Как да намалим разходите за бизнес пътуване на служителите

С известно съчувствие към работодателите, които се опитват да контролират разходите за пътуване, искането на служителите да споделят помещенията не е откъде да започне - или да завърши.

Тези идеи са по-малко стресиращи и обидни за средния служител, който пътува по работа за техния работодател. Служителите са нормални хора, които просто искат уединение и отдалеченост от колегите си по време на командировка, особено ако са прекарали деня с колеги. Работодателите не трябва да молят служителите да споделят стаи.

Други начини за спестяване на разходите за бизнес пътуване на служителите

• Изисквайте служителите да пътуват в същия ден, когато е възможно.
• Разработване и прилагане на фирмена политика за пътуване, която предоставя конкретни подробности за плащанията на дневни на различни дестинации, предпочитаните хотелски вериги, където работодателят може да е установил процент на дисконтиране, възстановяване на разходи и лимити, които изискват предварително подпис на мениджъра, ако бъде превишен.
• Задържайте служителите на буквата на закона, както е посочено в политиката за пътуване, без предварително разрешение за изключения. Не възстановявайте разходи, които не са били разрешени от полица или изключение.

• Преструктурирайте или договаряйте корпоративни тарифи с хотелски вериги, общи за вашите дестинации. Потърсете хотели, които предлагат удобства като безплатна закуска, безплатен коктейл, следобедни закуски и предястия, както и хладилници и кафемашини в стаите. Изисквайте служителите да използват тези хотели и удобства, когато са на разположение.
• Използвайте по-евтина хотелска верига, когато правите резервации. Повечето служители ще раздадат звезда за частна стая. Не очаквайте по-ниски стандарти в области като чистота и други удобства за комфорт на служителите от хотели, които са оценени с по-малко звезди. Проучвайте периодично пътуващите служители, за да се уверите, че избраните места отговарят на техните нужди.

• Използвайте последователна услуга за резервация на пътувания, като например American Express Global Business Travel, за да контролирате разходите. Те ще ви помогнат да планирате, приемете политики, да спестите разходи и да ограничите разходите на служителите. Дори местните туристически услуги могат да ви помогнат да спестите от бизнес пътувания, но предимството на компанията American Express е техният достъп до национално и международно ниво и техните онлайн услуги.
• Направете договорености с една авиокомпания да използват техните услуги, когато е възможно, за да получите корпоративна отстъпка за всеки полет. Изисквайте от служителите да ползват услугата за резервация на авиокомпанията, например Southwest Airlines Corporate Travel. Работодателите също могат да спестят, когато самолетите са резервирани предварително.

• Накарайте служителите, които вземат решения за пътуване в последната минута, да получат разрешение. В един случай, в клиентска компания, самолетен билет, който би струвал 300 долара, ако се резервира няколко седмици предварително, струва над $ 1200, когато служителят е направил резервацията два дни преди събитието. Това трябва да се случи само при спешни случаи, тъй като повечето билети се прехвърлят, дори и да не се възстановяват.
• Намалете разходите за пътуване в други райони, като храна и алкохол на дрехи и транспорт. Променяйте дневника на мястото. Ню Йорк е скъп в сравнение с Лас Вегас, например. По-малките, не-курортни зони са дори по-достъпни. Вашата политика за пътуване трябва да отразява разходите, които вашите служители ще изпитат, докато пътуват до различни държави и места.

• Експериментирайте с виртуални срещи, услуги като Skype за бизнес и видеоклипове. Докато първоначално неудобни, срещите, които не са в лице, са придобити умения. Служителите стават по-удобни, тъй като използват тези услуги с течение на времето. Webinars работят добре за различни видове обучение, особено семинари, които позволяват на няколко служители да присъстват.
• Изисквайте от служителите си да използват по-евтин обществен транспорт и транспортни услуги, когато са налични, а не таксита, особено когато служителите пътуват между летищата и хотелите. Повечето големи конференции предлагат безплатен трансфер между хотелите и конферентния център. По-малкото използване на такси или изискването служителите да се събират, за да плащат за групово такси, може да спести много пари.

Изискването на възрастни служители да правят своевременни резервации, бюджетни разходи за служебните им пътувания и проучване на възможности, различни от пътуванията за срещи и обучение, е правилният подход за оптимизиране на разходите за бизнес пътувания. Те уважават служителите си.

Те са от полза за работодателя, защото служителите се чувстват уважавани и се грижат за които създават положителен морал. Те поддържат цикъла на положителните отношения в правилната посока.

Какво ще кажете за евтини семейни пътувания?