Създайте дневен план за по-ефективна работа

Първата и най-важна стъпка, която трябва да се предприеме за по-ефективна работа, е да имаме дневен план. Важно е планът ви да бъде записан някъде: в календара, бележника или в компютъра. Не преминете всеки ден през мисловен списък.

Да имаш писмен план е задължително да държиш изненадващи мисли от задната част на главата ти и да помагаш за предотвратяване на бедствия, защото забравяш за нещо важно. Повечето хора ще открият, че от време на време им се налага да се отклоняват от дневния план, но ако имате такъв, ще ви помогне да организирате времето си по-добре, да се подготвите предварително за конкретни проекти, а планът ще ви даде по-ясна картина за всички неща. трябва да направиш.

Премахване на ежедневните разсейвания с план

Ако пристигате на работа всеки ден и незабавно сте затрупани с дългия списък със задачи и бюрото, в най-добрия случай ще се впуснете в деня си като състезателен кон (и бързо изгаряте след спринт, точно като състезателен кон) каквото и да изглежда най-силно във всеки един момент. Най-лошия случай е, че ще седнеш във фънк, без да знаеш откъде да започнеш. Така или иначе, просто "изгасване на пожари" всеки ден е най-малко ефективният начин да атакувате натовареността си и най-добрия начин да се изчерпате, докато само изоставате.

Без план, разсейването на дните ще поеме бързо: телефонът звъни, ще започнете да отговаряте на имейли, колегите започват да чат-чат, и преди да го разберете, времето за обяд е пристигнало и малко сте постигнали. Вашият дневен план може да включва един час всяка сутрин, за да се настаните чрез връщане на обаждания, проверка на електронната поща, преди да започнете с други задачи, но ще направи нещо повече, отколкото да служи като насока за това какво да правите с времето си. Например, ако умишлено отделите един час, за да направите нещо и преминете този срок, ще знаете, че трябва да коригирате плана си за следващия ден.

Чрез картографиране на деня Ви по сегменти или по задачи можете по-лесно да идентифицирате проблематичните зони и времето за максимална ефективност (т.е. може да сте по-малко ефективни след обяд, ако страдате от следобеден спад или може да сте бавен старт сутрин).

Избягвайте да взимате повече от това, което можете да използвате

Оптимистът е някой, който може да види позитивното в дадена ситуация като цяло ще се съсредоточи върху убеждението, че "всичко е възможно". Няма нищо лошо в това да бъдеш оптимист, освен ако не те подтиква да подценяваш способностите си, времето, необходимо за постигането на нещо, и води до поемането на повече, отколкото можеш да се справиш.

Реалист може да бъде оптимист, но реалистът също вижда логистиката, която може да бъде включена в справянето със ситуацията и ще бъде фактор в потенциалните пречки и ограничения.

Ако не разполагате с план за игра за деня, може да имате по-трудно време да кажете "не" на помагането на другите или да предприемате допълнителни проекти, защото имате положително отношение "може да направите", което надделява над реалността или здравия разум. Лесно е да се подценява колко дълго ще отнеме нещата, за да изпълни задачите ви много по-малко от някой друг, ако мислите, че сте супер жена и слънчевите перспективи са всичко, което е необходимо, за да направите нещата.

Знаейки какво се намира на вашата табела за деня, и след като вече сте определили бюджет за собственото си време за конкретни задачи, може да ви помогне да изпълните сроковете, да правите повече работа всеки ден и да бъдете по-реалистични за поемането на допълнителна работа.

Създаване на план за атака

Преди да тръгнете на работа, решете предварително какво ще се съсредоточите, когато стигнете до там. Още по-добре планирайте деня си предишната вечер и подгответе бюрото си за задачите, които искате да изпълните сутрин. Например, да получите файлове или материали за четене, организирани за сутринта, така че можете да скачате направо, или да поставите елементи, които трябва да напишете или да се обадите по телефона, за да се върнете в реда, в който трябва да ги направите.

Наличието на план може да ви помогне да създадете предсказуеми съчетания, които от своя страна ще ви подготвят по-добре да се изправите пред хаотични дни, когато вашият шеф или клиент с висока поддръжка изисква повече време.