Как да напишем референтно писмо

Важно е да знаете как да пишете писмо за справка, защото почти всеки е помолен да даде справка в някакъв момент по време на кариерата си. Независимо дали става дума за служител, приятел или някой, с когото работите, е важно да сте готови да напишете ефективно писмо с препоръка.

Прочетете по-долу съвети за това как да напишете референтно писмо, както и какви материали да поискате от кандидата, и кога да кажете, че не (и как да се каже не), за да напишете писмо за някого.

Референтни писма или препоръчителни писма

Референтно писмо, известно също като препоръчително писмо, е писмо, което говори за трудов опит, умения, опит, лични качества и / или академични постижения на някого. Той е написан от бивш работодател, колега, клиент, учител или някой друг, който може да говори положително за този човек.

Когато имате нужда от справочни писма

Имате нужда от препоръчителни писма, обикновено около три от тях, когато кандидатствате за работни места, стажове, позиции на доброволци, колежи и програми за завършено висше образование. Референтен писмо е положително одобрение на вашите умения и атрибути, написани от някой, запознат с вашата работа, характер и постижения.

Референтното писмо обяснява защо читателят трябва да ви избере и какво ви отговаря за възможността, за която кандидатствате. Писмата могат да бъдат поискани от организацията, която обмисля индивидуалността за работа или приемане в институция, или може да бъде предложена от търсещия работа или от кандидата.

Какво е включено в референтно писмо

Референтното писмо е положително одобрение на вашите умения и атрибути. Той обяснява защо читателят трябва да ви избере и какво ви дава право за възможността, за която кандидатствате.

Апрофесионално референтно писмо обикновено се пише от ръководител, колега, клиент, преподавател или професор, който е добре запознат с вашите постижения в настройка тип работа. Обикновено тя включва описание на вашата позиция и отговорности, продължителността на времето ви в компанията и вашите способности, квалификация и принос към организацията.

Символ илилично референтно писмо може да бъде написана от приятел на семейството, ментор или съсед, които могат да удостоверят чертите, които биха ви направили добър кандидат за позицията, която търсите. Той обяснява как писателят ви познава и обсъжда вашите лични атрибути, както биха се прилагали в настройката за работа.

Какво да правите преди да напишете справочно писмо

Помислете преди да кажете „Да“.Преди да се съгласите да напишете писмото, уверете се, че можете да напишете положително писмо за това лице. Ако не познавате добре лицето или не смятате, че можете да говорите високо за уменията или способностите на лицето, е добре да отхвърлите искането за препоръка.

По-добре е да се каже „не“ на писането на препоръка, а не да се напише отрицателна справка за лицето.

Можете да бъдете неясни, когато отхвърлите молбата, просто казвате: „Не мисля, че ще съм най-добрият човек да ви напиша препоръка.“ Ако е възможно, предложи някой друг да поиска.

Заявка за информация. Добра идея е човек да поиска копие от автобиографията или автобиографията си, дори ако ги познавате от дълго време. Те могат да имат нова акредитация или постижения и искате да предоставите колкото се може повече актуална информация. Това също ще ви даде указания, които да използвате при съставянето на писмото.

Ако референтното писмо е за конкретна възможност за заетост, поискайте също копие от обявата за работа. По същия начин, ако референтното писмо е за конкретно училище или програма, поискайте информация за училището. Колкото повече информация имате, толкова по-лесно ще е да напишете писмото.

Получете всички подробности.Заедно с искането за информация за кандидата, получете цялата необходима информация за това как да изпратите писмото. Попитайте кого трябва да изпратите писмото, когато е крайният срок, и какъв формат трябва да бъде писмото. Също така попитайте дали има някакви данни, които училището или работодателят иска да включите в писмото си.

Какво да включите в референтно писмо

Освен ако кандидатът не ви даде формуляр, на който да напишете препоръката си, трябва да напишете препратката като официално писмо. Референтното писмо трябва да започва с вас и информацията за контакт на работодателя (име, адрес, телефонен номер, имейл), последвана от датата. Ако това е имейл, а не действително писмо, включете вашата информация за контакт в края на писмото, след подписа ви.

