Вземете поддръжката на ръководството в управлението на проекти

Ръководителите на проекти имат трудна работа. Поради естеството на тяхната роля те поемат отговорността за формиране на ефективен екип, който да преследва и успява с нови инициативи. Тъй като проектите обхващат цялата работа, извършена във фирма, включително временни и уникални инициативи, както и рутинните ежедневни операции, всеки проект е ново приключение.

Добавете реалността, че проектите са начина, по който въвеждаме иновации; как изпълняваме стратегията и как изграждаме инфраструктурата и възможностите на нашата организация, очевидно е, че висшите ръководители трябва да правят всичко по силите си, за да подкрепят ръководителите на проекти на фирмата си.

Един от най-важните фактори, насърчаващи успеха на проекта, е наличието на ефективен, ангажиран изпълнителен спонсор. Тази позиция отдавна се свързва с успеха на проекта в промишлените проучвания, но прегледът на литературата, описващ реалните практики около спонсорството, показва, че имаме дълъг път да институционализираме присъствието и практиките на спонсорската роля в нашите организации. Подходящ е контекстът. Първо, нека прегледаме основните отговорности на спонсора.

Основни отговорности на изпълнителния спонсор на проекта

• Да поемат отговорност за резултата от проекта. (Тази точка често се описва като споделена отговорност с ръководителя на проекта).
• Хартата на проекта и възлагането на правомощия на ръководителя на проекта и членовете на основния екип.
• Подкрепете екипа на проекта за ресурси и видимост.
• Гарантиране наличието и подкрепата на ефективни екипни ценности, включително отчетност и прозрачност.
• Подкрепете екипа пред лицето на извънредни трудности.
• Обучи мениджъра на проекта.
• Защитавайте екипа на проекта от организационни намеси.

Какво се случва, когато изпълнителният спонсор е извън картината

В отсъствието на спонсориращ изпълнител, всички горепосочени отговорности попадат в ръцете на вече претоварените ръководители на проекти, които обикновено нямат трафик и политическа тежест за изпълнение на тези задачи. Липсата на ефективен спонсор увеличава риска от проблеми по проекта, включително, но не само: неуспех, неоптимална ефективност срещу време, разходи и цели за качество и повишен смут в екипа.

Казано просто, присъствието на ефективен изпълнителен спонсор е положителна разлика в създаването на сложната работа по привеждане на нашите най-важни временни и уникални инициативи в успешен край. Като се има предвид очевидната важност на ролята, би било разумно да се предположи, че повечето организации сериозно възприемат работата си с изпълнителни спонсори. За съжаление, малко от времето, прекарано в реалния свят, показва друго.

Поглед към това как нашите организации се отнасят към ролята на изпълнителния спонсор

Като инструктор по управление на проекти, имам щастието да науча редовно за практиките за управление на проекти на работодателите на моите студенти в голяма столична област. От компаниите от Fortune 100 до малките предприемачески стартиращи предприятия и не-за-печалби, представените организации представляват напречен разрез на нашата икономика.

Макар да е разумно да се очаква в тази епоха, когато практиките за управление на проекти са добре установени, че повечето фирми ще покажат зрели практики около ролята на изпълнителния спонсор, в действителност ситуацията е точно обратното. Няколко научни открития от годишното ми неформално проучване на студенти по MBA за ролята на изпълнителния спонсор в техните фирми:

• Средно повече от петдесет процента от учениците описват фирмата си като нямат формални практики около изпълнителното спонсорство.
• Малко фирми имат някакво формализирано обучение или стандартизирано описание на ролята и отговорностите на спонсора.
• Все още не съм имал доклад на един ученик, че неговата / нейната фирма осигурява обучение за техните изпълнителни спонсори.
• Съществува малко последователно съгласие за отчетността на спонсора за успеха на проекта.
• Когато учениците интервюират мениджъри на проекти в своите фирми за удовлетвореността си от представянето и подкрепата на своите спонсори, повечето от анкетираните изразяват чувство на неудовлетвореност.

Преглед на по-формализираните изследвания от браншови асоциации и частни консултантски фирми засилва общата валидност на приноса на моите студенти. И докато сегашното състояние на практиката на изпълнителното спонсорство може да остави място за подобрение, ръководителите на проекти нямат друг избор, освен да продължат да напредват с инициативите си. Въпреки това има някои стъпки, които мениджърите на проекти могат да предприемат, за да наемат така необходимата подкрепа на изпълнителната власт.

Как да придобиете изпълнителна подкрепа за вашия проект

1. Набиране на спонсор. Ако вашият проект има стратегически последици за вашата фирма, или директно за клиентите, или косвено чрез осигуряване на по-ефективни и ефективни вътрешни дейности в подкрепа на клиентите, трябва да назначите спонсор. Работете директно с вашия доклад-мениджър или ръководител на офиса за управление на проекта, за да засилите важността на проекта и да помолите за помощ. Подчертайте ролята и отговорностите на спонсора, както е посочено по-горе, и посочете промишлените изследвания, които корелират успеха на проекта и ефективното спонсорство.

1. Тренирайте своя спонсор. Подчертайте ролята като стратегическа, а не тактическа или като фигура. Повечето ръководители идват в ролята на спонсор без формално обучение или дори контекст за техните отговорности. Докато сте в малко неудобна роля на обучение на изпълнителен директор, повечето от тези хора ще оценят вашия контекст и насоки. Въпросите на отчетност, засилване на ценностите и защита на екипа трябва да бъдат основният ви фокус, когато се качите на борда на изпълнителния си спонсор.
2. Активно ангажирайте и включете спонсора си. Най-добрите взаимоотношения между мениджъри и изпълнителни изпълнители са силно интерактивни. Важно е двете страни да установят ясен протокол за комуникация за актуализиране на дейностите по проекта, както и за сигнализиране и реагиране при извънредни ситуации. Ръководителят на проекта трябва да насърчава изпълнителния спонсор да присъства на срещи от време на време, за да покаже истински интерес и да служи като активна мажоретка на организацията за успехите на екипа.

1. Поискайте помощ от треньора от вашия спонсор. Винаги е полезно да имате някой с повече опит от вас, който наблюдавате и предлагате конструктивна и положителна обратна връзка и коучинг за вашето представяне. Нека спонсорът ви знае, че приветствате този принос в стремежа ви да се подобрите и когато го получите, приемете го грациозно.
2. Използвайте спонсора внимателно за големите проблеми, Внимавайте да не гледате или третирате спонсора твърде много по тактически въпроси. Най-доброто и най-добро използване на вашия спонсор е да помага на сигурни ресурси; служи като говорител на екипа по проекта към по-широката управленска група и ви помага да затвърдите ценностите на основния екип. Съществува балансиращ акт, който ръководителят на проекта трябва да уважава, когато обмисля да привлече спонсора в екипните дейности.

Долния ред

Ролята на изпълнителния спонсор е една от важните части от пъзела за успеха на проектните инициативи. Успешните ръководители на проекти разбират колко важна е тази роля и работят, за да получат подкрепа от изпълнителната власт на правилното ниво и интензивност. Ако ролята на спонсора липсва или е неясна, вземете това на себе си, за да набирате и обучавате изпълнителните си спонсори да ви подкрепят, вашия екип и вашата фирма за успех.