Как да създадете регистър на риска за проекта

01 Проекти за добър регистър на риска

Един от начините за насърчаване на участието в управлението на риска е създаването на добър регистър на риска. Подходящият формат ще съобщи бързо на общото ниво на риска в проекта за вас и други членове на екипа по проекта.

Тя трябва да позволява на потребителите лесно да получават повече подробности за отделните рискове, когато това е необходимо. Това от своя страна стимулира всеки да мисли по отношение на рисковете - откриване на нови такива, които възникват, и наблюдение и предприемане на действия за смекчаване на съществуващите рискове.

02 Включете правилните полета

Като минимум, регистърът на риска трябва да включва уникален идентификатор за всеки риск, описание на него, действия, които трябва да се предприемат в отговор, и собственика на задачата.

Описанията трябва да бъдат кратки и съществени. Например, риск, идентифициран като "щети от дъжд", може да включва това описание: "Силният дъжд може да наводни полето и да причини разваляне на реколтата".

03 Допълнителни мерки

Може да искате да включите количествени измервания на вероятността, въздействието и общия риск, както и остатъчните стойности след смекчаване за по-рискови проекти.

Числените полета, които се изчисляват автоматично, могат да бъдат полезни, ако използвате техника за оценка на риска като метода на Монте Карло. Други полезни полета включват ключови дати, рискова категория, категория на отговор на риска, близост, разходи за смекчаване и състояние.

Няма ограничение за броя полета, които можете да включите, но трябва да се показват само ключовите полета на ниво списък. Избягвайте преобладаващите потребители, като поставите ненужните детайли на нивото на изглед на списъка. В идеалния случай, зрителите, които се нуждаят от по-пълна информация, кликнете върху подробностите.

04 Друга опция

Може да искате да създадете база данни за регистъра на риска за всеки проект, така че да не сте ограничени до стандартен набор от полета. Въпреки че електронната таблица може да ви помогне да следите проектите си, особено по-малки проекти, базата данни, създадена със софтуер като Kahootz или Podio, може да бъде по-добра. Те правят лесно добавянето на документи и големи количества текст, когато е необходимо.

05 Трафик светлини

Трудно е да се победи системата за светофар за визуално въздействие. Потребителите знаят, че червеното означава висок риск, кехлибарен означава среден риск, а зеленият - нисък риск. Тези бързи визуални указания помагат на читателите да сканират информацията по-бързо.

06 Защитни функции

Може да искате да насърчите участието, като позволите на всички членове на екипа по проекта и може би на някои заинтересовани страни да видят регистъра на риска. Трябва обаче да зададете права за достъп на потребителите, така че да могат да се редактират само от ключови собственици на риск и мениджъри. Имате нужда от одиторска следа кой е променил какво и кога.

07 Обобщен профил на риска

Старшите членове на екипа по проекта и заинтересованите страни може да нямат време да усвоят изгледа на списъка на всеки риск. За тях обобщеният профил на риска дава кратка представа за общите рискове за проекта. Той илюстрира броя на рисковете при всяко ниво на вероятност и въздействие.

08 Всичко е свързано с комуникацията

Не забравяйте, че регистърът на риска по проекта не само изброява рисковете и смекчаващите действия. Това е средство за комуникация, което ангажира вашите колеги в управлението на риска. Вашият дизайн трябва да отразява тази цел с различни гледни точки за различните аудитории.