Информация за контакт и поздрав:Ако пишете писмото до отделна комисия или комисии за наемане, включете информацията за контакт в горната част на писмото и в приветствието си. Ако пишете общо писмо, можете да пишете на "Кого може да се отнася" или просто да започнете да пишете с първия параграф.

Обръщение: Започнете писмото си с „Уважаеми господин / господа. Ако не знаете фамилното име на работодателя, просто напишете "Уважаеми мениджър на наемане". Ако кандидатът кандидатства за академична програма, можете да напишете "Уважаема приемна комисия".

Въведение: Обяснете връзката си с лицето, за което пишете писмото. Можете да включите колко време сте познавали. Тогава обяснете защо пишете писмото. Не забравяйте да включите името на компанията, работата, училището или възможността, за която лицето кандидатства. Например: „През последните пет години съм ръководител на Джеймс Смит в XYZ Company. Имам удоволствието да го препоръчам за длъжността главен счетоводител в ABC Company.

Общ преглед на тялото:В текста на писмото включва конкретна информация за личните характеристики на кандидата (творчество, търпение, увереност и т.н.), специфични умения (отлични комуникативни умения, организационни умения и др.). Бъдете възможно най-конкретни.

Първи абзац: Първият параграф на референтното писмо обяснява връзката ви с лицето, което препоръчвате, включително как ги познавате и защо сте квалифицирани да напишете препоръчително писмо, за да препоръчате работа или завършил училище. Посочете връзката (лична или професионална) с лицето, което препоръчвате.

Втори параграф (и трети и четвърти)

Средните точки на референтното писмо съдържат информация за лицето, за което пишете, включително защо са квалифицирани и какво могат да допринесат. Ако е необходимо, използвайте повече от един параграф, за да предоставите подробности. Бъдете конкретни и споделете примери защо този човек е квалифициран кандидат. Ако можете, свържете конкретни случаи, в които сте наблюдавали лицето успешно, използвайки уменията, необходими за позицията.

Опитайте се да опишете качествата и уменията, свързани с конкретната работа, училище или възможност. Например, ако лицето кандидатства за работа като мениджър, фокусирайте се върху лидерските умения и уменията за общуване.

Затваряне на писмо

В заключителния параграф предлагайте да предоставите повече информация и да включите вашата информация за контакт (телефон и електронна поща), така че да сте на разположение да дадете устна препоръка или да отговорите на допълнителни въпроси, ако е необходимо. Можете също така да повторите, че препоръчвате този човек „изцяло“ или „без резерви“.

Подпис: Край на писмото с вашия подпис, написан на ръка, следван от въведеното име. Ако това е имейл, просто въведете името си, последвано от вашата информация за контакт.

Дължина на препоръчителното писмо, формат и шрифт

Преди да започнете да пишете писмото: Помолете кандидата да ви изпрати автобиографията си, препис, автобиография или други материали, които ще ви помогнат точно да опишете лицето. Можете също така да поискате описание на позицията, за която кандидатства, и информация за компанията. Колкото повече информация имате, толкова по-лесно ще бъде да напишете силна препоръка.

Дължина: Препоръка трябва да бъде повече от един или два параграфа; писмо, което ви казва, че или не познавате добре лицето или не ги подкрепяте напълно. Въпреки това искате да запазите писмото кратко и да се съсредоточите върху няколко ключови точки, така че избягвайте да пишете повече от една страница. Три или четири параграфа, които обясняват как познавате човека и защо ги препоръчвате, е подходяща дължина.

Формат: Препоръчително писмо трябва да бъде отделно с интервал между всеки параграф. Използвайте около 1 "полета за горната, долната, лявата и дясната страна на страницата и подравнете текста вляво (подравняването за повечето документи).

