В защита на Messy Desk

Всеки ден все повече и повече информация се хвърля върху вас. Нова поща, доклади от различни комисии, фактури, предложения и още много други удариха бюрото ви няколко пъти на ден. Ти си твърде зает, за да се справиш с него веднага, така че просто започва да се трупа. Вашият работен плот започва да изглежда като война.

Проблемът тук не е в това, че бюрото ви е объркано; проблемът е, че важни неща се губят. Той или се погребва от новия материал, или влиза в новия материал, но не се забелязва. В резултат на това прекарвате твърде много време върху неща, които са просто спешни, а не на такива, които са важни.

Когато шефът ви иска да знае колко скоро тя може да получи този доклад за вицепрезидента, не искате да й кажете, че не сте забелязали бележката, която ви е изпратила, за да поискате доклада. Нито пък шефът ви ще бъде развълнуван да чуе, че оформлението на новата продуктова линия е закъсняло, защото сте го оставили настрана и тя е покрита и сте забравили за него.

Някои хора ще ви кажат, че най-добрият начин за решаване на този проблем е чисто бюро. Други казват, че бъркотията е наред. Кой е прав?

Претрупано бюро, претрупан ум

Не много отдавна имаше популярен израз: „затрупано бюро е знак за претрупан ум“. Този израз поражда цяла индустрия, предназначена да помогне на бизнес ръководителите да почистят десктопите си като знак за тяхната умствена острота.

Без съмнение сте видели филми, където шефът седи в офиса си на върха на центъра на небостъргача. Той седи зад стъклен плот без чекмеджета. Единствените украшения са впечатляващата писалка за подписване на важни документи и телефон или интерком, за да може да дава заповеди.

От друга страна…

Много хора не виждат нищо лошо с купчината хартия, покриваща работния плот, дори разпръсквайки столовете на стола и офисния етаж. Те цитират поговорки като „затрупано бюро е знак за гений“ и „разхвърляното бюро е само знак за разхвърляно бюро“.

Всички знаем някой, чието бюро е по този начин. Не виждате как те дори могат да разберат дали работният плот е метал или дърво. И все пак, когато ги помолите за нещо, те отиват на една купчина, прелитат 2 или 3 листа и изваждат това, което сте поискали.

Какво работи за вас

И двете страни са правилни. Въпросът не е кой е правилен. Въпросът е кой ще ви направи по-ефективни. Има няколко основни насоки, които се прилагат и за двата подхода, но ключът е да се работи по начин, който ви позволява да бъдете най-ефективни. Почти всеки трябва да се отърве от някои от елементите, които са на върха на бюрото си, но ако имаш повече от един артикул на бюрото си по всяко време, няма да работи за много от нас.

Много хора работят по няколко проекта едновременно (или почти по едно и също време). Творческите типове усещат нуждата да имат вдъхновение около тях. Детайлно ориентираните индивиди се нуждаят от налични обеми справочни материали. Някои хора смятат, че купчините от работа ги правят да изглеждат заети и по този начин да ги пазят по-безопасно по време на съкращения. Други смятат, че чиста маса показва колко са ефективни при извършване на работата. Важното е да правите това, което работи за вас.

Как да опитоми чудовището

Независимо дали отивате за стерилен стъклен плот, или просто искате да донесете малко повече поръчка към хаоса на вашия работен плот, има няколко основни насоки:

• Наистина искате да подобрите: Не препоръчваме тежкия подход, който някои правят. За съжаление, това оставя извиненията да са твърде лесни за себе си. Този опит да направи бюрото ви по-малко претрупан и по-ефективен зависи от това, че правите сериозни усилия.
• Запазване, хвърляне или преместване: Намерете три контейнера. Етикетът е най-малката "дръж". Отбележете най-големия "хвърляне". Остави друг контейнер с надпис "премести". Наистина жизнените неща ще отидат във вашия контейнер, за да бъдат сортирани по-късно. Всичко, което искате да вземете вкъщи или да се раздадете, отива в контейнера за "преместване". Всичко останало влиза в хвърлящия контейнер.

• Започнете с най-старото: Можете да видите, като ги погледнете, коя купчина е най-старата. Обикновено тя е най-отдалечена от вашия стол. Ще бъде най-лесно да изхвърлите артикули от тази купчина.
• Оценявайте само по един брой само веднъж: Погледнете всеки елемент в купчината. Решете в кой контейнер ще отиде. Не можете да я върнете на бюрото си за по-късно, трябва да решите сега. Сложете всичко в един от трите контейнера. Няма друга възможност.
• Задайте си това: Първият въпрос е "имам ли това някъде другаде, или мога да го получа от някого?" Ако имате копие в електронната си поща или в доклад, или на бюрото на лицето, което е изготвило анализ на пазара и т.н., не е необходимо да съхранявате друго копие. Хвърли го. След това попитайте "защо ми е необходимо това?" Ако отговорът е: а) да се предприемат действия по него, б) да се направи нещо с него, когато получа повече информация от някой, или в) да се позове на друга работа, да го поставя в купчината. (След като се отървете от претрупването, ще сортирате отново купчината си от тези три категории, така че не се колебайте да ги разделяте сега. Това ще спести време по-късно.) Ако отговорът ви е нещо друго, хвърлете този елемент.

• Бъдете безмилостни и смели: Докато напредвате през всяка купчина, като се приближавате и приближавате към нещата, които току-що пристигнали, бъдете безмилостни във вашите решения. Не приемайте затворници. Ако наистина не ви трябва, хвърлете го. И бъдете смели. Не се придържайте към нещо само защото някой може да ви попита нещо за това някой ден. Не изграждайте крепост от хартия, за да се предпазите.

Управление на проблема

Вашият десктоп не трябва да бъде стерилен и напълно лишен от хартия, въпреки че може да бъде, ако това помага. Вашата цел е да организирате работния плот, така че да увеличите ефективността ви. Ако това означава още няколко купчини на бюрото ви, отколкото човекът в съседство, това е добре - при условие че всичко, което сте запазили, ви помага да постигнете целта си за повишаване на ефективността.