Как Chunking подобрява ефективността на работата и производителността

Като мениджъри, ние прекарваме твърде много от нашия ден, опитвайки се да съберем повече работа в по-малко време. Често срещан отговор за претоварените професионалисти на всички нива е да се опитва да изпълнява много задачи едновременно. Проблемът е, че многозадачността не работи.

Защо многозадачността не е най-ефективният подход за работа

Например, представете си, че като си миете зъбите сутрин, започвате да мислите за дневния ред за голяма среща по-късно през деня. Това не отнема голяма част от обработващата сила на мозъка ви, за да миете зъбите си и всъщност може да сте в състояние да се концентрирате върху дневния ред, докато обработвате механично задачата си за почистване на сутрешните си зъби.

Но какво да кажем за две задачи, които изискват повече капацитет на мозъка ви? Може да говорите по телефона, докато подготвяте закуска. Можете да получите и двете задачи правилно, но възможността за грешки, дължащи се на пропуски в вниманието, е голяма.

Блокиране като алтернатива на многозадачността

"Чанкинг" описва как работи използването на човешката памет. Важно е да запомните тази концепция, докато разглеждаме изпълнението на няколко задачи едновременно. Всъщност ние сме между тях, вместо да ги правим по едно и също време (въпреки че в случай на миене на зъбите може да изглежда, че те са едновременни).

Представете си, че сте на телефона, когато някой влезе във вашия офис. Те искат съвет или бързо решение по даден въпрос. Престанете да слушате лицето по телефона за кратко, да сканирате бележката пред вас, да напишете отговор и да се върнете към телефонния разговор. Не сте извършили двете дейности (телефонно обаждане и личен разговор) едновременно.

Всъщност сте изпълнили три задачи последователно; започна телефонното обаждане, осъществи разговора в лицето и отново възобнови телефонното обаждане. Точно както в примера за закуска по-горе, бихте могли да сте придобили и двете по-добре, и по-малко общо време, ако сте ги направили един след друг, вместо по едно и също време. Причината е, че когато започнете всяка задача, трябва да се съсредоточите върху нея и да започнете.

Защо времето за стартиране при многозадачност е неефективно

Когато започнахте телефонния разговор, трябваше да помислите за това, да намерите телефонния номер и да осъществите обаждането. Когато сте били прекъснати, трябваше да разберете какво иска човек от вас, за да може да им дадете решение. И накрая, когато възобновихте телефонното обаждане, трябваше да помните къде сте спрели. Може би дори трябваше да кажеш: - Ами, съжалявам, някой влезе. Какво казвахте?

Колкото повече пускате и спирате през деня, толкова повече време отнемате толкова много време за започване. Тези моменти са непродуктивно време. Ако имате дневен отчет за подготовка, началният момент вероятно е доста кратък в сравнение с този за доклада, който правите само тримесечно. Все пак, ако подготвяте този доклад и се прекъсвате, имате почти същия период от време за стартиране.

Да кажем например, можете да напишете доклад за 30 минути без никакви прекъсвания. Въпреки това може да отнеме няколко часа, ако непланираните задачи и прекъсвания се появят през целия ден. Това значително забавяне често не идва толкова много от действителните прекъсвания, колкото времето, необходимо за рестартиране на доклада отново и отново.

Защо трябва да опитате отблъскване вместо многозадачност

Добре, понякога трябва да изпълнявате много задачи. Вашата работа може да работи като моя, така че какво е по-добре от многозадачността? Шункирането е по-добре.

Смисването е концепцията за разбиване на деня ви в по-големи парчета, вместо да реагирате на постоянни прекъсвания. Колкото повече време можете да отделите за конкретни задачи, толкова по-малко начални моменти ще имате, а ефективността ви се подобрява съизмеримо. Тъй като няма да прекарвате толкова време в стартови моменти, ще имате повече време и ще постигнете повече. Като бонус, тъй като ще можете да се съсредоточите върху една единствена задача, ще го направите по-добре.

Като странична лента, мениджърите на проекти отдавна са измислили силата на тази техника и са създали своя собствена версия на "chunking" чрез процеса на разбиване на работата.

Как да започнем с шункиране на работното място

И така, как можете да започнете да олющявате?

• Започнете с малко, докато не почувствате. Изберете една задача, може би седмичния си доклад.
• Отделете 30 минути, които знаете, че ще отнеме.
• Затворете вратата си или поставете знак, който гласи „Гений в работата“ или нещо подобно и след това се съсредоточете върху доклада и нищо друго освен на доклада.
• Игнорирайте телефона.
• Не проверявайте имейла.
• Просто напишете доклада.

Опитайте същото с телефонни разговори, срещи на служители и други редовни дейности. Съсредоточете се, извадете дните си и след няколко седмици тренировка ще се почувствате и ще бъдете по-ефективни.

Долния ред

Не губете толкова много от времето си, опитвайки се да изпълните много задачи. Вместо това, направете себе си по-ефективни и по-продуктивни от парче. Макар че терминът е неудобен, концепцията е ефективна.

Актуализиран от Арт Петти