Как да намалим риска от кражба на служители

Стратегиите за сигурност и наблюдение се подобриха значително през последните години поради напредъка в технологиите. Многофункционалното оборудване за наблюдение и по-малко забележимите приложения за проследяване на тенденциите са по-ефективни при идентифицирането на възможни вратички в системата за сигурност. Тези вратички предоставят възможности на крадците или приспивателите да получат неоторизиран достъп до фирмената каса и инвентара.

Кражбата на служителите е на възход

Според данни от Търговската камара на САЩ, 75% от служителите са признали, че крадат от работодателите си поне веднъж, а 38% признават, че са откраднали поне два пъти от работодателите. ФБР се позовава на кражбата на служителите като най-бързо нарастващата престъпност в САЩ, което струва на бизнеса около седем процента от очакваните им маржове. Проблемът става толкова тежък за някои предприятия, които са убити с кражба на служители, че около 33% са вкарани в банкрут поради загуби от кражба или измама.

Докладите, събрани от Статистическия мозък, показват, че повече от 28% от бизнес загубите варират от 100 000 до 499 000 долара, а 25% от загубите надхвърлят 1 милион долара. Тези цифри са обезпокоителни, защото показват, че загубите на предприятия поради кражба на служители не са тривиални. Средната стойност на парични средства или откраднати стоки е била 75 000 долара.

Само през 2014 г. повече от 1,2 милиона шофьори в магазина и мъртви служители бяха уловени в акта, според проучване, проведено от Джак Л. Хейс, консултантска фирма за контрол на загубите и инвентаризация. По-важно е, че тези цифри са генерирани от 25 големи търговци на дребно, което предполага, че проблемът е по-широко разпространен и загубите по-значителни, ако малките и средните търговци на дребно са включени в микса. Според няколко проучвания загубите от кражби на служители са надминали загубите от кражбите в магазините.

Методи за кражба на служители

Кражбата на служителите може да бъде трудна за откриване, защото извършителят е запознат със системата. Освен това, тези служители имат достъп до ключовете на кралството поради позициите си и репутацията им като надеждни екипни играчи. Това са няколко от методите, които обикновено се използват за кражба от компанията.

• Персоналът в областта на счетоводството и финансите може да пренасочи получените проверки към лични сметки. Тъй като те поддържат счетоводните книги, те могат да покрият кражбата чрез промяна на записите.
• С достъп до корпоративната разплащателна сметка, служителите могат да пишат чекове за фиктивни плащания, които се пренасочват към лични сметки.
• Кражбата на парични средства изисква планиране, тъй като касиерите трябва да балансират касовата си кутия при затваряне на смените. Те могат да прехвърлят пари в брой, като умишлено премахват промяната на клиентите и запазват разликата. За фирми, които не сканират, служителите могат да цитират по-висока цена за немаркираните стоки и да прибират баланса.

• Кражбата на стоки се извършва чрез скрито използване на кофи за боклук, система за рециклиране или лични торби, за да се измъкнат от стоките. В търговията на дребно, процесът на връщане и възстановяване дава много шансове да се открадне от компанията с или без помощта на трета страна.
• Кражбите на консумативи може да изглеждат дребни, но сумата се увеличава бързо, когато служителите стават по-нагло с поемането на офис материали за лична употреба.
• Кражбата на заплатите се отнася за заплащане на нетрудоспособно време и възстановяване на разходи за нестопанска дейност.

Разбиране на мотивациите зад кражбата на служителите

В повечето компании служителите преминават през строг процес на проверка, включително проверки на заетостта, история на заетостта и кредитни проверки. Процесът е предназначен да изключи неподходящи лица от групата на кандидатите. Безопасно е да се предположи, че служителите, които преминават препятствията преди заетостта, са квалифицирани, надеждни и надеждни.

В много случаи извършителите са служители с дългогодишно доверие, които се променят от трудолюбиви, служители на месеца до подъл крадци, които създават прецизни планове за пренасочване на средства към собствените си сметки или за помощ. Какво би могло да мотивира тези хора да рискуват своята кариера и поминък, за да направят няколко хиляди долара?

1. Драстичните промени в живота: Загубата на любим човек чрез смърт, развод или раздяла е опустошително развитие за всеки. Това може да намали потока на доходите на служителите и да увеличи разходите. Изправен пред монтажните сметки, служителят се възползва от възможността да вземе малки суми. Често те вярват, че могат да го платят, без да бъдат хванати.
2. Да живееш извън техния размер: Най-големите загуби обикновено се дължат на злоупотребяващите, които искат да живеят извън техните средства. Те се стремят да живеят добрия живот, но не могат да си позволят стоките и удобствата сами. Откраднатите средства се използват за придобиване на скъпи коли, жилища и луксозни стоки. Служителят може да вземе скъпи ваканции и да се занимава с дейности, които струват повече от това, което могат да си позволят.

1. възможност: Служителите могат да започнат кражби на дребни суми, защото възможността се представя. Клиентите могат да забравят да заявят промяната си или счетоводителите могат да намерят възможност да коригират книгите, без да бъдат забелязани. Възползвайки се от тези възможности, те могат да станат навик и скоро да излязат извън контрол.
2. зависимости: Хората, които се занимават с натрапчиво поведение, което струва пари, не са добри кандидати за работа, която включва обработка на пари в брой или счетоводство. Принудителните мерки могат да преодолеят дори най-добрите намерения и служителите в крайна сметка се захващат с бизнес средства, за да хранят хазарта, наркотиците и други зависимости.