на шрифта: Използвайте традиционен шрифт като Times New Roman, Arial или Calibri. Размерът на шрифта трябва да бъде между 10 и 12 точки, така че е лесно да се чете. Коригирането на размера на шрифта е добър начин да запазите писмото си на една страница.

Редактиране:Уверете се, че сте прочели писмото преди да го изпратите. Можете да накарате някой друг да редактира писмото, но да скрие името на кандидата, за да запази личния му живот.

Пример за писмо за справка

Можете да използвате този пример за референтна буква като модел. Изтеглете шаблона (съвместим с Google Документи и Word Online) или прочетете текстовата версия по-долу.

Изтеглете шаблона на Word

Пример за референтно писмо (текстова версия)

Мелиса Брадли

123 Бизнес Rd.

Бизнес Сити, Ню Йорк 54321

555-555-5555

[email protected]

1 септември 2018 г.

Джим Лий

Човешки ресурси

Маркетинг и PR

321 Бизнес пр.

Бизнес град, Ню Йорк 12345

Уважаеми г-н Лий, Много се радвам да препоръчам Сара Джоунс за позицията на дигиталния маркетинг мениджър в Saber Marketing & PR. Като маркетингов директор в A & B Media, имах удоволствието да работя като супервайзор на Сара, когато тя беше назначена тук като маркетингов сътрудник. Отговорен, точен и изключително ярък, Сара беше сред най-добрите таланти в A & B Media, и аз абсолютно подкрепям нейната квалификация и нейните умения.

Бях непрекъснато впечатлен от знанията, които тя донесе на масата, и от нейната всеотдайност да остане на върха на най-новите в областта. Сара съчетава остри умения за анализ със силна интуиция и винаги съм знаел, че мога да разчитам на нея да спазва сроковете и да надвишава очакванията ни. По време на нейните две години с нас тя постигна многобройни постижения, от увеличаване на нашата ангажираност със социалните медии с 20%, до намаляване на процента на отпадане на уебсайта ни с 10%, до увеличаване на възвръщаемостта на инвестициите за цифровите кампании с 15%.

Докато професионалната проницателност на Сара беше изключително ценна за A & B Media, тя беше и чудесен екип. Оптимистична, ангажираща и лесна за разбиране, Сара беше истинска радост да има в офиса и насърчи много положителни отношения в нашия отдел, както и в цялата компания.

С това каза, аз съм много уверен в моята препоръка и вярвам, че Сара ще бъде много подходяща за Saber Marketing & PR. Ако искате да говорите повече за моя опит в работата с Сара, моля пишете ми на [email protected] или ми се обадете на телефон 555-555-5555.

На Ваше разположение, Мелиса Брадли

Маркетинг директор, A & B Media

Форматиране на писмото ви

Ако изпращате писмото до работодател или училище, не забравяйте да следвате правилния формат на бизнес писмото. Това включва изброяване на информацията за контакт, датата и информацията за контакт на лицето, което получава вашето писмо (обикновено мениджърът на наемане) в горната част на писмото. Също така включете вашия ръкописен подпис в долната част на физическо писмо.

Въпреки това, ако изпращате това писмо по електронната поща, не е необходимо да включвате никаква информация за контакт или датата в горната част на писмото. Вместо това, напишете вашата информация за контакт след подписването на имейл. Също така не забравяйте да имате ясен, сбит предмет, който изброява името на кандидата, работата, за която кандидатствате (ако е приложимо), и целта на вашето писмо. Например, един ред на тема може да се чете: "Препоръка за първото име Фамилия - помощник работа на човешките ресурси".

Използвайте шаблон за референтни писма

Ако не сте сигурни какво да напишете, използвайте шаблон за референтно писмо и го персонализирайте, за да включва информацията ви. Шаблонът е полезен начин да видите как да форматирате писмото си и какво да включите в писмото.

Можете също да видите повече примерни референтни писма за идеи за това какво да включите в собственото си писмо. Не забравяйте обаче да промените писмото, така че да се прилага за конкретното лице, за което пишете писмото.