Пример за формално отсъствие на писмо

Трябва ли да си вземете отпуск от работа? Ако е така, важно е да подадете писмено искането си, както за целите на документацията, така и за улесняване на мениджъра ви да разбере какво искате.

Писмено искане за отпуск увеличава шансовете вашият мениджър да удовлетвори вашето искане и помага да запазите позицията си на работа, за да минимизирате последствията от кариерата си.

Процесът за искане на отпуск от работа

Типичният процес на искане за официално отсъствие от работа е да обсъдите вашата ситуация с вашия мениджър или отдел човешки ресурси.

Първо трябва да напишете писмо (или по-обикновенно имейл) на вашия пряк ръководител с молба за среща, за да обсъдите дали и как трябва да кандидатствате за отпуск.

В това писмо трябва да предоставите:

• Вашата причина да се нуждаете от отпуск (като раждане или осиновяване на дете, лични или семейни здравни проблеми, загуба на любим човек или освобождаване от прекомерна стрес)
• Нещата, които желаете да направите, за да се подготвите за отсъствието си (примери: обучение на заместника, писане на подробен наръчник за ежедневните ви работни процеси или предлагане да останете достъпни за въпроси по време на отсъствието ви)
• Датите на заминаване и връщане на работа, които очаквате
• Искане за съдействие от вашия ръководител, за да ви помогне да преговаряте за процеса на отпуск с висшето ръководство и / или вашия отдел по човешки ресурси

След като сте присъствали на тази среща с вашия ръководител, проследете разговора с писмено искане за отпуск. Това ще отиде във вашето делово досие, за да започне официалният процес на отпуск и да предостави документация, за да може вашият отпуск да бъде одобрен.

Вашата компания може да има действаща политика за искане на отпуск от работа, която уточнява причините за отпускане и колко време служителите имат право да използват.

Проверете наръчника на служителите си за подробности. Ако съществува политика, не забравяйте да се придържате към тези насоки за искане на отпуск.

Dos и Don´s за искане на отпуск

Важно е да поискате отпуска си по най-добрия начин. Следните указания ще ви помогнат да напишете заявка, която е ефективна, професионална и внимателна.

• Дайте колкото се може повече информация. Отнема време, за да уредите покритието на вашата работа и да се справите с изискванията за човешки ресурси, свързани с отпуска.
• Знай си правата. Актът за семейно и медицински отпуск дава право на много служители да получават неплатен отпуск, за да се справят с медицински състояния и семейни нужди, като раждане или осиновяване на дете или извънредни ситуации, свързани с военната служба на член на семейството. Допустимите служители, които работят в компании с 50 или повече служители, имат право на 12 работни седмици от неплатен отпуск за 12-месечен период. Разберете дали сте покрити, преди да поискате отпуск.

• Говорете първо с вашия пряк ръководители очертайте писмено искането си.

Какво да включите в официалното си писмо

Когато се иска официално отпуск, писмото ви трябва да включва:

• Искане за отпуск
• Датите, които очаквате да бъдат далеч от работата
• Датата, в която планирате да се върнете на работа
• Предложение за оказване на помощ, ако е възможно
• Благодарим ви, че разгледахте молбата ви

Виж по-долу примери за писма, изискващи официален отпуск, както и писма и имейли, в които се посочва причина за искане за удължаване на времето извън работата.

Официално писмо с молба за отпуск: писмен пример

Това писмо с пример за отпуск дава официално искане за отпуск от работа, след обсъждане с ръководителя на служителя.

Твоето име

Вашият адрес

Вашият град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Дата

Име на надзора

Заглавие

организация

адрес

Град, пощенски код на държавата

Уважаеми господине! Фамилия:

Това писмо е официално искане за отпуск, който да продължи по време на нашата среща вчера. Както обсъдихме, искам да поискам отпуск от 1 април до 30 юни 20ХХ.

Ще се върна на работа на 1 юли 20ХХ.

Моля, уведомете ме, ако мога да предложа допълнителна информация или ако имате някакви въпроси.

Благодаря ви много за вниманието, което ми предоставихте за тази възможност за личен отпуск.

На Ваше разположение, Вашият подпис (хартиено писмо)

Вашето въведено име

Как да изпратите официално искане за отпуск

Ето пример за имейл съобщение с искане за отпуск.

Предмет: Отпуск - Джон Дули

Уважаеми Дженифър, Както обсъдихме вчера, бих искал да поискам официално отсъствие от моята работа. Планирам да съм далеч от 1 юли 20ХХ - 31 декември, 20ХХ, да се върна на работа на 1 януари 20ХХ.

Ако бъде одобрен, ще се радвам да помогна с план за покриване на работата ми в отсъствието ми. Също така ще бъда на разположение да отговарям на въпроси и да предоставям помощ, докато съм далеч.

Моля, уведомете ме, ако имате нужда от допълнителна информация. Благодаря ви много за разглеждането на моята молба.

Най-добър, Джон