Възстановяване на разходи при пътуване за бизнес

Възстановяването на разходите е метод за връщане на служителите, когато те харчат собствените си пари, докато работят в компанията. Тези разходи обикновено възникват, когато служителят пътува за работа.

Пътните разходи могат да включват настаняване, полети, наземен транспорт, съвети за магазините, храна и други случайни разходи, които служителят може да изпита, докато пътува за работа. Други бизнес разходи могат да включват такива елементи като вземане на клиенти или бъдещи служители на обяд или вечеря, закупуване на необходимите книги или други образователни материали, които работодателят покрива, или шофиране на разходи.

Видовете разходи, които дадена организация ще възстанови, се намират в политиката на компанията за бизнес пътувания, развлечения и общи възстановими разходи в наръчника на служителите. В някои случаи се покриват разходи като химическо чистене и членство в фитнес за продължителни пътувания. Докато клиентските развлечения на командировки са често срещани разходи, които се възстановяват, повечето компании определят лимити за разходи за храна и забавления.

Как служителите плащат разходи

Все по-често предприятията възлагат на служители от ниско до средно ниво, които често пътуват с корпоративни кредитни карти. Вместо да плащат за разходи със собствени пари, служителите заплащат всичко, освен инцидентите и съветите на кредитната карта на компанията.

Това е удобен подход за възстановяване на разходите за служителя, защото сметките за кредитни карти документират точните разходи, без служителят да трябва да записва разписки и да попълва отчети за пътни разходи.

Друг метод за заплащане на служителите за разходи за бизнес пътувания е с дневни суми. Дневните са предварително определени дневни надбавки на служителите за разходи, направени по време на пътуване за работа. Тези разходи могат да бъдат за настаняване, храна, съвети, такси и други такси за наземен транспорт.

Попълване на доклада за разходите

Както при използването на кредитната карта на компанията, така и при плащането на пари в брой, служителите вероятно ще трябва да попълват отчет за възстановяване на разходите при връщане от пътуването. С кредитната карта на компанията те ще трябва да обяснят по-малко от очевидните такси, които се появяват в сметката за кредитна карта (като например късно вечер). Те ще таксуват компанията за допълнителните инциденти, които са платили със собствени пари или кредитна карта.

Когато служителят плаща пари в брой, той или тя ще трябва да посочи и понякога да обоснове всеки разход, за който се иска възстановяване. Повечето компании определят дата, до която трябва да се представят отчетите за възстановяване на разходите и всички разходи се преразглеждат от счетоводството, както и отчетите на компанията за кредитни карти. Неоправданите разходи или тези, които са изключени от политиката на компанията, не се възстановяват, което води до проблеми за служителя.

Необичайни ситуации

Да кажем, че един търговски представител взима с тях домашен любимец на път и таксува хотелска такса за домашни любимци на фирмената кредитна карта, твърдейки, че хотелът няма да раздели таксата и те са планирали да възстановят на компанията.

Това ли е злоупотреба със средства на компанията? Изглежда че. Дали в писмен вид или не, е съвсем ясно, че използването на кредитна карта на компанията трябва да се използва само за фирмени разходи. В някои случаи личното използване на корпорация може да доведе до прекратяване. Ето какво трябва да разгледате. Служителят отиде ли в счетоводството и обясни проблема, че хотелът не е успял да раздели таксите за домашни любимци? Или служителят е бил уловен от внимателен преглед на разходите си в счетоводството?

Друго съображение е, че други служители са били възстановявани от компанията в миналото за подобни разходи? Ако е така, дисциплинарните мерки не са в ред. Въпреки това, ако фирмената политика ясно заявява, че не е позволено конкретен разход и служителят е уловен (а не откровено), тогава HR трябва да предприеме някаква тежка дисциплинарна мярка. Не всяка ситуация е ясна. Понякога трябва да се допитате и да направите малко копаене преди да предприемете действие.