Изборът на най-добър поздрав за следващото ви писмо

Когато пишете бизнес писмо, е важно да включите подходящ поздрав в началото. Това е вярно, независимо дали изпращате съобщението си по имейл или по пощата. Използването на подходящ поздрав задава тона на вашето писмо и показва на получателя, че разбира основните правила на бизнес етикета.

Докато обикновена „Здравей“, „Здравей“ или дори „Хей“ е подходяща в случайна кореспонденция, по-официално поздрав е подходящ, когато изпращате по електронна поща въпроси, свързани с бизнеса, като придружително писмо, препоръчително писмо или писмо за запитване.

По-долу е даден списък с примери за призоваване на писма, които са подходящи за кореспонденция, свързана с бизнеса и заетостта. По-късно ще обясним как да избираме и форматираме поздрав, както и как да адресираме писмо до някой, чието име не знаете.

Примери за призоваване на бизнес писмо

• Уважаеми господин Смит
• Уважаеми г-н и г-жа Смит
• Уважаеми г-н Уайт и г-жа Смит
• Уважаеми д-р Смит
• Уважаеми съдия Смит
• Уважаеми г-жо Джоунс
• Скъпа Джейн Доу
• Уважаеми д-р Хейвън
• Уважаеми д-р и г-жа Хейвън
• Уважаеми първо име (ако познавате добре лицето)

Всички тези поздрави започват с думата „скъпа“. Докато можете просто да започнете писмо с името на човека, което може да бъде погрешно тълкувано като рязко или дори грубо. Винаги е безопасно да започнете поздрава с думата „скъпа“ в бизнес писмо.

Едно изключение е, когато използвате общия поздрав "За кого може да се отнася", но повече за това в един момент.

Указания за имена и заглавия

Поздравът обикновено трябва да използва фамилното име на човека, заедно с „г-н“ или "Г-жа" Като цяло, избягвайте да използвате "г-жа". или "Мис", освен ако не сте сигурни как жената иска да бъде адресирана. Когато се съмнявате, по подразбиране използвате „Ms.“

Ако пишете на някой, който има докторска или медицинска степен, използвайте съкратената форма: "Dr. Въпреки това, за други титли, като професор, съдия, равин и т.н., изпишете пълното заглавие и го капитализирайте. Например, поздравът ви в писмо до съдия би било: "Уважаеми съдия Барнард." Или, ако вашата кореспонденция беше с равин, може да напишете: "Уважаеми раби Уилямс."

Когато писмото е за повече от едно лице, запишете всичките им имена поотделно, като ги разделите със запетаи. Например, "Уважаеми г-н Хобс, г-жа Лукс, и г-н Хопман." За семейните двойки, ако едно лице в двойката е променило името си, трябва само веднъж да използвате фамилното име. Например, "Уважаеми г-н и г-жа Смит."

Понякога полът на даден човек не е ясен от името - имена като "Кори" или "Блейк" са обикновени женски и мъжки имена. Ако случаят е такъв, направете някои проучвания, за да определите пола от търсене в LinkedIn или уебсайт на фирма. Но ако остане двусмислен, просто напишете пълното име на лицето, отпадайки заглавието. Например, "Уважаеми Кори Майер."

Как да форматирате поздравително писмо

Следвайте поздрава с двоеточие или запетая, интервал и след това започнете първия параграф на вашето писмо. Използването на двоеточие е по-официалната опция. Например:

Уважаеми господин Смит:

Първа алинея на буква.

Когато нямате контактно лице

Ако нямате лице за контакт в организацията, можете или да откажете поздрава и да започнете с първия параграф на вашето писмо или да използвате общ поздрав.

Въпреки това, преди да използвате общ поздрав (или да оставите поздрав), опитайте се да откриете името на лицето, с което се свързвате. Ако кандидатствате или питате за работа и името на мениджъра на наемане не е включено в списъка с обяви за работа, може да потърсите заглавието на работодателя или мениджъра на наемане на уебсайта на компанията. Ако има номер за контакт, можете също да се обадите и да попитате административен асистент за името на мениджъра на наемане.

Ако изпращате различен вид писмо, все още можете да търсите името на лицето на уебсайта на компанията или да говорите с административен асистент или да се свържете с компанията за името на лицето, което се опитвате да достигнете.

Общи поздрави за бизнес писма

• Уважаеми мениджър на наемане
• За кого може да се отнася
• Уважаеми мениджър човешки ресурси
• Уважаеми Господине или Госпожо

Имена за проверка на правописа

И накрая, преди да изпратите бизнес писмо, уверете се, че сте написали правилно името на лицето. Проверете двойно правописа на уебсайта на компанията или на LinkedIn.

Помислете да попитате доверен приятел да прочете вашето съобщение, преди да го изпратите, като обърнете специално внимание на изписването на имена.