Използване на организационни таблици като инструмент за управление

Организационните таблици или Org Charts за кратко се използват, за да покажат на хората каква е планираната структура на дадена организация. Тази "формална" организация трябва да отразява силовата структура на компанията. Понякога Org Charts служи само за объркване на хората по отношение на това, което наистина е структурата. Това обикновено не е умишлено, а по-скоро отразява объркването на участващите хора.

Възможно е също да се използва Org Chart като инструмент за управление, за да се постигне постигането на целите на вашата организация. Ще разгледаме типични примери за "стандартни" Org Charts. Ще разгледаме объркващите Org Charts. И накрая, ще обсъдим използването на Org Chart като инструмент за управление.

"Стандартни" организационни таблици

Стандартните Org диаграми обикновено се използват, за да се покаже на хората желаната структура на организацията. Тази "формална" организация трябва да отразява силовата структура на компанията. Често тя отразява само структурата на отговорността. Реалната власт в организацията често следва линии на комуникации вместо линии в Org Chart.

Графиките обикновено са с пирамидална форма. Те показват отговорното лице на върха. По-долу са групирани подчинени, обикновено в по-малки кутии. Обикновено индивидите, показани на едно и също хоризонтално ниво в Org Chart, се възприемат като "връстници" в организацията.

Тази Org Chart на отдел "Компютри" на Имперския колеж (DOC) е типична за пирамидата. Ръководителят на отдела има пет директори, които се отчитат директно пред него, както и заместник-ръководител и комисия за търсене. Всеки един от директорите има своите директни доклади в зелените овали под комисиите им.

Объркващи организационни графики

Понякога Org Charts може да обърка хората с това, което наистина е структурата. Това обикновено не е умишлено, а по-скоро отразява объркването на участващите хора. Ако не сте сигурни в функционалните взаимоотношения на групата или ако често се променят, на практика е невъзможно да ги диагностицирате точно.

Може би най-често срещаното място за намиране на объркващи Org Charts е във федералното правителство на САЩ. Org Chart за отдел „Компютърни науки и математика“ на Националната лаборатория на Oak Ridge не дава бързо разбиране за структурата на организацията. Изглежда, че единадесет функции отговарят директно на директора.

Докато обхватът на контрол (броят на преките доклади, които мениджърът може ефективно да контролира), се различава значително, трудно ни е да повярваме, че това е оптимално функционираща организация. Някои от лидерите на функциите вероятно са "по-равни". Ако трябваше да очертаем потока от комуникации в рамките на тази организация и времето, което всеки подчинен прекарва с директора, някои от директните доклади вероятно ще трябва да бъдат прекласифицирани като подчинени на други функции.

Организационни таблици като инструмент за управление

Графиките на Org обикновено са реактивни, а не проактивни устройства. Създадохме организация или позволихме да се развива и тя се разрасна. Вече не е ясно на хората в организацията или на хората, с които те си взаимодействат, кой е отговорен за какво. Така че ние съставяме куп кутии и линии, за да покажем на всеки, който прави какво. След това добавяме пунктирани линии и подобни изкуствени устройства, за да покажем, че това, което първо нарисувахме, не винаги е така.

По-добър вариант обаче е да се създаде Org Chart, който отразява къде искате да отиде организацията, вместо просто да отразява как е сега. Ако искате плоска, хоризонтална организация, нарисувайте Org Chart по този начин. Покажете, че шест или осем (или дори единадесет, както видяхме по-горе) мениджъри докладват на вицепрезидента. Покажете, че всичките десет програмисти отговарят директно на ръководителя на проекта.

Ако вашата организация разчита на качествени кръгове или производствени екипи, за да изпълни мисията си, трябва да го покажете във вашата Org Chart. Не се чувствайте принудени да се придържате към хоризонталните групи и вертикалните линии. Ако вашите служители ще разберат по-ясно своите роли, можете да използвате кръгове, обърнати триъгълници или каквото и да е друго.

На пазара има много софтуерни продукти, които да ви помогнат да покажете как искате вашата организация да функционира. OrgPlus е пример за видовете инструменти, които могат да бъдат използвани за изясняване на много аспекти на бизнеса, включително Org Charts.

Начинът, по който трябва да се направи

Примерът по-долу е представяне на Org Chart, което ме впечатли много. Тя беше пусната, за да въведе нова ера за компания, която изискваше творчески, нови действия от всички свои служители.

Тя ясно показва плоската, хоризонтална структура, предназначена за насърчаване на комуникацията и иновациите. Тя ясно показва екипа, сформиран от първите двама офицери, който показва какво се очаква от служителите. Въпреки това тя запазва недвусмислените линии на окончателна отговорност. Президентът очевидно ръководи компанията, но всички останали знаят, че трябва да направят своята част, за да успеят.

Начинът, по който би трябвало да бъде графика на Org

Все още е твърде рано да се каже дали тази Org Chart ще има желания ефект. Тя е на място само няколко седмици. Въпреки това, служителите на компанията я използваха като ефективен инструмент за управление, за да подпомогнат организацията им към новите цели.