Най-добри умения на офис мениджъри трябва

Офис мениджърите поемат отговорността да се уверят, че целият офис или комплекс от офиси вървят гладко. Това може да включва задължения като управление и надзор на един или няколко административни сътрудници. Офис мениджърите обикновено не се нуждаят от специализирано образование, но те се нуждаят от голям опит и добре разработени умения както в административните, така и в управленските роли.

Ако желаете този вид работа, можете значително да подобрите шансовете си да бъдете наети, като знаете кои от вашите умения и опит да подчертаете по време на процеса на кандидатстване и интервю.

Как се използват списъци с умения

Погледнете следния списък от търсени умения. Може да откриете, че притежавате повече от тях, отколкото си мислехте. Използвайте имената на съответните умения като ключови думи във вашето резюме и мотивационно писмо, така че надзорникът по наемането може ясно да види, че имате това, което търсите.

Прочетете внимателно описанието на длъжността, за да знаете кои умения са най-важни за вашия бъдещ работодател. Проучете компанията, така че да разберете бизнеса и всеки допълнителен, подходящ опит или знания, които трябва да предложите.

Когато се подготвяте за интервюто, измислете поне един конкретен пример за време, през което сте показали всяко от уменията, които очаквате да обсъдите. Не очаквайте бъдещият работодател да вземе думата ви единствено по отношение на вашия опит.

Важни умения

Не всички офис мениджърски позиции изискват точно същия набор от умения. Много зависи от това колко офис сътрудници трябва да контролирате, колко хора използват офиса, който ще управлявате, и какъв вид софтуер и други системи, които вашият работодател използва.

Някои умения съществуват, че почти всички ефективни офис мениджъри имат и не могат без. Можете също да преглеждате списъци с умения, изброени по задание и видове умения.

Административни умения

Като офис мениджър ще отговаряте за изпълнението на няколко административни задачи. Те включват наемане и уволнение на служители, провеждане на оценки на изпълнението, обучение на нови служители и надзор над други. Одобряването на официални искания, провеждането на общи бизнес операции и поддържането на документацията и документацията за персонала също могат да попаднат във вашата юрисдикция.

Също така ще трябва да планирате, да поемете обработката на пощата, да планирате и да присъствате на срещите. Възможно е да бъдете призовани да практикувате разрешаване на конфликти, да делегирате работа и да бъдете отговорник за политиката и вземането на решения.

Аналитични умения

Част от работата ви ще бъде да намерите начини да вършите работата си по-добре. Ако можете да идентифицирате неефективността в работата на вашия офис и да предоставите решения, може да успеете да спасите много работодателя си и да спестите колегите си от влошаване.

Един велик офис мениджър непрекъснато ще се пита за всички процеси, практики и процедури, „има ли това смисъл? Това ли е най-доброто, което можем да направим? ”Препоръчително е да включите списък с аналитични умения във вашето резюме.

Внимание към детайла

Като офис мениджър, доларът спира с вас. Вие ще бъдете отговорни за навременното поръчване на правилните офис консумативи, за точното и организирано съхранение на записите, както и за проследяване на нуждите и проблемите на всички останали в офиса. Ако си свършиш работата добре, офисът изглежда ще се изпълни сам. Ако получите някои подробности погрешно, други хора може да не са в състояние напълно да си свършат работата.

Комуникационни умения

Подобно на офис-асистенти, вие често ще бъдете един от първите хора, които посетителите виждат, а понякога може да бъдете и единствения, който виждат, ако някой от професионалистите, работещи във вашия офис, се появи. Трябва да действате като ефективен администратор, като същевременно изпълнявате и другите си задължения.

Може да бъдете и основната точка за контакт между различни хора, които използват офиса и евентуално между вашия офис и други в рамките на една и съща организация. Може да се наложи да практикувате разрешаване на конфликти и да делегирате работа. Всичко това допринася за много комуникации, както писмени, така и вербални, които трябва да бъдат точни, ефективни, приятелски и професионални по всяко време.

Компютърни умения

Важно е офис мениджърите да имат широк спектър от компютърни умения. Спецификата ще зависи от вашия работодател, но обикновено включва въвеждане на данни, електронни таблици и общи ИТ задачи.

Управляващите офиси могат да включват огромна отговорност. Офис мениджърите обикновено работят на върха на организацията, с ръце във всеки аспект на компанията. Ако тази централна роля ви привлече, продължете да преглеждате списъка с умения, за да видите дали това може да бъде кариера за вас.

Финансови въпроси

Вашите отговорности могат да включват счетоводство, фактуриране, бюджетиране и счетоводство. Може също да се наложи да се справяте със заплати, дребни пари и записи на QuickBooks. Тримесечните и полугодишните отчети също могат да попаднат в обхвата на вашите задължения. Най-малкото, ако вашият офис изобщо работи с парите, вие ще бъдете в крайна сметка отговорни за това да се справяте добре.

Лидерски умения

Като ръководител на голяма група офис-асистенти, трябва да държите всички мотивирани и координирани. Ще трябва да направите екипна работа. Вашата работа ще включва поставяне на стандарт за работата на всички останали и гарантиране, че тези стандарти са изпълнени. Воденето често означава да помагате на други хора да се развиват в кариерата си, както и да помагат на хората да започнат самостоятелно и да комуникират добре един с друг.

Социални умения

Междуличностните умения играят голяма роля като офис мениджър. Ще бъдете задължени да имате положително отношение, да поздравявате посетителите и да работите в екип.

Разни Силни страни

Офис мениджърите обикновено имат разнообразни умения, които им помагат ефективно да си вършат работата. Това включва обръщане на внимание към детайлите, като цяло е гъвкаво за подкрепата, която предоставяте, и е надеждна. Офис мениджърите също трябва да бъдат мрежови, логически мислители, многозадачници и решаващи проблеми. Управлението на времето и организацията трябва да бъдат втори характер за хората, които служат в тази роля.