Умения за писане - общуване с думи

Писането на красива проза и поезия е талант. Ефективното писане обаче е умение, което може да се научи.

Организирайте писането си

Независимо дали съставяте бележка на вашия колега или доклад за шефа си, трябва да решите каква информация искате да предадете. Ето как да направите това:

1. Избройте всеки елемент, който трябва да обсъдите в бележката или доклада.
2. Поставете ги в ред - от най-важните до най-малко важните.
3. Напишете кратко резюме на цялата си бележка - това ще ви бъде първият параграф.
4. Разгънете за всеки елемент, посочен в стъпка 1.
5. Ако дадено действие трябва да бъде предприето от получателя, посочете го в заключителния си параграф.

Няколко съвета

Пишете за своята аудитория. Използвайте прост език. Не искате читателят да се нуждае от речник, за да дешифрира това, което се опитвате да кажете. Не трябва да се опитвате да впечатлите читателя си с огромния си речник. Шансовете са, че ще осуетят читателя. Повечето хора жонглират с няколко задачи едновременно и се интересуват от получаване само на необходимата информация. Вие сте отговорни за това. Вместо да кажат: "Неговата социална природа го присвоява като превъзходен кандидат за работа", казват "Неговата приятелска позиция го прави топ кандидат за тази работа".

Стойте далеч от жаргона, който читателят може да не разбере. Ако работата ви е много техническа, но човекът, на когото пишете, не е добре запознат с тази област, придържайте се към думите, които човек ще разбере. Например, ако сте дизайнер на уеб сайт, това изречение в бележка на вашия клиент, психолог, няма да има смисъл: "Какво бихте искали да използвам като BGCOLOR за вашия сайт: # ADD8E6 или #FFFFFF?" Всеки, който владее дизайна на уеб страници, знае, че този въпрос може да бъде преведен на "Какво бихте искали цветът на фона на вашия сайт да бъде: Светло синьо или бяло?" Не очаквайте обаче вашият клиент да е по-запознат с този технически жаргон, отколкото с дискусията за психологически термин като трихотиломания.

Клише на ден държи читателя далеч - или поне не го кара да си спомня какво казваш. Искаш да си запомниш писането. Тъй като често чуваме клишета, ставаме нечувствителни към тях. Думите не са еднозначно свързани с вашето писане. Вместо да казвате "Не спирайте до утре какво можете да направите днес" в бележка на подчинен, който се опитвате да мотивирате. Просто кажете: "Спрете да отлагате. Сега свършете работата."

Когато е възможно, използвайте активния глас. Активният глас прави присъдата ви по-силна и обикновено по-кратка. Да опитаме тези примери. Пасивен глас: "Продажбите се увеличават заради мрежите, които направих." Активен глас: „Моята мрежа увеличи продажбите“.

Не бъдете излишни. Не е необходимо да казвате "следобед 2" или "бременна жена". Казвайки "2 ч." или "2 следобед" или "бременна жена" или "бременна жена" всички предават това, което искате да кажете, и са по-малко сложни.

Разбира се, обърнете внимание на граматиката. Използвайте Strunk и White Елементи на стила, налични в мрежата. Наблизо трябва да има добър речник, както и речник. Тезаурусът ще ви позволи да запазите писането си свежо, като ви помага да намерите различни думи, които да използвате. Много от тези ресурси са достъпни онлайн.

Коректурата е едно от най-важните неща, които можете да направите. Тъй като вероятно правите по-голямата част от писането си на компютър, имате достъп до автоматизирани правописни и граматични пулове. Внимавайте обаче - някои думи, използвани в грешен контекст, могат да бъдат пропуснати от компютъризирани чекмеджета. Например изречението „За служители, присъстващи също на срещи двама научават за GNU софтуера“, ще премине през проверката на правописа, без да бъдат открити грешки. Ако е възможно, накарайте някой друг да провери документа ви.

Ако времето позволява, сложете композицията и я коригирайте по-късно, или още по-добре, на следващия ден.