Преглед на файловете за персонала и примерни правила за файлове

Досието на персонала е запазена документация на работодателя за историята и състоянието на цялото трудово правоотношение с отделен служител. Работодателят поддържа тази трудова документация в досие на персонала по три причини.

• Работодателят иска да има точна информация, удобна и организирана, когато имате нужда от достъп до информацията по някаква причина. Промените в контактите при спешни случаи, адресите на служителите, следенето на оценките за изпълнението, дисциплинарните писма, признаването на служителите и материалите за кандидатстване за работа са примери за вида информация, която работодателят ще иска да има за бърз достъп.
• Работодателят трябва да запази документация по въпроси, свързани с персонала, като подбор на служители, представяне, трудова история, обосновка за компенсация и вътрешни заявления за повишение, за да назовем само няколко.

  Искането на EEOC, съдебно дело или дори необходимостта да се оправдае липсата на повишаване или повишаване на служител изисква работодателят да събира и запазва този тип документи на служителите.

• Някои записи на служителите се изискват от федералните или щатските правителства за запазване на работодателите. Организирането на информацията за служителите в персоналния файл има смисъл за достъп и законосъобразност и готовност.

Видове персонални файлове

Работодателят обикновено поддържа няколко вида персонални досиета за служебно ползване, за поверителност на служителите, за неприкосновеност на личния живот и за спазване на закона. Не съм запознат с никакъв закон, в който се посочва колко файла трябва да спазва работодателят.

Съществуват обаче много закони и има добри практики за поверителност на служителите, които регулират съдържанието на досиетата на персонала и имат достъп до нея. Това са документите за персонала, които повечето работодатели в САЩ поддържат. (Законите и практиките по света могат да се различават.)

• Файл за персонала: Това е основният файл на служителя, който съдържа историята на трудовото правоотношение.
• Файл за заплати: Искате да поддържате отделен файл за всички въпроси, свързани със заплатите и обезщетенията.
• Медицински файл на служителя: Федералният Закон за преносимост и отчетност на здравното осигуряване от 1996 г. (HIPAA) изисква работодателите да защитават медицинските досиета на служителите като поверителни.
• I-9 формуляри за служители: Трябва да поддържате отделен файл за всички I-9 формуляри на служителите (не на служител), тъй като не искате държавни служители, които са упълномощени да проверяват тези формуляри при различни обстоятелства, преглеждайки главните ви, конфиденциални файлове на персонала.,

Достъп на служители до персонални файлове

На служителите се разрешава достъп до досиетата на техните служители под ръководството и надзора на персонала по човешките ресурси. Служебните досиета на служителите се считат за собственост на работодателя, който носи отговорност за тяхното поддържане и защита.

Примерна политика за персонални файлове

Следната е примерна политика за персонални файлове, която да се използва във вашата компания. Той обсъжда различните препоръчани файлове и кой трябва да има достъп до всеки файл.

Примерна политика

Дружеството поддържа три досиета на служители за всеки служител.

A досие на персонала се поддържа за всеки служител на (Име на Вашата фирма). Тези досиета за персонала съдържат поверителни документи и се управляват и поддържат от персонала по човешките ресурси.

Достъпът до този файл е ограничен до персонала по човешките ресурси и предполага, че мениджърът на всеки служител поддържа своя файл с документи, свързани с работата на служителя.

Типичните документи в досието за персонала включват заявлението за работа, формуляра за контакт при спешни случаи на семейството, документираната история на дисциплинарните действия, автобиография, наръчник на служителите и подписване на листове за работодателя, текуща лична информация и справки за работа.

Не всички документи за персонала съдържат едни и същи документи, но всеки персонален файл има някои документи, които са едни и същи.

Файлове за заплати също се поддържат; Файловете за заплати съдържат история на работните места, служители, промени в обезщетенията и т.н. Достъпът до досието за заплати е ограничен до подходящия персонал за счетоводство и човешки ресурси.

Една медицинско досие на служителя също се поддържа. Съдържанието на медицинското досие не е достъпно за никого, освен за персонала, определен от отдел „Човешки ресурси“, и служителя, чиито документи се съхраняват във файла. В името на вашата фирма), медицинските досиета получават най-висока степен на безопасно съхранение и поверителност.

Служителят може да разгледа личните си досиета, като се свърже с персонала на човешките ресурси по време на нормалното работно време. Никой служител не може да променя или премахва никакъв документ от неговото лично досие, което трябва да се разглежда в присъствието на персонала на персонала.

Също известен катофайлове на служителите, записи на служители, файлове с човешки ресурси, документация

Отказ от отговорност - Моля, обърнете внимание:

Сюзън Хийтфилд полага всички усилия да предложи точни, здрави, етични Човешки ресурси, работодатели и съвети на работното място, както на този уебсайт, така и свързани с този уебсайт, но тя не е адвокат и съдържанието на сайта, докато не е гарантирано за точност и законност и не трябва да се тълкува като правен съвет.

Сайтът има аудитория в цял свят, а законите и правилата за заетостта са различни в различните щати и държави, така че сайтът не може да бъде окончателен по отношение на всяко работно място. Когато се съмнявате, винаги потърсете правен съвет или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни. Информацията на този сайт е само за насоки, идеи и съдействие.