1. Алчност: Добрата старомодна алчност привлича доверие на служителите да използват възможностите да вземат за себе си онова, което е поверено за бизнес цели. Кражбата може да бъде под формата на отклоняване на средства или присвояване на оборудване и други стоки за собствена употреба.
2. Лоши ябълки, които са преминали процеса на проверка: Процесът на преглед на заетостта трябва да премахне кандидатите с криминални досиета, но понякога някои от тях ще преминат проверката поради неадекватни фонови проучвания или проблеми в обработката на записите. Поставени в позиция на доверие, тези лица могат да измислят схемата си, за да откраднат компанията дори от самото начало.

1. Отмъщението: Възприеманите проблясъци могат да карат служителите да търсят възмездие, като крадат от компанията. Човек, който е прехвърлен за промоция или страничен трансфер на предпочитано място, или някой, който се възползва от негативна оценка твърде лично, може да смята, че те твърдят, че им е отказано, като крадат от компанията.

Защитни стратегии за минимизиране на кражбите на служителите

Най-добрата защита е проактивният подход към проблема с кражбата на служителите. Експертите по сигурността предполагат, че собствениците на бизнес и мениджърите трябва да приемат, че това се случва или че ще се случи, когато възникне такава възможност. Това не означава да се отнасяме с подозрение всички служители, защото това е най-бързият начин за потъване на морала. Стратегията изисква цялостен преглед на системите за идентифициране на пропуските в административните и оперативните процедури.

• Засилване на процеса на проучване преди назначаването на работници, за да се идентифицират червените знамена.Позициите, които осигуряват достъп до счетоводните и финансовите отчети, следва да подлежат на проверки на високо ниво, обхващащи кредитната история и всички срещи с наказателноправната система. Задачите за обработка на пари трябва да се дават на утвърдени служители вместо на нови служители. Бъдете предпазливи относно несъответствията в резюмето или явните лъжи, защото това може да е знак за съмнителен характер.
• Създаване на система за контрол и равновесие, особено за служителите в чувствителни позиции с достъп до парични средства и други финансови сметки. Прилагане на система на приятели, която включва най-малко двама служители, които работят заедно по всяко време. Процедурите, които изискват анулиране на продажбите и връщането на клиентите, трябва да бъдат одобрени от надзорен орган или мениджър. В счетоводния и счетоводен отдел, счетоводните книги трябва да се поддържат от екип от служители, вместо да се възлага само на един човек с книгите. При никакви обстоятелства едно лице не трябва да бъде натоварено с контрол върху всички финансови документи, които следва да бъдат предмет на внезапни одити от специалист от трета страна.
• Използвайте външен счетоводител, за да разгледате основните финансови данни. Банковите извлечения, издадените чекове и получените чекове, както и счетоводните книги за задълженията и вземанията следва да бъдат проверени от трета страна. Уверете се, че получателите са проверими и подписите на корпоративните ви проверки са законни.
• Инсталирайте система за видеонаблюдение като възпиращо средство. Хората са по-малко склонни да се занимават с непочтено поведение, ако знаят, че са в камера. Камерите са там, за да разубедят рисковото поведение, преди да се случи. Видео наблюдението в реално време може да бъде полезно в области с висок риск и висока стойност, като складове и етажи на продажба на луксозни стоки.
• Установете съчетания за изтриване на боклука. Премахнете всички възможности за използване на системата за обезвреждане и рециклиране, за да крадете стоки за лична употреба или за препродажба на друго място. Процесът може да включва разглобяване и изравняване на всички кутии и каси, като се използват само чисти торби за отпадъци и се осигурява еднопосочен достъп до контейнерите за боклук за служителите.
• Подобрете морала на служителите. Изграждането на доверие е двупосочна улица. Запознайте се със служителите, установете разбирателство и изградете отношения, защото хората са по-малко склонни да се поддадат на изкушението, ако са щастливи на работа и се грижат за кариерата си.
• Отворете линия на съветника на служителя. Във връзка с предишното предложение служителите, които са лоялни към компанията, могат да помогнат за ограничаване на загубите, дължащи се на измама и кражба, като докладват подозренията си анонимно. Осигурете конфиденциалност на всички отчети и разгледайте всеки доклад внимателно, преди да предприемете действия.

Да преследва или да не преследва

Малките и средните предприятия са непропорционално пострадали от злоупотреби и измамници. Шестдесет и четири процента от малките предприятия съобщават, че са били жертви на кражба на служители, но само 16 процента го докладват въз основа на проучване, проведено от докторант по наказателно правосъдие в университета в Синсинати. Често собствениците на малък бизнес правят не повече от това да уволнят служителя, защото преследването на спорове е скъпо, без да е сигурно, че откраднатите средства ще бъдат изплатени обратно. Други компании се въздържат от съдебни дела, за да избегнат внимателно разглеждане на техните поверителни документи.

Когато става въпрос за кражба на служители, превенцията е най-добрата защита. Прегледайте системите и процедурите си, за да идентифицирате уязвимите области и да извършите необходимите промени. Може да ви помогне да работите с неутрална страна с нова перспектива, за да намерите червените знамена. Когато се установят случаи на измами и кражби на служители, действайте бързо, решително и твърдо. Следвайте политика на нулева толерантност, за да предпазите фирмата си от значителни загуби поради кражба на служители.