План за управление на заинтересованите страни в управлението на проекти

При управлението на проекти планът за управление на заинтересованите страни е официален документ, в който се посочва как заинтересованите страни ще бъдат ангажирани в проекта. Заинтересованата страна е лице или група, които имат интерес от проекта. Като обмислят кога и как ще се включат заинтересованите страни, екипът на проекта може да увеличи позитивното влияние на заинтересованите страни върху проекта.

Какви са заинтересованите страни?

Заинтересованите страни могат да бъдат вътрешни и външни за организацията. Примерите за вътрешни заинтересовани страни включват изпълнителни директори и бизнес единици като счетоводни и информационни технологии.Бизнес единиците обикновено имат представители в екипа на проекта. Външните заинтересовани страни могат да бъдат групи по интереси, предприятия и граждански организации. Изключително рядко е външните заинтересовани страни да бъдат представени в екипа на проекта. За агенциите с регулаторен орган отраслите, които регулират, обикновено са най-важната външна заинтересована група за всеки проект.

Ако даден участник е идентифициран от екипа на проекта, този участник трябва да бъде предвиден в плана за управление на заинтересованите страни.

Непрактично е проектният екип да се състои от членове, представляващи всяка група от заинтересовани страни. В много случаи това е невъзможно. Въпреки това екипът на проекта се нуждае от принос и участие от страна на заинтересованите страни за успеха на проекта. Например, една държавна организация иска напълно да обнови и модернизира своята най-широко използвана собствена софтуерна програма. Почти всеки в организацията използва програмата по някакъв начин. Всеки тип потребител не може да бъде пряко представен в екипа на проекта, така че екипът разработва начини за събиране на информация от заинтересованите страни и взема решения за начините за информиране на заинтересованите страни за състоянието на проекта.

Тези методи за събиране на входни и комуникационни стратегии са документирани в плана за управление на заинтересованите страни.

План за заинтересованите страни и комуникациите

Може да има значително количество кървене между плана за управление на проекта и плана за комуникация. Техните функции са много сходни. Планът за управление на заинтересованите страни е по-широк, тъй като улеснява приноса към проекта, както и очертава резултатите. Планът за управление на заинтересованите страни е по-тесен, тъй като се занимава само с тези, които имат интерес, докато план за комуникация може да включва по-широка аудитория.

еволюция

Планът за управление на заинтересованите страни обикновено се съхранява от ръководителя на проекта. С напредването на проекта ръководителят на проекта преглежда плана за управление на заинтересованите страни и периодично го връща на екипа на проекта, за да обмисли актуализации. Един проект може да изглежда много по-различно в средата на своя график, отколкото в етапите на планиране, така че е важно да се гарантира, че ръководните документи на проекта се променят, ако обстоятелствата налагат това.

пример

Ето пример за това как планът за управление на заинтересованите страни може да се промени в хода на проекта. Държавна агенция започва проект за нормотворчество. При започването на проекта спонсорът на проекта и ръководителят на проекта изготвят списък със заинтересованите страни, който да бъдат включени в плана за управление на заинтересованите страни. Една от първите задачи на екипа на проекта е да изпълни плана. След няколко месеца член на екипа по проекта идентифицира заинтересована страна, за която никой не е мислил в началото на проекта. Ръководителят на проекта добавя новия участник към плана и призовава среща на екипа по проекта, за да обсъди как да се ангажира новата заинтересована страна.

След като екипът реши какво да прави, ръководителят на проекта ще информира спонсора на проекта.

Планът за управление на заинтересованите страни е жив документ. С промяната на проекта планът за управление на заинтересованите страни може да се промени с него, за да обслужва по-добре нуждите на проекта. С гъвкав план за управление на заинтересованите страни, екипът на проекта може подходящо да събере информация и обратна връзка от заинтересованите страни, както и да информира заинтересованите страни.