Колко дълго HR трябва да съхранява файловете на служителите

Едно от големите неща, свързани с човешките ресурси, е, че имаме много документи. Тона и тона и тона. Разбира се, в наши дни много от тях са електронни, но принципът остава. HR прави водене на отчетност. И ние трябва да пазим тези записи, но за колко време?

Тук са дадени основни насоки за водене на документация за човешките ресурси. Не забравяйте обаче, че държавните закони могат да се различават от тези насоки. Ако държавните закони и федералните закони са в конфликт, винаги съхранявайте записите на базата на това, което изискване е по-дълго. По-добре е да държите нещо твърде дълго, отколкото да не е достатъчно дълго.

Наемане на записи

Трябва да запишете всички тези автобиографии, бележки за интервюта, приложения и обяви за работа, и дори запис на вашите търсения чрез системата за проследяване на кандидатите за една година след решението да се направи предложение за работа. Така че, ако интервюирате кандидат и целият процес се задържа за три месеца, не е до окончателното решение за наемане, че часовникът започва да тече.

Защо трябва да правите това? Ако някой някога се съмнява в решението си за наемане, ще трябва да покажете, че не сте дискриминирали незаконно по какъвто и да е начин, форма или форма. Закони като Закона за американците с увреждания, дял VII и много други изискват от вас да демонстрирате, че сте в съответствие. Поддържането на тези записи ви помага да направите това.

Документи за тестове за наркотици

Ако се нуждаете от тестване на наркотици за предварителна заетост, това е част от документа за наемане и трябва да съхранявате копие от резултатите за една година. Ако извършвате допълнително тестване на наркотици, независимо дали поради инцидент по време на работа или като част от случайна проверка, вие също трябва да поддържате тези записи за една година. Въпреки това, ако сте подчинени на правилата на Министерството на транспорта, тогава минималният срок за регистриране на тестове за наркотици е пет години.

Разплащателни ведомости / Timecards, Etc.

Законът изисква от вас да поддържате тези записи в продължение на три години, но последните съдебни дела означават, че би било по-умно за вас да ги държите по-дълго. Искате да поддържате запис за това колко е платен всеки служител и колко часа са работили за цялото си работно време във вашата компания. Съхранявайте записите си най-малко пет години след напускане на служителя, независимо от причината.

За освободените работници, разбира се, не е необходимо да поддържате времеви записи, тъй като тяхното заплащане е същото, независимо от броя на отработените часове. Въпреки това, ако някога сте класифицирали по някакъв начин някой служител като освободен, когато е трябвало да не е освободен, тези регистрирани часове могат да ви помогнат да платите дължимо извънредно работно време. Уверете се, че сте включили начина, по който компанията изчислява заплащането. Например, трябва да проследявате дали е била пряка заплата, заплата плюс комисиона, извънреден труд, парче или пряко почасово заплащане.

Трябва да направите това не само за заплащане и данъчни въпроси, но и много други решения разчитат на броя на отработените часове. Например, допустимостта за FMLA зависи от броя на отработените часове за една година. Ако имате служител, освободен от работа на непълен работен ден, можете да помислите за изискване за записване на време, за да определите допустимостта на FMLA. Също така трябва да сте в състояние да докажете, че сте платили на работниците си през всичките часове, през които са работили.

Формуляр I-9

Поддържайте формуляра на служител I-9, съхраняван отделно от документацията на персонала ви, в продължение на три години след като наемете служителя и за една година след прекратяване на заетостта, което от двете е по-късно.

Информация за здравните / пенсионните обезщетения

Трябва да пазите записите за плановете си за всичките си обезщетения за минимум шест години. Съдилищата са постановили, че ако някой служител ви съди, казва, че той или тя заслужава по-висока пенсия, например, отговорността на работодателя е да докаже, че не дължи повече, а не отговорността на служителя да докаже, че го прави. Запазете всички тези обобщени описания на плана.

Ако имате бивши служители, които отговарят на изискванията за COBRA, като разширявате техните здравни обезщетения, трябва да съхранявате тези регистри в продължение на шест години само за да сте в безопасност. Законът не уточнява задържането, но тъй като това може да се приложи по Закона за пенсионните доходи на служителите (ERISA), този закон изисква запазване за срок от шест години. За да бъдем сигурни, не изхвърляйте тези записи.

FMLA Records

Когато служител иска FMLA, трябва да запазите тази хартиена следа, дори ако откажете отпуск за три години. Уверете се, че следите отпуска на всеки служител - когато той започна и колко време се използва. Ако служителят има интермитентен FMLA, уверете се, че проследявате всеки отпуск и документирайте броя на използваните часове. Датите и броят часове трябва да бъдат документирани. Не забравяйте, че интермитентният отпуск може да се използва за няколко часа на ден или няколко дни в седмицата. Документирайте всичко и запазете тези записи.

Не забравяйте, че това не е изчерпателен списък и се прилага само за федералните закони. Може да подлежите на допълнителни закони за съхраняване на записи, ако например сте федерален изпълнител или държавата ви има различни стандарти. Когато се съмнявате, не го изхвърляйте.

Можете да получите достъп до допълнителни ресурси за водене на записи и задължително докладване в Обществото за управление на човешките ресурси (SHRM).

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и авторитетна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.