Най-доброто форматиране за бизнес писмо

Бизнес писмото е официален документ, който често се изпраща от една компания в друга или от компания към нейните клиенти, служители и заинтересовани страни, например. Бизнес писма се използват и за професионална кореспонденция между индивиди. Макар че електронната поща се превърна в най-често срещаната форма на кореспонденция, отпечатаните бизнес писма все още се използват за много важни, сериозни видове кореспонденция, включително справочни писма, проверка на заетостта, предложения за работа и др.

Писането на ефективно, полирано бизнес писмо може да бъде лесна за изпълнение задача, стига да се придържате към установените правила за оформление и език. Осъзнайте, че получателят ви чете значително количество кореспонденция редовно и ще благоприятства добре изпълнени писма, които са без грешки и грешки. Добро правило е да се коригира два пъти и тогава колегата да го прегледа, за да се гарантира, че нищо не е пропуснато.

Раздели на бизнес писмо

Всеки раздел от вашето писмо трябва да се придържа към подходящия формат, като се започне с информацията за контакт и тази на получателя; поздрав; тялото на писмото; затваряне; и накрая, вашия подпис.

Формат на бизнес писмото

По-долу е представен традиционният формат на бизнес писмото, съдържащ съвети за това, как да го оформите въз основа на връзката ви с читателя и какъв е желаният резултат.

Вашата информация за контакт:

Твоето име

Вашата длъжност

Твоята компания

Вашият адрес

Град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Вашата електронна поща

Дата

Информация за връзка с получателя:

Тяхното име

Заглавието им

Тяхната компания

Адресът на компанията

Град, пощенски код на държавата

Приветствие:

• Използвайте „За кого може да се отнасяте“, ако не сте сигурни конкретно към кого се обръщате.
• Използвайте официалния поздрав “Уважаеми господине! Фамилия, “ако не знаете получателя.
• Използвайте „Уважаеми име“, само ако имате неформална връзка с получателя.

Тялото

Основни положения при форматирането:

• Използвайте единични интервали с добавено пространство между всеки абзац, след поздрава и над затварянето.
• Отляво оправдайте писмото (срещу лявото поле).

Удари правилния тон:

Уверете се, че целта на вашето писмо е ясна чрез прост и целенасочен език, като запазите краткото описание на първия параграф. Можете да започнете с „Пиша във връзка с…” и оттам да съобщавате само това, което трябва да кажете.

Следващите параграфи трябва да включват информация, която дава на читателя пълно разбиране на вашата (ите) цел (и), но избягват извинителни присъди и ненужно дълги думи. Отново, дръжте го кратък, за да поддържате вниманието им.

Ако намерението ви е да убедите получателя по някакъв начин, дали е да инвестирате пари, да ви даде референция, да ви наеме, да ви партнира или да разрешите проблем, създайте убедителна кауза за каузата си. Ако, например, искате читателят да спонсорира благотворително събитие, идентифицирайте каквото и да е припокриване с филантропичните цели на тяхната компания. Убедете читателя, че ще ви помогне да бъдете взаимно изгодни и ще увеличите шансовете си да спечелите тяхната подкрепа.

Запазете затварящия си параграф до две изречения. Просто повторете причината за писане и благодарете на читателя, че е разгледал Вашето искане.

Безплатно наблизо:

Някои добри опции за затварянето включват:

• С уважение,
• Искрено Ваш,
• Сърдечно,
• С уважение,

Ако писмото ви е по-малко формално, помислете дали да не използвате:

• Всичко най-хубаво,
• Най-добър,
• Благодаря ти,
• За разбирането,

Подпис:

Напишете подписа си точно под затварянето и оставете четири отделни интервала между затварянето и въведеното от вас пълно име, заглавие, телефонен номер, имейл адрес и всяка друга информация за контакт, която искате да включите. Използвайте формата по-долу:

Вашият ръкописен подпис

Въведеното пълно име

Заглавие

Пример за бизнес писмо

Можете да използвате тази проба за бизнес писмо като модел. Изтеглете шаблона (съвместим с Google Документи и Word Online) или прочетете текстовата версия по-долу.

Изтеглете шаблона на Word

Пример за бизнес писмо (текстова версия)

Твоето име

Вашата длъжност

Твоята компания

Вашият адрес

Град, пощенски код на държавата

Вашият телефонен номер

Вашата електронна поща

Дата

Име на получател

Заглавие на получателя

Приемаща компания

Адрес на компанията на получателя

Град, пощенски код на държавата

Уважаеми господине! Фамилия, Бих искал да ви поканя да присъствате на нашето предстоящо събитие за работа в отдел „Либерални изкуства”. Събитието ще се проведе следобед на 1 февруари 20ХХ. Бихме искали да предоставим на нашите дипломирани висшисти възможност да се срещнат с бизнес лидери в района, които могат да търсят нови служители, които притежават дипломи за свободни изкуства.

Събитието ще се проведе в Студентския център на Кокс в Северния държавен университет и ще продължи около 2 до 3 часа. Ако имате интерес да присъствате или да изпратите представител на компанията, за да се срещнете с нашите студенти, моля, уведомете ме при първа възможност и мога да си резервирам маса за вас.

Благодаря за отделеното време и се надявам скоро да ви чуя.

С уважение, Вашият подпис (хартиено писмо)

Вашето въведено име

Вашата длъжност

Ако изпращате електронно писмо, вашият подпис ще бъде малко по-различен. Вместо да включите информацията си за контакт в заглавието на писмото, избройте го под подписа си. Например:

Изпращане на имейл бизнес писмо

Искрено Ваш, Име, фамилия

Заглавие

Вашият адрес

Вашият телефонен номер

Вашата електронна поща

Включете темата, за която пишете, в реда на темата на имейла, така че читателят да е наясно защо изпращате съобщението.

Съвети за писане на бизнес писмо

Можете да намерите по-подробни съвети в тези насоки за това как да напишете бизнес писмо, включително избор на шрифт, избор на полета и правилно форматиране на писмото.

Винаги е полезно да погледнете примери, за да получите идеи за собствената си кореспонденция. Преглед на писма проби, включително мотивационни писма, интервю благодаря писма, последващи писма, приемане на работа и отхвърляне писма, писма за оставка, благодарствени писма, както и повече бизнес и свързани със заетостта писма проби.