Стъпки, които трябва да включите в плана на проекта

01 Цели на проекта

Целите на проекта са определени в харта на проекта, но те трябва да бъдат включени и в плана на проекта. Има няколко начина да направите това. Планът на проекта може допълнително да обясни целите на проекта или да включи хартата като приложение. Без значение как мениджърът на проекта избере да включи целите в плана на проекта, важното е да се поддържа ясна връзка между хартата на проекта - първия ключов документ на проекта - и втория ключов документ на проекта, неговия план на проекта.

02 Обхват на проекта

Подобно на целите на проекта, обхватът е определен в Хартата. Въпреки това, ръководителят на проекта трябва допълнително да прецизира обхвата в плана на проекта. Например, проект за автоматизиране на ръчен процес ще трябва да дефинира обхвата, като определи къде започва и завършва този процес.

Чрез определяне на обхвата, ръководителят на проекта може да започне да показва как ще изглежда целта на проекта или крайния продукт в края. Ако обхватът не е дефиниран, той може да се разшири по време на проекта и да доведе до превишаване на разходите и пропуснати срокове.

Например, ако ръководите маркетингов екип, за да създадете брошура за продуктова линия на компанията, колко страници ще бъде? Какви са примерите за това как може да изглежда готовият продукт? За някои членове на екипа една брошура може да означава две страници, докато за други може да означава десет страници. Определянето на обхвата може да накара целия екип на една и съща страница в началото.

03 Основни постижения и основни резултати

Ключовите постижения за даден проект се наричат ​​етапи. Ключовите работни продукти се наричат ​​основни резултати. Те представляват големите компоненти на работата по даден проект. Планът на проекта трябва да идентифицира тези елементи, да ги дефинира и да определи крайни срокове за тяхното завършване.

Ако дадена организация предприеме проект за разработване на нов софтуер, основните резултати биха могли да бъдат окончателният списък на бизнес изискванията и как да ги изпълняват. Вследствие на това проектът може да има важни етапи за завършване на проектирането, тестване на системата, тестване на приемане от потребителя и дата на пускане на софтуера. Тези етапи имат свързани с тях работни продукти, но те са повече за процесите, отколкото за самите продукти.

Крайните срокове и крайните срокове за изпълнение не трябва да са точни дати, но колкото по-точно, толкова по-добре. Точните дати помагат на ръководителите на проекти да разбият по-точно работните структури.

На този етап от плана ще създавате ключови етапи, за да можете да вземете големи или високи резултати и да ги разделите на малки резултати, които могат да бъдат очертани в следващата стъпка.

04 Структура на разбивка на работата

Структурата на разбивка на работата, или WBS, деконструира основните етапи и основни резултати от проекта в по-малки парчета, така че на един човек може да бъде възложена отговорност за всяко парче. При разработването на структурата на работата, ръководителят на проекта разглежда много фактори като силните и слабите страни на членовете на екипа по проекта, взаимозависимостите между задачите, наличните ресурси и общия краен срок на проекта.

Ръководителите на проекти в крайна сметка носят отговорност за успеха на проекта, но те не могат да вършат работата сама. WBS е инструмент, който ръководителят на проекта използва, за да осигури отчетност по проекта, тъй като съобщава на спонсора на проекта, членовете на екипа по проекта и заинтересованите страни, които са отговорни за това. Ако ръководителят на проекта е загрижен за дадена задача, тя знае точно с кого да се срещне по отношение на тази загриженост.

05 Бюджет

Бюджетът на проекта показва колко средства са заделени за завършване на проекта. Ръководителят на проекта е отговорен за адекватното разпръскване на тези ресурси. За проект, който има доставчици, ръководителят на проекта гарантира, че резултатите се изпълняват съгласно условията на договора, като се обръща специално внимание на качеството. Някои бюджети за проекти са свързани с плана за човешки ресурси.

Важно е да се установят разходите за всеки етап и резултат, като се разгледа колко време и разходи за труд ще бъдат включени, за да се изпълнят задачите. Цената на проекта ще бъде свързана с продължителността на проекта, който се връща към обхвата на проекта. Обхватът, основните етапи, задачите и бюджетът трябва да бъдат съгласувани и реалистични.

06 План за човешки ресурси

Планът за човешки ресурси показва как ще се назначава проектът. Това понякога се нарича план за назначаване на персонал. Този план дефинира кой ще бъде в екипа по проекта и колко време се очаква да направи всеки човек. При разработването на този план ръководителят на проекта договаря с членовете на екипа и техните ръководители колко време всеки член на екипа може да посвети на проекта. Ако е необходим допълнителен персонал, за да се консултира по проекта, но е част от екипа на проекта, това също е документирано в плана за персонала. Отново се провеждат консултации с подходящи надзорни органи.

07 План за управление на риска

Много неща могат да се объркат по проекта. Въпреки че всяка възможна катастрофа или малка хълцане е непредвидима, много от тях могат да бъдат предсказани. В плана за управление на риска ръководителят на проекта идентифицира рисковете за проекта, вероятността тези рискове да се случат и стратегии за намаляване на тези рискове. Ръководителят на проекта търси информация от спонсора на проекта, екипа на проекта, заинтересованите страни и вътрешните експерти.

Създадени са стратегии за смекчаване на рисковете, които могат да възникнат или имат високи разходи, свързани с тях. Рискове, които е малко вероятно да възникнат, и такива, които имат ниски разходи, са отбелязани в плана; те обаче не могат да имат стратегии за смекчаване.

08 План за комуникация

Комуникационен план очертава как даден проект ще бъде предаден на различни аудитории. Подобно на структурата на работата, комуникационният план възлага отговорността за попълване на всеки компонент на член на екипа по проекта.

В тази стъпка е важно да се очертае как ще се съобщават и решават проблемите в екипа и колко често ще се осъществява комуникация с екипа и заинтересованите страни или шефа.

Всяко съобщение има предназначена аудитория. Планът за комуникация помага на ръководителите на проекти да гарантират, че правилната информация достига до точните хора в точното време.

09 План за управление на заинтересованите страни

Планът за управление на заинтересованите страни определя как ще бъдат използвани заинтересованите страни в проекта. Понякога заинтересованите страни трябва само да получават информация. Това може да бъде взето под внимание в комуникационния план. Ако от заинтересованите страни е необходимо повече, планът за управление на заинтересованите страни очертава как ще бъде получен.

10 План за управление на промените

Планът за управление на промените излага рамка за извършване на промени в проекта. Ръководителите на проекти са склонни да избягват промени в проекта, но понякога те са неизбежни. Планът за управление на промените предоставя протоколи и процеси за извършване на промени. От решаващо значение за отчетността и прозрачността е, че спонсорите на проекта, ръководителите на проекти и членовете на екипа по проекта следват плана за управление на промените.