Как да осигурим обратна връзка, за да помогнем на служителите да развият уменията си

Мениджърите са постоянно уведомени, че трябва да дадат похвала на своите служители и да им дадат обратна връзка. Тези неща изглеждат като едно и също нещо.“Голямата работа!” След презентация, проект или продажба минава през похвала и обратна връзка. Или наистина?

Говорейки с Rajeev Behera, главен изпълнителен директор на платформата за управление на производителността Reflektive, той каза: „Хвала, по дефиниция, изразява одобрението или възхищението на нещо или на някого. Обратната връзка, от друга страна, е информация за изпълнението на дадена задача, използвана като основа за подобрение. С други думи, обратната връзка и похвала могат да бъдат положителни, но обратната връзка винаги е предназначена да подобри работата."

Какво означава това за един мениджър? Как можете да се уверите, че не само давате похвала, но и давате положителна или конструктивна обратна връзка? Ето няколко предложения.

Попитайте служителите си за техните цели

Вие несъмнено знаете за целите на изпълнението на вашите служители - какви цели трябва да достигнат продажбите, колко файлове трябва да обработват всеки ден, или каквото и да работи вашият служител. Но, уверете се, че ги питате какви са техните лични кариерни цели.

Това ще ви помогне да фокусирате обратната връзка. Behera препоръчва да се вземат тези цели и да се разделят на постижими задачи и умения, за да не останат неясни. Например, ако целта на вашия служител е да „даде по-добри презентации”, ще искате да извадите какви умения са необходими.

Премахването на необходимите умения доведе до това.

• Говорейки уверено и ясно.
• Създаване на слайдове в PowerPoint, които предават данни по-добре от думите.
• Отговаряне на въпроси от участниците в срещата.
• Поддържането на срещата се фокусира чрез пренасочване на хората към основната тема.

След това, когато искате да похвалите служител за чудесното им представяне, върнете се към тези цели. Така например, вместо да казвате: “Чудесна работа!” Кажете: “Вие бяхте уверени в тези данни. Знаехте точно за какво говорите и всички останали на срещата можеха да ви кажат, че сте подготвени. ”Или“ Слайдовете ви бяха добре направени. Графиките изобразяват данните по лесен за разбиране начин."

Обърнете внимание, че не само сте специфични, но също така се фокусирате върху областите, които вашият служител трябва да подобри.

Имате редовни срещи „един към един“

Ако искате да дадете положителна обратна връзка на служителите си, трябва да имате време да го направите. Това, разбира се, не означава, че не можете просто да вземете служител в коридора и да кажете: „Вие се справихте толкова добре с този клиент, колкото и внимателно да сте си задавали въпросите, които не би могла да разбере."

Behera препоръчва седмична среща с всеки служител. Една седмична среща „един към един“ е практична за някои групи и не е практична за други. Но, независимо от графика, който сте избрали, трябва да се срещнете с служителя достатъчно често, така че служителят да се възползва.

Ако държите цялата информация до края на годината, тя няма да означава много за служителя и то няма да помогне на служителя, както и по-честата обратна връзка. Ако седнете през декември и кажете: „Вашият редизайн на доклада, който сте направили през май, беше наистина страхотно. Сега е лесно да се чете. ”Е хубаво и похвално. Но трябваше да кажете това преди осем месеца, когато това щеше да окаже непосредствено влияние върху поведението на служителя напред.

Ранната обратна връзка позволява на служителя да знае, че е на правилния път и че трябва да използва същите стратегии в други области. И честно казано, вие ще забравите (и така ще наемете служителя) много действия, които заслужава да се извика, ако давате обратна връзка само веднъж или два пъти годишно.

Какво ще кажете за сандвича с обратна връзка?

Всеки, който работи в мениджмънта или Човешките ресурси, е чул, че трябва да сложиш лоша обратна връзка между два слоя за добра обратна връзка. Така например, ти казваш: „Джейн, направи добра работа по тази презентация. Миналата седмица обаче сте закъсняли три от пет дни, а аз наистина харесвам вашия електронен подпис.

Ясно е, че това е гнусна обратна връзка и е направено само защото мениджърът се чувстваше принуден да изпраща лошата обратна връзка с доброто. Това никога не работи, защото, след като служителят чуе отрицателната обратна връзка, той пропуска нещо друго, което може да ви се наложи да кажете.

Не е нужно да се притеснявате за сандвич с обратна връзка; това не е ефективна обратна връзка. Дайте добра обратна връзка, когато служителят я е спечелил, и дайте отрицателна обратна връзка, когато е необходимо. Трябва да предоставите отрицателна обратна връзка по същия начин. Точно както „чудесната работа” не предава никаква полезна информация, „лошата работа” също няма.

Как да осигурим обратна връзка за развитие

Така че, опитайте се да предоставите обратна връзка по този начин: „Искахте да работите по-уверено като правите презентациите си. Не можахте да отговорите на въпросите на Джейн и Стив на последната среща.

"Следващия път, опитайте се да предвидите въпросите, които хората ще задават, за да сте подготвени с отговори. Не всеки въпрос е предвидим, така че е добре да се каже:" Не знам, но ще разбера и ще ви последвам " когато не знаеш отговора.

Или, “Искахте да работите по създаването на по-интересни презентации. Слайдовете ви бяха предимно куршуми, които четете. Следващия път не забравяйте, че не искате да публикувате всичко, което ще кажете. Опитайте се да използвате слайдове, за да визуализирате данните. Нека седнем заедно следващия вторник, за да прегледаме вашите слайдове заедно.

Ако имате големи коментари, е добре да ги предоставите заедно с отрицателната обратна връзка, но не е нужно да я принуждавате в сандвич. Най-важното предизвикателство е да се даде постоянна отрицателна и положителна обратна връзка. Ако вашият служител знае, че днешната обратна връзка е отрицателна, но утрешната ще бъде положителна, тогава всичко е наред.

Защо да се тревожите за това?

Управлението не е само за да удариш числата, така че висшето ръководство е щастливо. Не става дума само за похвалата и благодарността, която предлагате на служителите, когато вършат добра работа.

Ръководството се занимава и с разработване, мотивиране и обучение на служителите. Правилно използваната обратна връзка може да направи това, да направи вашия отдел страхотно място за работа и да подобри общите ви номера. Всеки може да се възползва от специфичната обратна връзка.

---------------------------------------

Сюзан Лукас е журналист на свободна практика, специализирана в областта на човешките ресурси. Работата на Сюзан е включена в публикации за бележки, включително Forbes, CBS, Business Inside R и Yahoo.