Как да отговорим на заявки за справки

Смятате, че предоставянето на справка за бивш служител трябва да бъде проста, ясна дейност, която ръководителите и практикуващите по човешки ресурси рутинно се справят. Но в САЩ, в съществуващата спорна среда, предоставянето на проста справка за заетост, в отговор на искане за справка за проверка, вече не се практикува широко.

Всъщност повечето компании възлагат референтни проверки на персонала на човешките ресурси. Това означава, че получаването на справка, която разкрива каквато и да е информация за кандидата, който предлагате, е все по-трудна. Традиционно мениджърите и надзорниците на кандидатите са най-добрите ви източници на информация.

В предишна статия бяха обсъдени различните налични подходи за справки за бивши служители. Препоръчителният подход към устна справка за заетостта се различава в зависимост от представянето на служителя, докато той или тя работи за вашата организация. Препоръчителният отговор на искане за писмена препоръка, особено формулярите, които изискват цифрови отговори, които оценяват служителите, остава същият. Изпратете формуляра на персонала си за човешки ресурси.

Неформални устни справки

Тези примерни справки за заетостта и проверка на политиките за заетост са подходящи за по-голямата част от проверките за справки, особено тези, които се изискват в писмен вид. В предходната статия е описана неписана, по-неофициална дискусия, която непосредственият ръководител може да притежава с потенциалния работодател.

Особено в случай на ценен, работещ бивш служител или настоящ служител, може да искате да обсъдите неофициално техните вноски с потенциален работодател. По този начин ще помогнете на бившия си колега да избере и получи подходяща възможност за работа.

Вие давате възможност на потенциалния работодател да преживее определено ниво на комфорт с неговия избор на служител. Тъй като телефонният разговор с референтна проверка идва късно в процеса на подбор на служителите, бъдете сигурни, че вашите коментари потвърждават това, което бъдещият работодател е решил чрез процеса на кандидатстване и интервю.

На този етап не предоставяте много нова информация за бъдещия работодател, ако процесът им на наемане е изчерпателен.

Указания за неофициални справочни проверки

Изследванията онлайн показват, че някои работодатели, особено университетите и правителствените организации, все още изглежда дават възможност на мениджърите да предоставят отговори на справочни проверки. (Политиките на частните работодатели са рядко онлайн.) Служители на компании, които изискват от служителите да изпращат официални писмени справки в HR, също могат да се чувстват комфортно да разговарят с потенциален работодател неофициално.

Тези теми, свързани със съдържанието на справочници, заслужават да се отбележат за читателите, които решават да отговорят на устна справка за настоящи или бивши служители. Ръководителите се нуждаят от обучение, за да предоставят тези отговори на заявки за проверка на справки. Моля, обърнете внимание на препоръките за това кога и дали мениджърът трябва да предостави отговор на проверка за справка.

Мениджърите могат да отговарят на заявки за справки, като използват тези насоки

Когато отговарят на заявка за проверка на справки, мениджърите могат да отговорят на тези въпроси и да се вслушат в тези предупреждения.

• Определете длъжността, последната заплата, датите на заетост и основните отговорности на бившия служител.
• Ако решите да предоставите информация за работата на служителя, уверете се, че отговорът ви е балансиран. Служителят проявяваше предимно положителна работа по тези начини, но имаше някои притеснения в тези области. Тези области могат или не могат да имат отношение към новата работа; във всеки случай те са недостатъчни, за да се изключи наемането на служителя. (Особено с бивш изпълнител, искате да увеличите шансовете те да получат предложение за работа.)

• Отговорете само на въпроси, за които имате информация. Използвайте досието на служителя, включително оценки на изпълнението и други писмени документи, за да предоставите конкретни и достоверни примери, които подчертават работата на служителя.Стойте далеч от мнения, слухове и прогнози.
• Ако решите да предоставите отрицателна информация за служителя, дайте информация, за която служителят е имал обратна връзка. Дайте конкретни примери от писмената документация, които са били споделени с служителя.

Въпроси, които никога не отговарят за бившите служители

Можете да откажете да отговорите директно на тези въпроси или да ги отклоните с отговор, който заобикаля проблематичните компоненти. (Пример: бихте ли пренасочили служителя? Отговор: Ако всички аспекти от опита, образованието, изпълнението на работата и интересите на служителя останат в съответствие с изискванията на длъжността, да, бих пренасочил служителя.) Внимавайте за тези въпроси:

• Всеки въпрос, който би разкрил информация за всеки аспект на защитения клас на служител за потенциална дискриминация или защита на граждански права. Примерите за такива въпроси включват:

  Въпроси относно статута на семейството или партньора, семейните въпроси, личното здраве, уврежданията, медицинските или присъствените документи, раса, национален произход, възраст, религия, пол и т.н.

• Всеки въпрос, който би идентифицирал политическите или законно защитени дейности, свързани със заетостта на служител, като например синдикално организиране, служещ като синдикален синдикат, подаване на жалба, принадлежност към политически партии или дейности, искове за обезщетение на работници, използване на застраховки или съдебни дела, свързани с работодателя,

• Въпроси, които не са свързани с работната среда или с работата. Те могат да включват въпроси относно интересите, хобитата, сдруженията на доброволци или членството в асоциации на бившия служител. Това не е потенциалният бизнес на новия работодател.
• Всеки въпрос, който ви моли да предскажете бъдещото представяне на служител. Всичко, на което сте квалифицирани, за да отговорите, са въпроси от страна на работодателя за представянето, което сте преживели, подкрепени с примери, които имате в писмена форма. Не можете да предскажете работата на служител на нова работа, в нова среда, за нов работодател, в набор от обстоятелства, които не можете да определите или знаете.

С грижа и внимание, можете да дадете на оценените изпълнители тласък на заетостта. Вашата неофициална, достоверна и документирана оценка на изпълнението може да осигури върха на мащаба в полза на следващата възможност на бившия служител.