Работодателите трябва да поддържат отчети за служителите

Искате ли да знаете какви трудови записи трябва да поддържат като работодател? Работодателят поддържа четири записани служители за всеки служител. Освен това работодателят поддържа други записи на служителите за всички служители.

Персонални файлове на записите на служителите

За всеки служител се поддържа личен файл. Тези лични досиета съдържат поверителни документи и се управляват и поддържат от персонала по човешките ресурси. Досиетата на персонала са основните записи на служителите, използвани от работодателя, служителя и управителя на служителя в някои компании.

В други - и това е препоръчителният подход - достъпът до досието на персонала на персонала е ограничен до HR и служителя под надзора.

Типичните документи в досието за персонала включват заявлението за работа, формуляра за контакт при спешни случаи от семейството, историята на документираните дисциплинарни действия, автобиографията, извлечението от служителя за наръчник на служителя, подписите на работодателя, периодичната оценка, оценката на работата или работата план за развитие, сертификати за обучение и доказателства за присъствие и актуална лична информация за всеки служител.

Не всички документи за персонала съдържат едни и същи документи, но всеки персонален файл има някои документи, които са едни и същи. Документацията за представянето на служителя не принадлежи към досието на персонала, освен ако това не налага дисциплинарни действия, награди или някакви други признаци на изключителни постижения. Такива ежедневни бележки за представянето принадлежат към файла, който мениджърите пазят, за да проследяват изпълнението, целите и приноса на своите служители.

Файлове за заплати на служителите

Разплащателните файлове също поддържат записи на служителите. Файловете за заплати съдържат история на работните места на служителя, отдели, промени в обезщетенията, аванси, заеми и друга информация от съществено значение за заплащането на служител и запазване на копие от историята на обезщетението на служителя.

Файлът за заплати ще съдържа и историята на правителствени форми като W-2, W-4 и документи за укриване на социално осигуряване, попълнени от служителя. Файлът ще съдържа също информация за доходите на служителите и разрешение за теглене на плащания от служителя.

Медицински файлове на записите на служителите

Работодателят поддържа и медицинско досие на служителя. Досиетата на служителите в медицинското досие не са достъпни за никого, освен за персонала, назначен от човешките ресурси, и служителя, чиито документи се съхраняват във файла. Медицинските досиета съдържат бележки на лекаря, документация за прилагане на FMLA, информация за тестове за наркотици, необходима физическа информация и друга такава документация, която се отнася до медицинското здраве на служител или член на неговото семейство.

Медицинските досиета, поради поверителността на записите на служителите, получават най-висока степен на безопасно съхранение и поверителност. Препоръчва се медицинските досиета да се съхраняват в заключени чекмеджета, които са заключени в стая, която не е достъпна за служители, различни от персонала, определен от HR.

I-9 файлове на записите на служителите

I-9 Файловете съхраняват записите на служителите, които се поддържат за всички служители в един файл, който е отделен от другите записи на служителите. Работодателите държат този запис на служителите отделно от другите записи на служителите, за да запазят поверителността на служителите от правителствени служители и други лица, които са упълномощени да преглеждат служител I-9s.

Поддържането на I-9s в отделно място ще гарантира, че ако сте избрани за преглед на федералните I-9 файлове, държавните служители няма да имат достъп до никакви други данни за служителя или за работата й в организацията ви, с изключение на действителното I-9 формуляр. Тези разследвания се увеличават всяка година, така че се уверете, че вашите служители са попълнили правилно формуляри I-9 или може да бъдете обект на глоби и потенциално затвор.

Достъп до записите на служителите от служителите

Служителите могат да разгледат записите на служителите си, като се свържат с персонала на човешките ресурси по време на нормалното работно време. Никой служител не може да променя или премахва какъвто и да е документ в своите документи, който трябва да се разглежда в присъствието на служител от отдел „Човешки ресурси“.

Трябва да имате политика за разглеждане на персонала на персонала в наръчника на вашия служител и да го следвате безразборно по отношение на исканията на служителите за преглед на техните файлове.

Ако служител изпрати писмено искане за копие от документацията на персонала, след като те напуснат работата си, от вас се изисква да им изпратите копие.

Понякога ще се сблъскате със служител, който е подозрителен за това, какви записи на служителите се съхраняват от отдел „Човешки ресурси“. Това са служителите, които най-вероятно ще поискат копие от файловете на служителите си. Отново, без дискриминация, направете копие на файла и го изпратете. (Вие вероятно ще получите обратна връзка, че служителят е бил изненадан от това колко малко документи са запазили служителите по човешки ресурси.)

В някои юрисдикции е законно да се начислява на служителя разходите за дублиране и изпращане на файла.