате, и дали сте удобни да работите в малки и / или големи работни места.

В последния ми офис имаше пет служители. Това е достатъчно малко, че започнахме да се чувстваме малко като семейство. Знаете, всички знаеха, че Марта в отдел „Плащания“ се нуждаеше от две чаши кафе, преди да можете да задавате сложни въпроси. Преди това обаче кабинетът ми беше доста голям - 60 служители. Чувствах се удобно и в двете среди, въпреки че първият месец в големия офис беше малко предизвикателен, тъй като трябваше да разбера кой какво е направил и къде да насочва повикванията с много опции.

7. Опишете предишните си задължения като административен асистент, секретар или рецепционист.

Какво искат да знаят: Интервюиращият иска да премине отговорностите, които сте посочили в автобиографията си, и да потвърди, че те се вписват в позицията, която се предлага. Това също е добра възможност за разширяване на въпросите, подчертани в работния ви опит.

Като рецепционист в ABC Financials, аз бях първият човек за клиентите. Отговорих на общата телефонна линия, както и на телефоните за петте вицепрезидента на компанията. Бях отговорен и за получаването на пакети и за разпространението на поща, за поздравления и придружаване на клиенти и продавачи до заседателните зали и за поддържането на общия информационен имейл адрес на компанията. Също така имах много административни отговорности: управлявах календарите на тези вицепрезиденти, организирах бизнес пътуванията им и помагах да създавам и усъвършенствам презентации на PowerPoint и други материали за разпространение на събития.

8. Как определяте приоритетите на обажданията, клиентите, доставките и други въпроси, които трябва да бъдат разгледани незабавно?

Какво искат да знаят: Интервюиращиятиска да знае колко си добър в многозадачност, организиране на време и приоритизиране на задачи. Това също е добра възможност да посочите как сте се сблъскали с множество приоритети и да обясните как се справяте с тях.

Многозадачността е от съществено значение, когато офисът е зает. Когато не е грубо, аз се опитвам да изпълня няколко задачи едновременно. Например, мога лесно да отговоря на телефонно обаждане, докато подписвам пакет от доставчика. Когато многозадачността не е възможна, поставям фокуса си върху клиенти и клиенти като приоритет номер едно. Ако е необходимо, ще попитам дали могат да ми дадат минута, за да направя друга задача първо - и ако нещата са наистина заети, се опитвам да се обадя на колега, за да ми осигури покритие.

9. Колко са силни компютърните ви умения?

Какво искат да знаят: Интервюиращият иска да потвърдите кои компютърни умения имате, дали вашето ниво на умения е съвместимо с очакванията на компанията и кои програми най-удобно използвате. Ако е възможно, е добра идея да се проучат кои програми използва компанията преди интервюто.

Имам много силни компютърни умения. Освен че съм запознат с Microsoft Office, аз също използвах, за да правя актуализации на уебсайта на компанията в последната ми роля, така че ми е удобно да използвам и WordPress. Когато започна да използвам нова програма или приложение, обикновено намирам, че на повечето от въпросите ми може да се отговори чрез онлайн търсене, въпреки че оценявам получаването на урок от колега.

10. Разкажете ми за опита си с обслужването на клиенти.

Какво искат да знаят: Интервюиращият иска преглед на опита ви за обслужване на клиенти - колко години, конкретни примери и какви умения използвате, за да разрешите проблемите.

Работя в обслужването на клиенти, откакто бях тийнейджър. Първата ми работа беше в една книжарница, където помогнах на клиентите да намерят книги и понякога покриваха касовия апарат. По време на колежа също имах работа на непълно работно време, този път продавайки дрехи. След това, разбира се, като рецепционист в ABC Company, аз също се занимавах с клиенти, въпреки че в тази роля не правех директно никакви продажби. Чувствам се много удобно да взаимодействам с клиентите и да решавам техните проблеми, независимо дали открива книгата, която търсят, или променя времето за среща с изпълнител.

Съвети за отговор на въпроси на рецепционистите

Най-добрите рецепционисти са детайлни, организирани и отлични комуникатори. Ето защо, кандидатите трябва да се покажат готови да отговорят на въпроси от интервю с отворен край, които ще оценят опита, познаването на инструментите на работното място, процеса и набора от умения - включително работа с обслужване на клиенти, многозадачност и способност за бързи разговори.

В този случай интервюиращите не търсят непременно отговори „да“ или „не“. Вместо това те очакват кандидатите да отговорят с конкретни примери, които описват как се справят с минали ситуации на работното място, и задават внимателно проучени въпроси за приоритетите на компанията, очакванията, целите и предизвикателствата.

Поради непрекъснато нарастващия технологичен напредък на работното място рецепционистите трябва да имат и силни технически умения. Трябва да имате опит с използването на телефонни системи и офис машини като принтери, копирни машини, скенери и факс машини (да, все още), в допълнение към компютърни приложения като MS Office и специфичен за индустрията софтуер.

7 Въпроси, които трябва да зададете на интервюиращия

Интервюиращите ще очакват от вас да задавате въпроси. Ето списък с въпроси, които можете да зададете по време на или в края на интервюто ви:

1. Можете ли да ми кажете повече за ежедневните отговорности за тази работа?
2. Какви качества търсите в лице, което искате да наемете за компанията?
3. Какви са очакванията ви за тази работа и как оценявате успеха?
4. Защо последният човек, който е заемал тази работа, е напуснал?
5. На кого се отчита тази позиция?
6. Какви са възможностите за кариерно развитие с компанията?
7. Предлага ли фирмата възможности за обучение на служителите?

Как да направим най-добро впечатление

Позицията на рецепциониста може да се счита за начално ниво, но може да бъде и първата стъпка нагоре по корпоративната стълба. Един бъдещ работодател ще бъде привлечен от уверен, уверен в себе си човек. Често ще бъдете първият човек, когото клиентите или пациентите ще срещнат, когато влизат за първи път в офиса.

Уверете се, че първото ви впечатление е най-доброто, което може да бъде. Ето как да се подготвите за интервю. Заедно с авторитетно автобиография, отделете време да облечете частта, когато интервюирате. Ако получите работата, ще бъдете на първа линия и е важно да покажете на работодателя професионалния си имидж.

Ако не сте сигурни какво да облечете в интервюто, вижте тези съвети как да се облечете за интервю. Ако и вашето резюме и професионалното облекло са на място, и сте готови да отговорите на вероятни въпроси, ще успеете да получите позицията, за която сте интервюирали.