Образец на писмо за отхвърляне

Наскоро ли сте били помолени да напишете писмо с препоръка за колега или познат? Поради различни причини може да се наложи да откажете. Предизвикателството тогава е да направите това с мисъл и такт.

Първото нещо, което трябва да разберем е, че има много добри причини за отказ да се напише референция.

Възможно е да не познавате достатъчно добре лицето, за да напишете подробно писмо. Може да сте имали опит с човека, който ви кара да вярвате, че позицията, която търсят, няма да бъде подходяща. Може да не знаете достатъчно за позицията, за да можете да предложите силна подкрепа за кандидата. Може просто да не разполагате с време да пишете добре обмислена референция.

Каквато и да е причината ви, ако не можете да напишете положителна справка, която да помогне на вашия контакт да направи добро впечатление на мениджъра на наемане, най-добре е да кажете „не“.

Някои съвети за отхвърляне на искане за справка

• Не чакайте. Когато трябва да отхвърлите искане за препоръка, опитайте се да го направите възможно най-бързо. Може да се изкуши да се откаже - никой не обича да пуска някого. Но забавянето е по-жестоко, отколкото да се реагира бързо, дори и да не им харесва това, което имате да кажете. Трябва да дадете на човека колкото е възможно повече време, за да подредите алтернативните справки, ако не можете да ги предоставите.
• Бъди милостив. По-добре е да отхвърлите искането, отколкото да напишете топло одобрение, но това не означава, че трябва да сте груб или прекалено критичен в отговора си. Напълно разумно е те да ви помолят да напишете препратка; напълно разумно е да откажете. Няма нужда да правим взаимодействието по-негативно, отколкото трябва да бъде. Освен това повечето индустрии са малък свят. Никога не знаеш кога можеш някога да се натъкнеш на тях в бъдеща работа.

• Бъди позитивен. Ако можете, включете някои положителни отзиви. Предложете да помагате по друг начин; може би можете да предложите някакви съвети за търсене на работа за целевата им индустрия или да препоръчате взаимно запознаване, което би било по-подходящо лице, което да ги подкрепи.
• Дръжте го кратко. Посланието, което трябва да предадете, е кратко - по дадена причина няма да можете да дадете препратка - и писмото също трябва да бъде. Няколко параграфа са повече от достатъчно, за да предадат това, което трябва да кажете.
• Прегледайте примерни писма за отхвърляне на искане за справка, но не забравяйте да персонализирате писмото си за ситуацията.

Проби от писма за отхвърляне на референтна заявка

Пример # 1

Елизабет Уотърс

2022 Commerce Street, Ste. 3

Oceanside, MA 02190

555-765-4321

[email protected]

12 октомври 2020 година

Джо Смит

Улица Chestnut 37, Апартамент B

Birmingham, MA 02192

Уважаеми господин Смит, Радвам се да чуя, че се интересувате от работа в издателската индустрия. Не мисля, че съм работил с вас достатъчно дълго, за да ви напиша точна справка за търсенето на работа.

Но ако имате някакви въпроси относно търсенето на работа в издателската индустрия, ще се радвам да им отговоря.

На Ваше разположение, Елизабет Уотърс (подпис - хартиено писмо)

Елизабет Уотърс (Печатни)

Пример # 2

Даниел Бруно

34 Oak Street

Ocean View, Ню Йорк 11732

555-123-4567

[email protected]

8 юли 2021 година

Тери Джонсън

12 Главна улица, ап. 3

Ocean View, Ню Йорк 11732

Уважаеми г-жо Джонсън, За мен е удоволствие да чуя, че кандидатствате за позиция за продажби в XYZ Company. За съжаление, тъй като нямах възможност да наблюдавам работата ви в тази област, нямаше да мога да предложа силата на подкрепата, която би могъл да направи един от най-близките ви колеги.

Най-доброто от късмета ви в новото начинание.

На Ваше разположение, Даниел Бруно (подпис - хартиено копие)

Даниел Бруно (Печатни)

Пример # 3

Нанси Уолис

15 Крайбрежен пр

Лос Анджелис, Калифорния 90001

555-987-6543

[email protected]

3 февруари 2019

Джо Блек

34 Sunny Way

Лос Анджелис, Калифорния 90001

Уважаеми г-н Черно, Получих молбата ви за препоръчително писмо. Вярвам, че ще бъдете по-добре да използвате справочника, който е по-запознат с курсовата ви работа в област, свързана с позицията на ИТ в ABC Systems, отколкото аз.

Щастлив съм да ви дам обща препратка към характера, но няма да мога да говоря директно с вашите квалификации за тази позиция.

За разбирането, Нанси Уолис (подпис - хартиено писмо)

Нанси Уолис (Печатни)