I-9 Съдържание на файловете за служители

Формуляр I-9, удостоверяване на допустимостта за заетост е формулярът, който се изисква от Министерството на вътрешната сигурност - USCIS, за документиране на допустимостта за работа в Съединените щати. Като работодател трябва да попълните формуляр I-9 за всеки служител, който наемате.

Всички служители, граждани и граждани, наети след 6 ноември 1986 г., трябва да попълнят Раздел 1 от Формуляр I-9 към момента на наемане. Работодателят е отговорен за това, че Раздел 1 от Формуляр I-9 е навременно и надлежно попълнен от служителя.

Работодателят трябва да провери проверката на заетостта и да се увери, че раздели 2 и 3 от формуляр I-9 също са правилно попълнени. Работодателите трябва да попълнят раздел 2 от формуляр I-9, като разгледат доказателства от първа ръка (само оригинални, неизтекли документи) за самоличност и право на заетост в рамките на три (3) работни дни от датата на започване на работа.

Служителят трябва да присъства физически и неговите оригинални документи трябва да бъдат прегледани лично. Служителят, който преглежда оригиналните документи, трябва да подпише раздел 2 от I-9.

Формулярът потвърждава, че сте проверили два одобрени вида идентификация, които доказват, че служителят е законно упълномощен да работи в Съединените щати.

Работодателите или техният упълномощен представител трябва да попълнят раздел 3, когато отхвърлят, че служителят има право да работи в САЩ. При повторно наемане на служител в рамките на три години от датата на първоначално завършване на I-9, работодателите имат възможност да попълнят нов формуляр I-9 или да попълнят раздел 3.

Периодично трябва да проверите формулярите I-9, за да сте сигурни, че имате попълнен формуляр за всеки служител. Трябва да проверите за достоверност и пълнота и да запазите доказателства за одита и за всяко обучение, което членовете на персонала, завършващи или съхраняващи I-9, са получили.

Местоположение на завършените I-9 формуляри

Поради тези причини ще искате да запазите всички служители I-9s и придружаващата документация в отделно досие за персонала.

Правителството може да инспектира тези формуляри. Ако държавните служители инспектират формулярите ви за I-9, не искате да им давате достъп до личните файлове на персонала на служителите ви и поверителната информация, която те съдържат.

Така че, в интерес на поверителността на служителите и ограничения достъп, искате да изолирате служителя I-9s в една папка, която е специално предназначена за съхранение на I-9.

Това предпазва неприкосновеността на личния живот на вашите служители и също така спестява на работодателя потенциално да се налага да отговаря на допълнителни въпроси, които са повдигнати от съдържанието на досието на служителите. Може неволно да отворите фирмата си до засилено разследване от служители на USCIS. Избягвайте това.

Текущо разследване на I-9 файл

Според Имиграционното и митническото управление на САЩ (ICE), правителството може да инспектира вашите I-9s: „Процесът на административна инспекция се инициира от службата за уведомяване за инспекция (NOI) на работодателя, принуждавайки производството на формуляри I-9.

"По закон работодателите разполагат с поне три работни дни, за да представят формулярите I-9. Често ICE ще поиска от работодателя да предостави подкрепяща документация, която може да включва копие от ведомостта, списъка на настоящите служители, учредителния договор, и бизнес лицензи."

Настоящата тенденция е, че ICE увеличава усилията си за прилагане. Работодателите все повече се сблъскват с наказателни такси, налагани на мениджъри, собственици и служители на персонала, за да не могат да попълнят и съхранят формуляри за I-9 за всеки служител. Предприятията все повече получават значителни глоби и са лишени от отговорност.

Работодателите трябва сериозно да приемат I-9 формулярите. Сериозно. Трябва ли да кажем повече?

Виж сегашния I-9 формуляр и пълни инструкции за неговото прилагане в Министерството на вътрешната сигурност - САЩ услуги за гражданство и имиграция (USCIS).

Също известен като:файлове на служителите, записи на служители, файлове с човешки ресурси, документация